La conduite du changement dans un projet ERP

Que vous soyez dans une logique de première acquisition ou de remplacement de votre solution ERP, vous devez préparer vos collaborateurs au changement d’outil. La conduite du changement représente l’ensemble des actions effectuées au sein de votre entreprise afin de permettre à vos collaborateurs de s’adapter et les accompagner dans l’évolution de votre organisation.

Manager le changement est essentiel pour mener à bien un projet ERP

La conduite du changement est une véritable démarche ; un processus long, complexe et progressif qui doit être pensé en amont du lancement de votre projet ERP. Le maître mot pour permettre à vos équipes de comprendre et de s’approprier votre futur projet ERP est la communication ! Avant même d’entamer les consultations, il est préférable d’informer l’ensemble des équipes de votre projet d’équipement ! D’une part car pour réussir votre projet, il est essentiel de préparer un cahier des charges ou une expression de besoins et que vous devez pour cela interroger la majorité des collaborateurs clés dans les différents services de votre entreprise. D’autre part, car ceux-ci peuvent disposer de connaissances dans ce type de projet et d’expériences passées sur des solutions ERP qui vous seront utiles pour faire les bons choix.

Les phases et mots-clés liés au CHANGEMENT

• Choc / Communication
• Habitude
• Anticipation / Analyse / Appréhension / Accompagnement / Adhésion
• Nouveauté
• Guider / Groupe / Gain
• Evolution / Ecoute
• Management / Motivation
• Engagement
• Négociation
• Transmission / Temps

Préparer vos salariés au changement d’ERP dès maintenant

La conduite du changement va être au cœur des prochains mois suite au choix du nouvel ERP qui va bouleverser de nombreuses habitudes au sein de vos salariés. Pour vous aider à préparer ces changements, nous avons identifié quelques actions pragmatiques à mettre en place pour aider vos salariés à mieux accepter cette transformation numérique.

Pour bien amorcer votre projet de Progiciel de Gestion Intégré (PGI), vous devez définir une stratégie de conduite de changement dont l’objectif sera de mobiliser vos équipes. Celle-ci passe par la mise en œuvre d’ actions de communication (réunions d’information, affichage, lettre interne, intranet…) planifiées dans le temps, qui visent à informer vos différents salariés, leur donner une visibilité sur le projet ERP en cours, leur permettre de se préparer au changement et les amener à adhérer au nouvel outil grâce à un accompagnement soutenu, du déploiement à l’utilisation de la solution ERP choisie.

Les préconisations méthodologiques de l’équipe SYLOB

1. Mettre en place un plan de communication continue

Ce plan peut démarrer au plus tôt, et expliquer pourquoi le projet de changement d’ERP a été lancé, annoncer/montrer le produit sur lequel le choix s’est porté et présenter les dates clés du projet. Cette communication peut se faire sous différentes formes, au choix selon les habitudes en place dans l’entreprise : lettre d’information à tous les salariés, réunion et présentation de la Direction, réunion de service, Intranet etc…

2. Expliquer les raisons de ce choix

Tous les salariés de l’entreprise n’ont pas pu être impliqués dans la sélection de la solution retenue. Il est donc judicieux de prévoir une communication plus détaillée au niveau des services ou des groupes d’utilisateurs qui reprend en termes simples et clairs les raisons qui ont poussé vers ce choix.

3. Mettre en évidence les bénéfices visibles

Il ne fait aucun doute que le nouvel ERP que vous venez de choisir apportera des « plus » aux utilisateurs de votre entreprise, que ce soit en termes d’ergonomie, d’expérience utilisateur, de personnalisation, des fonctions de recherche, des indicateurs et reporting etc… Sélectionnez quelques exemples qui vous ont marqué (et sans doute orienté dans votre choix) pendant les phases de démonstration afin de les présenter aux salariés.

4. Apporter des perspectives

Les salariés sont plus ouverts au changement si celui-ci est présenté comme une opportunité commune pour l’avenir de l’entreprise. La Direction doit à ce stade porter le projet en interne avec enthousiasme, en rappelant les résultats attendus et en portant un message d’optimisme, afin d’augmenter l’engagement global des collaborateurs de l’entreprise.

5. Identifier les points de blocages et les sponsors du projet

Que ce soit au démarrage du projet ou à l’issue des formations personnalisées, il se peut que certains salariés se montrent réticents à l’arrivée et à l’utilisation du nouveau système et portent un message négatif dans l’entreprise. Il est important d’identifier ces salariés afin de comprendre avec eux les raisons de cette méfiance à l’égard du nouvel ERP, et de les accompagner individuellement vers une acceptation, afin de faire taire rapidement ces voix discordantes. A l’inverse, il est également pertinent d’identifier les supporters du projet et de les mettre en avant dans vos actions de communication.

Prévoir et anticiper la résistance au changement

En dépit de tous vos efforts et anticipations, vous rencontrerez inévitablement des résistances au sein de votre entreprise. Globalement, 3 positionnements de profils se détachent suivant cette répartition :

• 15 % des personnes seront opposées au changement
• 70 % seront neutres ou indécises
• 15 % seront motivées à changer

Il est important de savoir repérer les personnes opposées au changement afin de leur apporter une attention plus particulière, d’échanger avec elles pour comprendre leurs réticences et mieux leur expliquer les raisons et gains attendus par un changement de solution de gestion. Identifier les personnes favorables vous permettra de vous en faire des alliés, des coéquipiers fiables pour emmener le projet et en devenir les éventuels ambassadeurs !

Des jeux de pouvoir vont également se jouer au sein des équipes, entre ceux qui disposent des connaissances et compétences sur vos outils de gestion actuels et ceux qui souhaitent évoluer vers des solutions plus modernes. L’ERP est un logiciel central, vital, au sein d’une entreprise et certains de vos collaborateurs internes disposent d’une parfaite maîtrise de celui-ci : utilisateurs clés ou administrateurs. Parmi ces personnes, il n’est pas exclu que certaines se sentent utiles, estimées voire se jugent indispensables de par le savoir et le contrôle dont elles bénéficient à travers le logiciel. Le changement de progiciel va donc les effrayer et remettre éventuellement en cause leur place, voire leur poste au sein de l’organisation. Soyez donc vigilant et particulièrement attentionné auprès de ces collaborateurs et n’hésitez pas à les rassurer. Dans la quasi-totalité des cas (première acquisition ou remplacement de Progiciel de Gestion Intégré) les entreprises ont gagné du temps dans leur process et réalisé rapidement un retour sur investissement, mais celui-ci ne s’est pas fait au détriment de la masse salariale qui au contraire a gagné en qualité/confort de travail et a ainsi pu se concentrer sur des tâches plus productives, à haute valeur ajoutée !

Conclusion… « Le changement, c’est tout le temps… »

Choisi ou subi, le changement, inéluctable, fait partie de notre monde et par voie de fait de celui de toute organisation et il faut l’accepter ! Transformations, évolutions, mutations… les entreprises industrielles sont plus que jamais impactées par le contexte économique et social et doivent savoir s’adapter voire anticiper pour être actrices des changements qui s’opèrent au quotidien dans nos sociétés. La récente crise sanitaire a démontré que nos modèles sont fragiles et qu’il est nécessaire pour les entreprises de faire preuve d’agilité afin de se métamorphoser. Et cette métamorphose, même à l’ère de la 4e révolution industrielle, passe par le facteur humain qui reste au cœur des enjeux et du système.