6 points clés pour réussir la phase d’implémentation d’un nouvel ERP

Le choix de la nouvelle solution ERP pour votre entreprise vient d’être validé. Il fait suite à une phase plus ou moins longue, de recherche et de comparaison des différents logiciels du marché, de définition du besoin et des processus, d’une éventuelle rédaction d’un cahier des charges, et de présentations des différentes solutions sélectionnées.

Une 1^ère étape vient d’être franchie, mais il serait erroné de penser que la suite du projet va être conduite uniquement par l’intégrateur en charge du déploiement de la solution, sans implication forte des équipes de l’entreprise.

Fruit de nos 30 ans d’expérience dans l’édition et l’intégration de progiciels de gestion, nous vous proposons de découvrir ci-dessous les 6 points clés à suivre attentivement.

Si vous n'avez pas encore choisi votre solution ERP, nous vous recommandons de lire notre article sur le sujet : Les 5 critères fondamentaux pour bien choisir un ERP pour PME

Garder en ligne de mire la stratégie de l’entreprise

Le lancement du projet ERP est souvent initié pour répondre à un contexte bien particulier du développement d’une entreprise quelle que soit sa taille : Grand groupe, ETI, PME, TPE ou Startup.

Le besoin de mettre en place un nouvel ERP peut être parfois poussé par des raisons externes : obsolescence ou arrêt du logiciel en place dans l’entreprise, mais pas uniquement.

Décider de déployer un ERP est très souvent lié à des changements en cours dans la stratégie de l’entreprise et dans sa croissance : nouveau client, acquisition d’une filiale, agrandissement de l’usine etc.

Il est fondamental de garder en tête ces enjeux majeurs qui ont conduit à lancer ce projet.

Que ce soit pour répondre au besoin de partager les données au sein des différents services ou entités, de mieux piloter certains processus, de mieux servir les clients, il est important de se rappeler régulièrement ces objectifs lors de la phase de déploiement, afin d’éviter de s’en éloigner ou de porter trop d’attention à des objectifs secondaires.

Disponibilité d’une équipe projet chez le client

Comme nous l’avons dit plus haut, une fois que le choix de l’ERP est fait, sa mise en place n’est pas uniquement du ressort de l’intégrateur, mais l’entreprise doit prévoir la mise à disposition d’une équipe projet et la direction générale doit rester impliquée.

Toutes les entreprises ne peuvent se permettre d’avoir un ou plusieurs interlocuteurs à plein temps pour suivre le déploiement, mais il est nécessaire, même dans une TPE ou une Startup, de nommer un responsable de projet qui aura pour mission de suivre le respect du planning.

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Big bang ou démarrage en douceur : des conséquences différentes à mesurer

Quelle que soit l’option favorisée par l’entreprise, elle aura de toute façon un impact sur l’organisation de l’entreprise.

Vous pouvez choisir de lancer en une seule fois tous les flux standards de l’entreprise, ou bien de démarrer par un ou deux flux au début comme par exemple les ventes et production, puis d’activer dans un 2^ème temps les achats et approvisionnements, la gestion des stocks etc… Encore une fois ce choix doit être guidé par la stratégie et les priorités de l’entreprise.

Le démarrage en une seule fois nécessite un travail minutieux de préparation et d’organisation, une récupération des données en amont, une bonne communication interne, et parfois un arrêt ponctuel du fonctionnement de l’activité, de la production…

Mettre à profit les phases de test et de démonstration avant démarrage

Egalement appelée POC (Proof of Concept), cette étape est destinée à vous aider à aller plus loin que les démonstrations avant-vente que vous avez pu avoir.

Elle doit vous permettre d’utiliser l’application sur une plateforme de test ou de démonstration avec un échantillon de vos données. Elle nécessite au préalable une formation aux données de base et s’accompagne souvent d’une analyse détaillée des fonctionnalités et flux de l’entreprise.

C’est une phase qui permet parfois d’identifier des sujets qui ont été oubliés ou mal interprétés dans le cahier des charges initial ou bien d’identifier des fonctions du logiciel qui avaient été mal interprétées lors des démonstrations commerciales.

Valider au fur et à mesure les livrables et le paramétrage

L’étape recettage est incontournable lors d’un projet informatique. Elle permet de valider la conformité des développements ou paramétrages réalisés par rapport à la spécification de départ.

Vérifier que les éventuels développements spécifiques et interfaces avec des solutions métiers fonctionnent et sont cohérents avec le besoin. Faites-le avant le démarrage lorsque vous êtes sereins, et n’attendez pas le go-live pour remonter des éventuelles anomalies !

Le déploiement de l'ERP continue après la phase de démarrage

Le démarrage est bien sur l’étape clé, celle où l’on appuie sur le bouton et où l’on voit ce qui se passe.

Les salariés de l’entreprise vont faire face à un changement important de leurs habitudes de travail, et il est important de les avoir préparés avec une bonne communication et une formation adaptée.

La résistance au changement est importante dans nos sociétés, aussi il peut être judicieux de trouver un moyen de célébrer positivement l’arrivée de cette nouvelle solution, de prévoir des moyens d’échange ou de communication entre les utilisateurs (forum, réunion…)

La mise en place d’un ERP ne s’arrête pas après le démarrage de son utilisation. Vérifier quelles sont les prestations de suivi proposées pas l’intégrateur, la fréquence des mises à jour et leur contenu, l’accompagnement expert proposé, et tout simplement que le support au quotidien est conforme à ce qui vous été vendu.