7 conseils pour que votre projet ERP soit une réussite

Déployer un ERP est un projet de taille qui impacte différentes strates dans l’entreprise. Pour assurer sa réussite, un projet ERP doit être préparé minutieusement afin d’éviter les écueils. La réussite d’un projet ERP repose avant tout sur son acceptation dans l’entreprise, tant par les décideurs que par les utilisateurs, et par une anticipation d’éléments pratiques qui en fluidifieront son adoption et son usage. En effet, un projet ERP réussit quand un maximum de personnes l’utilise sans heurt au quotidien et en tire tous les bénéfices dans les opérations.

Un projet ERP dure plusieurs mois et sollicite de nombreuses personnes dans l’entreprise. Une des clés de réussite consiste à faire les choses dans le bon ordre, et de prendre en considération les besoins, les usages, les collaborateurs.

1. L’adhésion de la direction au projet ERP

Il s’agit de l’étape initiale avant laquelle il est inutile d’entamer le travail. Il n’est pas rare que des équipes projet s’investissent dans un projet ERP pour identifier la bonne solution sur le marché, puis reçoivent une fin de non-recevoir qui réduit leurs efforts à néant. La première étape consiste donc à obtenir l’accord de la direction, voire du conseil d’administration qui peut avoir son mot à dire et dans le cas contraire, un droit de veto. Mieux vaut anticiper.

L’accord de la direction doit de plus être explicite et informé : il convient notamment de donner aux décideurs toutes les informations sur les coûts, tant pécuniaires qu’en termes de ressources. En effet, un projet ERP représente un investissement financier important et va demander aux utilisateurs d’y consacrer beaucoup de temps pour aider à le configurer selon les besoins opérationnels, puis pour le prendre en main.

2. Monter la bonne équipe projet

L’équipe projet doit intégrer des utilisateurs pour orienter le choix de la solution, de ses fonctionnalités et de ses paramétrages dans une optique de « prêt à l’emploi » pour l’entreprise. Seules les personnes qui vont travailler sur l’outil connaissent finement les besoins, les pratiques et les détails dans les domaines ciblés par le projet - production, finances, RH, gestion de projet, marketing…

L’erreur à ne pas faire : inviter seulement les responsables, car s’ils supervisent leurs collègues opérationnels, ils ne connaissent pas comme eux tous les détails des opérations au quotidien. Autrement dit, la bonne équipe projet doit inclure les vrais experts de l’usage de l’outil à venir.

3. Impliquer les collaborateurs dans le projet ERP

L’adoption du projet par le personnel dans son ensemble est la deuxième adhésion à laquelle travailler, après celle de la direction. Impliquer les futurs utilisateurs dès le début du projet facilitera son adoption rapide, pour ne pas dire son adoption elle-même. Il ne faut pas non plus sous-estimer les résistances au changement qu’implique la mise en œuvre d’un ERP dans le travail quotidien des personnes. 

Expliquez le projet : pourquoi un ERP, pour quels bénéfices, pour résoudre quelles difficultés actuelles. Établissez aussi le dialogue et entendez les questions, les craintes éventuelles. En effet, la mise en œuvre d’un ERP dans le travail quotidien des personnes implique pas mal de changements dans les pratiques. S’il n’est pas possible de rallier tout le monde, donnez au projet toutes les chances de gagner l’adhésion du plus grand nombre en les interrogeant sur les obstacles qu’ils rencontrent dans leur quotidien. Pensez à établir un plan d’action pour la conduite du changement dans votre projet ERP.

Si cette communication autour du projet doit démarrer dès le départ, elle doit aussi se poursuivre tout au long du projet. De plus, une formation approfondie permettra aux utilisateurs de gagner la confiance nécessaire pour adopter le nouveau système et vaincre les résistances.

4. Savoir à quels besoins répondre

Pour beaucoup d’experts ERP, la majorité des recherches initiales devraient être axées sur l’évaluation des processus de l’entreprise qui détermineront les fonctionnalités clés que doit détenir la solution recherchée. En identifiant vos besoins clés, vous évitez des attentes disproportionnées, des frustrations et des dépenses inutiles dans votre démarche de sélection. 

La bonne façon de procéder pour cerner les besoins consiste à s’interroger d’abord sur les objectifs de l’entreprise, plutôt que sur les objectifs auxquels la solution doit répondre. Cette analyse va passer en revue les questions de réduction de coûts, de délai de commercialisation, d’optimisation de l’innovation, de conformité aux nouvelles réglementations et aux critères de nouveaux marchés, entre autres.

Une fois ces besoins identifiés, cernez ensuite les raisons qui peuvent vous empêcher de les atteindre. L’ERP doit s’inscrire dans les solutions.

5. Poser le cadre du projet

Après avoir déterminé des besoins clairs et précis, reste à définir la marche à suivre pour y répondre via un projet ERP maîtrisé. 
Le cahier des charges est un premier élément structurant. Pour réussir votre cahier des charges ERP, analysez d’abord l’existant pour identifier ce qui fonctionne et doit être préservé, et ce qui demande à être amélioré à l’occasion du projet ERP. De là, vous pourrez hiérarchiser des besoins clairs et définis, en particulier en termes de process spécifiques à votre entreprise. Le cahier des charges doit aussi être l’occasion de consulter les différents services, pour ne rien omettre.

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Autres éléments structurant du projet : des objectifs en termes de coûts, de délai, de ROI ciblé. Ce chiffrage est essentiel, car il va servir de boussole dans la gestion du projet et ultimement, pour évaluer sa réussite. Ces objectifs, comme la plupart des autres étapes, doivent solliciter les bonnes personnes clés dans l’entreprise, notamment la direction, le service financier.

6. Rechercher l’ERP adapté au métier et à la taille de l’entreprise

En choisissant une solution ERP conçue pour répondre aux défis et besoins de votre métier industriel, adaptée à votre taille d’entreprise, vous minimiserez les difficultés que vous rencontrerez dans la mise en œuvre.

• Les petites solutions ERP :
  Elles sont souvent pré-paramétrées et plus rapides à déployer. Elles ont généralement un périmètre fonctionnel assez large, mais gèrent des processus standards et peu adaptables. 
• Les solutions « mid-market » :
  Elles sont plus étendues fonctionnellement et plus adaptables, mais elles nécessitent davantage de paramétrages durant la phase projet. Malgré tout, elles restent bien plus faciles à personnaliser que les ERP conçus pour les grandes entreprises.

Pour faire le bon choix, examinez de près les fonctionnalités des solutions que vous mettez en lice, vérifiez que les fonctionnalités que vous recherchez sont bien présentes, et à l’inverse, que le champ fonctionnel n’est pas disproportionné. Questionnez aussi les éditeurs sur les possibilités de personnalisation et sur leur accompagnement dans le déploiement et le paramétrage de la solution.

7. Profiter de l’expérience d’autres professionnels de votre secteur

Une bonne pratique pour réussir votre projet ERP consiste à interroger les entreprises similaires à la vôtre qui se sont déjà équipées. Rien de tel que l’échange d’expérience pour connaître les bonnes pratiques et repérer les éventuels écueils auxquels vous n’avez pas pensé.

Vous pouvez aussi consulter les témoignages clients des éditeurs qui vous intéressent, quand ils sont disponibles. Ce peut être un bon moyen d’identifier les questions à poser à l’éditeur et d’avoir une vue d’ensemble d’un projet mené de bout en bout.