Reprendre le contrôle sur une information souvent dispersée
Du bureau d'études à la production, en passant par les achats, la qualité, la maintenance, la logistique ou l'administration, chaque service produit et consulte des documents indispensables au bon fonctionnement de l'entreprise.
Plans imprimés, procédures papier, dossiers de fabrication dispersés, formulaires qualité archivés manuellement... La multiplication des documents papier ralentit les opérations et complique le partage de l'information. La GED permet de centraliser et dématérialiser les documents tout en les rendant immédiatement accessibles aux équipes concernées.
Car lorsque ces documents sont répartis entre des dossiers réseaux, des classeurs papier, des e-mails ou des espaces de stockage isolés, les recherches deviennent plus longues et les risques augmentent : utilisation d'une mauvaise version, perte d'information, difficulté à répondre à une demande client ou à un audit.
La gestion documentaire intégrée à l'ERP (GED) permet de centraliser ces informations dans un environnement structuré afin que chacun puisse accéder plus facilement aux documents dont il a besoin.
Renforcer la traçabilité industrielle et sécuriser les exigences de conformité via la GED
Dans l'industrie, un document n'est pas seulement un support d'information : il constitue souvent une preuve. Plans validés, certificats matière, rapports de contrôle, procédures qualité ou fiches de non-conformité permettent de démontrer qu'une opération a été réalisée conformément aux exigences attendues.
La capacité à retrouver rapidement ces documents devient essentielle lors d'un audit, d'un contrôle client, d'une réclamation, d'une non-conformité ou d'un retour produit. Une documentation structurée facilite les investigations, sécurise les échanges avec les parties prenantes et contribue à renforcer la maîtrise des processus.
La maîtrise des accès constitue également un enjeu majeur. Les documents techniques, qualité, financiers ou contractuels doivent être accessibles aux bonnes personnes tout en restant protégés contre les modifications non maîtrisées ou l'utilisation de versions inadaptées.
Les fonctionnalités Sylob pour gérer votre documentation industrielle (GED)
Centraliser vos documents dans un environnement unique
Plans, procédures qualité, certificats matière, dossiers de fabrication, factures ou documents fournisseurs : regroupez vos documents dans un environnement unique afin de faciliter la recherche, la consultation et la gestion au quotidien.
Maîtriser les versions et la véracité de l'information
Réduisez les risques liés aux documents dispersés ou aux versions obsolètes. La GED contribue à structurer l'information documentaire et à garantir l'utilisation d'informations fiables par les différents services de l'entreprise.
Organiser la validation et le cycle de vie des documents
Structurez la gestion documentaire (GED) grâce à des workflows de validation et des processus d'archivage adaptés aux exigences de l'entreprise. Vous maîtrisez plus facilement la création, la validation, la diffusion et la conservation des documents.
Renforcer la traçabilité documentaire
Conservez un historique des documents et facilitez leur recherche en cas d'audit, de contrôle qualité, de non-conformité, de litige ou de retour produit. La documentation devient un véritable support de preuve pour vos opérations.
Relier les documents aux processus métier
Associez la documentation à son contexte opérationnel afin de faciliter son exploitation au quotidien. Les documents accompagnent ainsi les activités des bureaux d'études, de la qualité, des achats, de la production, de la maintenance ou de l'administration.
Accéder à l'information documentaire où que vous soyez
La GED est accessible via l’ERP ou en mobilité via l’application Sylob Apps. Les utilisateurs peuvent consulter les documents techniques, accéder à l'information dont ils ont besoin sur le terrain et téléverser certains justificatifs directement depuis un smartphone ou une tablette. Cette continuité facilite l'exploitation de la documentation au plus près des opérations.
Sécuriser l’accès à vos documents sensibles
Définissez des droits d’accès adaptés aux différents profils utilisateurs afin de maîtriser la consultation, la modification ou la validation des documents. La GED contribue ainsi à protéger les informations sensibles de l’entreprise tout en garantissant que chaque collaborateur accède uniquement aux documents qui le concernent.
Des bénéfices concrets pour votre organisation documentaire
Une information plus facile à retrouver et à exploiter
La centralisation documentaire via la GED facilite l'accès aux documents utiles à l'activité et réduit les pertes de temps liées aux recherches, aux doublons ou aux versions dispersées. Les équipes accèdent plus facilement à la bonne information dans le cadre de leurs opérations quotidiennes.
Une traçabilité documentaire renforcée
Historique, gestion des versions et maîtrise des accès permettent de répondre plus facilement aux audits, réclamations, contrôles qualité, non-conformités ou retours produit tout en sécurisant les informations sensibles de l'entreprise.
Un accès à l'information facilité, y compris sur le terrain
Avec Sylob Apps, les utilisateurs peuvent consulter les documents techniques et accéder à la GED depuis un smartphone ou une tablette afin de disposer des informations nécessaires là où ils en ont besoin.
Ils gagnent en maîtrise de l'information avec l'ERP Sylob
« Avant Sylob, Acmar était dotée d’une GPAO classique pour gérer les clients, les fournisseurs, la production. Mais tout le suivi commercial et le SAV s’effectuaient sur de simples fichiers Excel. Les données n’étaient pas centralisées. Nous avions beaucoup de doubles saisies, pas d’uniformisation de l’information. »
La mise en place d’un environnement unique a permis de fiabiliser et partager plus facilement l’information dans l’entreprise.
« Grâce à Sylob, nous avons aujourd’hui mis en place des indicateurs communs entre nos différents sites, indispensables pour que les managers utilisent les mêmes grilles d’analyse. C’est également le cas au niveau des opérateurs et du management intermédiaire qui échangent autour des mêmes bases, avec un langage commun. »
Une organisation plus homogène qui favorise le partage d’information entre les équipes grâce à la GED.
« Le logiciel de gestion Sylob permet la centralisation de toutes les données au-travers d’un système unique et le développement d’une véritable synergie au niveau des filiales du groupe. C’est la fin, des tableaux Excel, Access, API…et de nos produits obsolètes. C'est un avantage énorme qui nous fait gagner un temps précieux et nous fait bénéficier de données fiables. »
Une information plus accessible et plus fiable pour accompagner les opérations quotidiennes.
Les autres fonctionnalités de Sylob ERP
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