Les 5 raisons de changer votre logiciel ERP

Le cycle de vie d’un ERP dans l’entreprise atteint une dizaine d’années, voire une quinzaine dans certains cas. Toutefois, aussi pérenne soit-il, il arrive un moment où l’ERP a fait son temps. Comment savoir s’il est temps d’investir dans une nouvelle solution, ou s’il y a encore intérêt à faire tourner un ERP qui affiche plusieurs années de service ? Il existe plusieurs indicateurs à suivre pour savoir si un ERP n’est plus adapté et doit être remplacé par une nouvelle génération.

L’entreprise industrielle croît, son activité se développe et se diversifie : en une dizaine d’années, bien des changements ont lieu dans son activité, ses processus, son offre, ses contraintes pour rester compétitive. Il est logique que son ERP historique, même bien maintenu et complété de fonctionnalités développées au cours de son cycle de vie, finisse par ne plus répondre aux besoins. 

Un ERP vieillissant risque de manquer de flexibilité, de fluidité et de réactivité. Il est difficile à adapter à de nouveaux processus et devient trop compliqué à utiliser, souvent depuis une interface peu ergonomique. Il peut aussi montrer des signes de fatigue, avec des lenteurs de traitement et des temps de réponse trop longs. Enfin, la technologie évolue vite et plus une solution date, plus il est difficile d’y intégrer de nouvelles applications. 

Pour identifier plus précisément la nécessité de changer d’ERP, voici les signes qui ne trompent pas.

Une envolée des coûts relatifs à l’ERP

La maintenance est certes un coût régulier lié à un ERP, mais le montant peut s’envoler avec une solution vieillissante. Et ce pour deux raisons principales. D’une part, si l’éditeur n’a pas assuré un haut niveau de maintenance, les lacunes se font de plus en plus sentir avec le temps et la seule solution reste encore plus de maintenance. D’autre part, un ERP historique a des chances de s’appuyer sur un hardware lui aussi vieillissant et sujet aux pannes. D’où davantage d’interventions de maintenance pour éviter toute interruption et, pire, des pertes de données.

Autres dépenses avec un ERP à bout de souffle : l’absence de fonctionnalités pour de nouveaux usages, ce qui implique des développements spécifiques pour combler les manques. Or, ces développements sont onéreux. Ils se justifient tant que les fonctionnalités de l’ERP couvrent quasiment tout le champ fonctionnel voulu en standard, à quelques optimisations près. En revanche, quand trop de développements spécifiques sont requis, mieux vaut arrêter les frais et investir dans un nouvel ERP.

À la traine des nouvelles technologies

Interface web, Business Intelligence, Cloud, mobilité, e-commerce… autant de technologies et d’applications qui n’étaient pas encore généralisées quand les ERP les plus anciens ont été conçus.  Or, les technologies et les nouveaux usages que permettent les solutions ERP dernière génération sont des sources d’efficacité et d’économie, et les clients les demandent.

C’est pourquoi les éditeurs viabilisent leurs ERP de version en version pour permettre à la solution de rester compatible avec les nouvelles technologies le plus longtemps possible. Quand ce n’est pas le cas, ou qu’un ERP n’est plus maintenu, les utilisateurs perdent de nombreuses opportunités. Par exemple, un ERP qui ne peut pas fonctionner avec ou dans le Cloud prive l’entreprise d’une précieuse mobilité. Il est alors impossible pour les utilisateurs de consulter en temps réel les données et indicateurs de l’ERP à distance, notamment chez le client. Ou, quand un ERP n’intègre pas de Business Intelligence, ce sont autant d’indicateurs opérationnels et d’optimisation qui manquent à l’appel.

Un manque d’évolutivité pénalisant

Outre l’intégration de nouvelles technologies, un ERP doit aussi présenter assez d’évolutivité pour adapter le champ fonctionnel à de nouveaux besoins — qui ne manquent pas d’apparaître quand l’entreprise évolue dans le temps.  

Un ERP historique ne permet pas toujours de mettre en place de nouveaux processus, parce qu’il n’est pas possible de l’enrichir des fonctionnalités correspondantes. Ce manque d’évolutivité est un réel frein pour l’entreprise. Pour prolonger l’exemple de la Business Intelligence,  l’impossibilité d’intégrer un module dédié à l’ERP oblige à s’équiper d’une solution tierce, avec un risque de problème d’interfaçage avec l’ERP d’une autre génération.

La difficulté à obtenir de nouvelles fonctionnalités peut aussi venir du fait que l’éditeur de la solution ne propose plus de mise à jour. C’est le signe d’une solution dépassée, sur laquelle même son éditeur ne mise plus.

Un ERP de moins en moins utile aux utilisateurs

Un ERP a pour première vocation d’optimiser les opérations et de livrer une visibilité et des indicateurs sur l’activité utiles à la prise de décision. Quand les process et le traitement des données associés sont surdimensionnés pour les capacités de l’ERP, les utilisateurs n’y retrouvent pas les bénéfices attendus.

Notamment, en termes de performance globale, l’ERP n’aide plus les décisionnaires à améliorer le service client, les ventes ou à réaliser des économies. Des stocks à la chaîne de production entière, les flux ne sont pas correctement gérés. Des conflits au niveau de l’atelier surgissent, que les opérationnels ne peuvent pas anticiper. D’où, également, des problèmes d’indisponibilité de produits qui mettent les commerciaux devant des clients insatisfaits… la liste de toutes les lacunes que subit le personnel à cause d’un ERP obsolète est longue !

Quand l’ERP n’accomplit plus correctement ses missions, les utilisateurs ont tendance à recourir au système D et à mettre au point leurs propres outils et tableurs. Mais contrairement à l’ERP, ces outils n’interconnectent pas leurs données et n’effectuent pas les calculs et analyses pointus d’un ERP digne de ce nom. L’entreprise passe à côté de multiples optimisations et économies, et l’issue réside dans un nouvel ERP.

Des obstacles pour interagir avec l’écosystème

Toute entreprise opère en interaction avec de nombreux partenaires, revendeurs, fournisseurs. Cet écosystème bénéficie aujourd’hui de technologies qui numérisent les flux et les données pour travailler ensemble de façon connectée. 

Dans ce cadre, l’ERP doit contribuer à instaurer des relations gagnant/gagnant avec l’écosystème et appuyer le développement de la structure. Ce qui implique de pouvoir fournir un accès à l’ERP à certains interlocuteurs, et d’échanger des données avec eux, de système à système. 

Quand un ERP n’a pas été conçu pour cette interconnexion, et qu’il ne peut pas évoluer pour s’adapter, l’entreprise peut passer à côté d’opportunités d’affaires et de développement. Son ERP ne lui permet plus non plus de rester compétitive, car il freine la réactivité de l’entreprise et sa capacité à répondre à ses clients. Dans ce cas, l’ERP perd tout son intérêt et il est temps de passer à une solution de nouvelle génération.

En conclusion, un ERP est avant tout une solution facilitatrice des opérations, de la performance et de la satisfaction client. À partir du moment où un ERP vieillissant freine le développement de l’entreprise, il doit être remplacé. 

Investir dans un nouvel ERP ne pourra qu’apporter un ROI satisfaisant en éliminant les poches de dépenses d’une solution dépassée, et en générant de nouvelles économies. C’est notamment le cas en termes de coût de maintenance quand l’entreprise opte pour un ERP en mode service (SaaS) dans le Cloud, où de nombreux coûts de possession disparaissent. Il y a donc un réel intérêt à sauter le pas.