Projet ERP : le cahier des charges facteur clé de réussite

Florence December 2017

Un projet ERP est un projet d'entreprise et non un projet informatique ! L'implication de la direction générale dans le projet n'est pas optionnelle, elle est une condition sine qua non de réussite. Il en va de même du cahier des charges initial, document recensant les besoins, les bénéfices attendus et les orientations futures, qui servira de guide tout au long du projet et au-delà.

Pour une TPE ou PME, un projet ERP est l’occasion rare de mettre à plat son organisation, ses processus et ses méthodes de travail. Cette phase de réflexion est cruciale et il ne faut ni l’occulter, ni la négliger. Le cahier des charges exprime de façon détaillée les attentes de l’entreprise en termes de besoins métier et fonctionnels, et de bénéfices business. Fil rouge tout au long du projet, il doit être le reflet des choix stratégiques de l’entreprise. Il est donc capital que la direction générale s’implique et valide son contenu. 
Enfin, il servira également à dialoguer avec les différents prestataires ERP, et la qualité de son contenu  aura une influence directe sur la pertinence de leurs réponses. 

Une analyse « critique » de l’existant 

Première phase de l'établissement d'un cahier des charges, l'analyse de l'existant englobe l'architecture technique et logicielle existante, la volumétrie, mais aussi et surtout les aspects métier, les procédures actuelles, en n'oubliant pas de porter un regard critique sur celles-ci : en quoi pouvons-nous les améliorer ? Les simplifier ? Les externaliser ? Correspondent-elles encore à un besoin ?
Les entreprises évoluent, les ERP également. Pourquoi ne pas profiter du projet pour remettre en cause certaines habitudes de travail, revoir son organisation pour bénéficier au maximum des possibilités qu’offrent les ERP et gagner en compétitivité.  

Malheureusement, la tendance naturelle est encore souvent de se contenter de reproduire le fonctionnement existant. Faire ce choix, c’est se priver de changements indispensables au développement de l’entreprise, dans un monde industriel en pleine transition numérique. 
C'est pourquoi dès cette phase, il ne faut pas hésiter à se faire accompagner par un consultant extérieur. Il aura à la fois un œil neuf et objectif sur les processus de l'entreprise, et une bonne connaissance du marché des ERP.

Vous l’aurez compris, cette phase est primordiale, il faut prendre le temps de la réflexion. 

Des besoins clairs et hiérarchisés

L'une des principales raisons aux dérives budgétaires d'un projet est la modification du périmètre fonctionnel en cours de route. C'est pourquoi il importe de définir ce périmètre de manière la plus exhaustive possible dès le départ, en fonction des objectifs à atteindre. La phase d’analyse de l’existant réalisée au préalable vous permettra d’identifier les processus clés pour votre métier et votre organisation, et de mettre en évidence d’éventuelles spécificités propres à votre activité. Plutôt qu’une description « usine à gaz », pénalisante au moment de comparer les différentes offres ERP, vous pourrez prioriser et hiérarchiser vos besoins et vous focaliser sur les points importants pour votre entreprise.

Pour mesurer ensuite, le degré d'atteinte des objectifs et donc le niveau de succès du projet, des indicateurs sont nécessaires. Ils sont définis dès ce stade, en termes de productivité, de rentabilité, etc. Or, là encore, surtout en PME, la tendance est à négliger ce point, pourtant fondamental pour la suite.

Enfin, il est important au cours de cette phase, de se projeter dans l’avenir et d’anticiper des besoins futurs : comment évoluera l’ activité de l’entreprise ? Où en sera t’elle dans 5 ans ? Quelles tendances sur  le marché ? Comment se démarquer de la concurrence ? 
La solution que vous choisirez sera au cœur de votre système d’information pendant plusieurs années.

Outil de dialogue interne et externe  

Même si on fait appel à un consultant extérieur, le projet ERP est un projet interne, qui implique ou impacte l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. La réalisation du cahier des charges est l’occasion de repositionner dans un cadre plus large, les tâches et les échanges entre les services, de matérialiser une feuille de route partagée par tous et de fédérer ainsi les différentes parties prenantes.
Il sera le référentiel interne tout au long du projet et au-delà.

Il est également le moyen de communiquer sur le projet avec les offreurs de solutions : présenter la société, ses besoins, ses spécificités, ses objectifs, ses contraintes, …
L'adaptation fonctionnelle de la solution est primordiale, d’où la nécessité de privilégier la qualité du contenu plutôt que la quantité. Le cahier des charges doit permette aux éditeurs intégrateurs ERP de comprendre les problématiques et les enjeux du projet pour proposer une offre pertinente qui réponde notamment aux spécificités métier propres à l’entreprise.

Les erreurs à éviter dans votre cahier des charges :

  • Ne pas faire de Cahier des Charges : Penser que l’étape cahier des charges est une perte de temps et un investissement inutile est une erreur. Il est le garant du projet. En cas de litige, il permettra à l’entreprise de prouver sa bonne foi
  • Ne pas impliquer l’ensemble des services : les différents flux de l’entreprise sont interconnectés, il est nécessaire d’impliquer chaque service à s’exprimer dès  la phase de réflexion
  • Ne rien changer : le changement d’ERP et la décision de rédiger un cahier des charges sont l’opportunité de remettre à plat un certain nombre d’habitudes dans un but d’amélioration. Parce le marché de l’entreprise est en constante évolution, que l’offre ERP progresse également, le CDC doit être ambitieux et permettre à l’entreprise de remettre en question certains points de son fonctionnement
  • Faire une liste théorique des processus : ce qui rend unique l’entreprise, ce sont ses produits mais aussi bien souvent des processus mis en place qui lui confèrent un avantage concurrentiel indéniable. Le CDC devra mettre en avant ces spécificités et faire ressortir ce qui est important pour l’entreprise de ce qui ne l’est pas.

 

Choix ERP Guide

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