L'après projet ERP, un challenge à long terme

Julien September 2017

La phase projet ERP et implémentation dure en moyenne 6 à 12 mois pour une PME ou une ETI. Après plusieurs mois sur le choix du logiciel ERP, de reflexion et de travail, le moment de basculer sur la solution est donc particulièrement attendu.

L’application a été paramétrée en fonction du métier, des particularités de l’entreprise et de ses objectifs. Les tests de fonctionnement ont été réalisés, les utilisateurs sont formés et les données du précédent système ont été récupérées. Il est enfin possible de « tourner la clé » et de commencer à travailler sur la nouvelle solution ERP, dans les différents services concernés. Mais attention, ce n’est pas parce que le décollage s’est déroulé sans problème, qu’il faut relâcher son effort ou tout au moins son attention.

 

La phase de stabilisation post projet ERP

Après toute l’effervescence du projet ERP, vient la phase de stabilisation.

C’est une étape très importante qui permet à chacun de s’approprier le logiciel ERP et d’en mesurer les bénéfices dans son travail quotidien. C’est à ce moment-là qu’il faut rester vigilant. Les différents utilisateurs du logiciel de gestion sont tous des maillons de la chaîne d’information qui permettra au système de remplir les fonctions pour lesquelles il a été mis en œuvre.

L’action de chaque utilisateur et ses interactions avec les autres sont des éléments clés de la cohérence et de l’intégrité du système d’information de l’entreprise. Chaque salarié de l’entreprise doit avoir conscience qu’il fait partie d’un tout et qu’il contribue quelle que soit sa fonction, à la performance de l’entreprise.

Cette phase permet d'effectuer certains ajustements pour que chaque utilisateur

atteigne sa zone de confort et d'efficacité.

Il faut donc s’assurer que chacun maîtrise les tâches qui lui incombent sur l’application, et ne pas hésiter à compléter ou approfondir sa formation si nécessaire. Chacun doit également disposer des retours d’informations utiles et pertinents liés à sa tâche, qu’il s’agisse d’indicateurs, de tableaux de bord, d’éditions, …

« Partir sur de bonnes bases est une clé essentielle de l’efficacité de l’outil et de la performance de l’entreprise »

 

Phase de bilan sur votre ERP

Après quelques mois d’utilisation, le moteur est rodé et tous les utilisateurs ont pris leurs marques. Une vision globale de la performance de la solution commence à apparaître. C’est le moment de faire un 1er bilan de votre ERP !

  • Les fonctionnalités déployées et leurs utilisations permettent-elles de répondre aux objectifs ?
  • De façon globale pour l’entreprise et au niveau de chacun des services ?
  • Y a-t-il eu des dérives dans l’utilisation de fonctionnalités de l’ERP ?
  • Certains objectifs du projet ERP ont-ils évolué, ont-ils été perdus de vue, sont-ils toujours d’actualité ?

Les réponses à ces questions permettront de mettre en œuvre différentes actions pour améliorer, corriger ou simplifier certaines pratiques d’utilisation qui s’avèrent finalement inutiles ou moins complexes que prévu. Cela peut aussi être de monter en compétence les utilisateurs de fonctionnalités clés (gpao, mobilité…) ou complexes comme le CBN ou la Planification…

C’est également l’occasion de mettre en route des fonctionnalités non utilisées ou de pousser des fonctionnalités encore peu utilisées et pourtant utiles à l’entreprise.

« S’assurer qu’on est bien en phase avec les objectifs de l’entreprise et qu’on utilise au mieux l’outil dans le contexte qui est le nôtre »

 

Et ensuite ?

Le monde évolue, les marchés également et les entreprises doivent s’adapter. Un ERP est utilisé pendant au moins 10 ans et il est peu probable que l’entreprise n’ait pas à revoir son organisation au cours de cette période. Voir aussi : les raisons de changer d’ERP

Elle peut se positionner sur de nouveaux marchés, faire de la croissance externe, répondre à de nouvelles normes, …

Les raisons d’un réalignement de la solution ERP utilisée sont multiples. Sans compter que les ERP évoluent de leur côté et offrent des fonctionnalités nouvelles. En cas de modification importante de son organisation, le retour à une démarche projet pour identifier les nouveaux besoins et définir les modifications à intégrer sur l’outil de gestion peut être nécessaire : paramétrages, révision de certains processus, …

Il est également possible de décider de mettre en œuvre de nouveaux modules, jugés non indispensables jusque-là, ou tout simplement refaire un bilan pour optimiser l’utilisation par rapport aux attentes et objectifs de l’entreprise.

« Faire en sorte que l’ERP « colle » en permanence à l’organisation et aux objectifs de performance de l’entreprise »

 

Comment réussir ce challenge à long terme ?

Tout comme l’entreprise, un logiciel ERP ne doit pas être figée. Les choix d’organisation que l’on fait aujourd’hui évolueront obligatoirement au cours du temps. Il est illusoire de croire que l’outil de gestion que l’on a mis en place répondra dans sa configuration de départ, aux objectifs futurs.

L’intégrateur de votre ERP est donc votre partenaire pour vous aider à optimiser l’utilisation de votre système au fil du temps. Il pourra vous proposer, en fonction de vos besoins, des prestations adaptées et personnalisées au contexte de votre entreprise.

  • En phase de stabilisation, des formations complémentaires personnalisées, des prestations de paramétrage de nouveaux états, ou d’indicateurs spécifiques à certaines fonctions, …
  • En phase de bilan, un « Audit post-démarrage » permettra d’établir un constat d’utilisation et de définir les réajustements nécessaires au travers d’un plan d’action élaboré en commun, formations, modifications de paramétrages, d’éditions, de reporting, ajustement de la modélisation de certains processus, paramétrages de workflow, …
  • Et au fil du temps, des interventions de type « suivi » telles que des formations pour de nouveaux arrivants, la mise en œuvre de nouveaux modules, …

Des audits ponctuels pour vérifier la bonne utilisation de modules clés, des prestations de type « Projet » dans le cas de changements d’organisation, d’intégration de nouveaux modes de production, …

 

Conclusion sur l’après projet ERP

Un projet ERP ne s’arrête pas au moment où l’ensemble de l’entreprise commence à travailler avec l’application. Une première étape déterminante est certes franchie mais ce n’est finalement que le début d’une période au cours de laquelle l’outil de gestion doit permettre à l’entreprise de progresser et se développer.

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