PME & ETI multisites et multi-sociétés : simplifiez-vous la vie avec un ERP à la hauteur !

Rachat ou croissance externe, quand une entreprise en acquiert de nouvelles, elle hérite de configurations multi-sociétés, et multisites. Dans un groupe, les interactions sont multiples, allant de clients et fournisseurs communs, à la sous-traitance entre entités. Au cœur de ce maillage, la gestion devient complexe. Pour la simplifier et l’homogénéiser, un ERP groupe, capable de gérer le multisite et le multi-société, s’impose.

Un logiciel ERP conçu pour la gestion multisite et multi-société d’un groupe embarque de nombreuses fonctionnalités adaptées à une gestion d’ensemble, tout en gardant la possibilité de faire des distinguos entre entités. Il offre ainsi une gestion et une visibilité à plusieurs niveaux, selon les besoins, et constitue un outil de pilotage indispensable à la direction du groupe.

Les besoins de gestion du multisite

Dans un groupe, plusieurs axes de gestion remontent au niveau groupe, plutôt qu’au niveau de chaque société. À cette échelle, ils gagnent aussi en complexité. Par exemple, le MRP multi-société implique de maîtriser les nomenclatures de produits de tout le groupe, quelle que soit l’entité qui produit.

Mais gérer un groupe, c’est surtout devoir relever des défis de gestion propres à une organisation multi-société et multisite : flux inter-entreprises et sous-traitance, consolidation financière, création et exploitation d’un référentiel commun (article / client / fournisseur), pilotage commun, entre autres.

D’où le besoin d’intégrer le tout en déployant un modèle au cœur du groupe, et c’est exactement ce que permet un ERP conçu pour la gestion multi-société.

Un ERP pour centraliser et unifier

Un groupe hérite de tous les outils logiciels des sociétés au fur et à mesure qu’il les intègre. Une configuration à ERP multiples, dont chacun dispose de sa base de données, n’est pas rare. Il en résulte des doublons dans les données disséminées dans le groupe et une difficulté à homogénéiser l’outil de gestion. 

C’est pourquoi une organisation muti-société a tout intérêt à repartir sur un seul ERP qui chapeaute toutes les entités du groupe. Idéalement, à cet ERP unique correspond une base de données unique. Cette base fédère les données de toutes les entités du groupe pour tirer le meilleur parti de l’ERP en matière d’homogénéisation des fonctionnements, des process et des données. L’ERP assure ainsi que chaque division accède aux mêmes données sur les articles, les achats, les clients, les fournisseurs, les tarifs, entre autres.

Toutefois, des règles de gestion propres à certaines entités doivent pouvoir être conservées. C’est pourquoi, outre la centralisation et l’unification des données et des process de gestion, un ERP multi-société est conçu pour personnaliser plusieurs critères tels que quantités économiques ou seuils de réapprovisionnement.

Des indicateurs lisibles au niveau groupe

Pour les fonctions de direction décisionnaires, difficile de cerner les indicateurs et tendances au niveau du groupe, s’il faut les récupérer et les recouper entre plusieurs bases de données. À ce titre également, un ERP conçu pour la gestion multisite et multi-société s’avère indispensable pour consolider ces différentes informations de pilotage.

L’ERP adapté au multisite et multi-société livre en effet une vue d’ensemble utile aux décideurs. Certains paramètres de l’activité du groupe seraient illisibles sans un tel logiciel, à l’exemple du CA global réalisé avec un client ou un fournisseur, de l’évolution du stock d’un produit ou de son taux de rotation, comme du taux d’occupation de certains moyens de production par l’ensemble des entités.

Gestion fine des accès

Une base de données commune soulève des questions en termes d’accès aux données : comment trier qui a accès à quoi, et faire en sorte que l’accès soit simple et bien cloisonné ? 

Pour y répondre, l’ERP groupe est doté des paramétrages nécessaires pour gérer les profils utilisateurs et leurs droits, et définir les informations auxquelles chacun peut accéder. Selon les profils, les données accessibles se cantonnent à une seule entité – par exemple un commercial qui n’a pas besoin de voir les ventes d’autres sociétés du groupe – ou plusieurs, en particulier pour les fonctions de direction.

Gestion plus fluide et plus rapide

En mutualisant données et ressources, un ERP groupe accélère de nombreux traitements qui resteraient fastidieux si chaque entité disposait de son propre ERP.

Notamment, un ERP conçu pour le multisite permet de produire des ordres de fabrication globaux, pour tout le groupe, complétés d’un lissage des charges entre ressources de sociétés différentes. L’atout de l’unification, sans sacrifier les particularités au sein du groupe.

De nombreuses autres tâches sont simplifiées par un ERP multisite, par rapport à une gestion dispersée sur plusieurs logiciels : fin des saisies multiples et des risques d’erreurs associés, plus de synchronisation de données lourdes et fréquentes entre plusieurs bases, ni de besoin de mutualiser différents traitements et ressources.

Gérer la sous-traitance au sein du groupe

La sous-traitance au sein d’un groupe soulève sans doute les défis de gestion les plus spécifiques du fonctionnement multi-société. Un ERP groupe va évidemment prévoir la prise en main de cette sous-traitance dans son champ fonctionnel, ce qui constitue l’une de ses caractéristiques fortes. Les principes de fonctionnement du multisite et du multi-société vont ainsi être prévus d’office dans le logiciel qui supervise les besoins en approvisionnement, rationalise les flux entre établissements, les transferts, la facturation. 

L’ERP groupe va notamment remonter en temps réel les besoins d’une entité donnée sur la société en charge de l’approvisionnement. De plus, quand l’ERP dote le groupe d’une base de données unique, il peut faire l’économie de bons de commande et de livraison, car la transaction a seulement besoin d’une facture inter-groupe. Enfin, un ERP groupe simplifie et centralise la traçabilité de la sous-traitance au sein du groupe. En effet, sa base de données mutualisée évite des connexions multiples pour avoir une vision amont et aval des transactions, si bien qu’aucun flux inter-site ne parasite la traçabilité.

Adapter l’architecture à la stratégie multi-société 

Lors de l’étude d’un ERP multisite, il importe de vérifier sa souplesse pour ne pas limiter l’entreprise à un scénario multisite qui ne correspond pas à sa stratégie, ou ne lui permettra pas d’en changer à l’avenir. En effet, tous les groupes ne cherchent pas d’office à unifier complètement les données, process et fonctionnements de leurs sociétés. Un ERP groupe doit donc offrir une souplesse d’architecture pour tous les cas de figure, et pas seulement un déploiement en environnement et base uniques. 

Notamment, l’ERP doit permettre un déploiement dans un environnement unique, mais avec une base de données par société quand le groupe recherche une homogénéisation partielle du fonctionnement et des processus, avec une indépendance des données isolées physiquement. Autre architecture qui peut être recherchée : un environnement et une base de données par entité, si le groupe souhaite conserver une indépendance des processus, des données de ses sociétés. De plus, une architecture hybride entre ces différents modèles peut s’avérer nécessaire dans les holdings dont les différents groupes requièrent des modalités de gestion différentes. Dans tous les cas, un seul et même ERP traitant tous les cas de figure apporte bien plus de cohérence à la gestion du groupe, quelles que soient ses évolutions et celles de ses sociétés. 

> Cet article pourrait vous intéresser : 5 critères pour bien choisir un ERP pour votre PME