7 conseils pour que votre projet ERP soit une réussite

Julien March 2018

Lorsque vous vous lancez dans un projet ERP, il est primordial que votre équipe soit préparée à éviter les obstacles qui pourraient entraver sa réussite. Et il y en aura beaucoup. Selon nos experts qui ont de longues années d’expérience dans l’industrie, certaines des erreurs les plus courantes ne sont pas nécessairement compliquées à éviter.

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« C’est étonnant, mais c’est l’une des raisons les plus courantes de blocage d’un projet. Dans certains cas, les entreprises ont investi beaucoup de temps - jusqu'à six mois - à rechercher et évaluer des solutions ERP, avant de découvrir que le OUI de leur équipe dirigeante n'était pas vraiment un OUI » précise Scott MALIA, COO de Forterro.

Assurez-vous d’avoir identifié les personnes habilitées à donner leur accord pour le projet ERP. L’accord du dirigeant et de l’équipe de direction, ne sera peut-être pas suffisant. Beaucoup de clients ont pensé à tort, pouvoir se dispenser de l’accord du conseil d’administration, et n’ont découvert leur erreur que tardivement.

Il est aussi très important d’annoncer clairement à l’équipe de direction, le coût total de votre projet ERP. Non seulement, le projet représentera un investissement financier important, mais il faudra également que les utilisateurs clés de vos équipes y consacrent beaucoup de temps pour qu’il soit une réussite.

Identifiez les besoins clés de votre organisation

Pour beaucoup d’experts ERP, la majorité de vos recherches initiales devraient être axées sur l’évaluation de vos processus. En identifiant vos besoins clés, vous éviterez des frustrations et des dépenses inutiles dans votre démarche de sélection.

Selon Eric Delacourt, Directeur commercial chez Sylob « Un projet ERP ne comblera toutes les lacunes de votre organisation. Si vos attentes sont trop importantes, vous compliquerez les choses inutilement »

Plutôt que de vous focaliser sur le logiciel de gestion et de vous lancer dans votre cahier des charges ERP, réfléchissez avec les différents responsables sur les objectifs de votre entreprise : 

  • Réductions de coûts,
  • Réduire les temps de mise en marché,
  • Optimiser l'innovation,
  • Intégrer de nouvelles réglementations, 
  • Nouveaux marchés, …

Il est important de définir des objectifs clairs et d’identifier ensuite, les raisons qui pourraient vous empêcher de les atteindre. 

Constituez la bonne équipe projet 

Toute mise en œuvre de progiciel « majeur » nécessite un engagement important de vos équipes. Dans le cas d’un ERP, le projet durera au minimum 6 mois voire davantage, et vous pourriez être tenté de le confier à des personnes plus disponibles que vos collaborateurs les plus performants. Ce serait une erreur. 

Il est essentiel d’identifier les collaborateurs qui connaissent parfaitement les domaines que vous ciblez, production, Finances, RH, gestion de projet, marketing, … Il est primordial d’impliquer les opérationnels, plutôt que leurs responsables. Les utilisateurs clés sont ceux qui sont au cœur de l’activité et en connaissent les moindre détails. Ignorez les avis de personnes qui n’utiliseront pas l’ERP.

Une fois votre équipe projet constituée, il vous faudra convaincre l’ensemble de vos collaborateurs que le projet ERP est une priorité pour l’entreprise.

Impliquez les utilisateurs dès le début du projet

Tout au long du projet, même si vous êtes satisfait de son avancement, ne sous-estimez pas la résistance au changement de vos collaborateurs. Si vous n’impliquez pas les utilisateurs dès le départ, l’adoption du système risque d’être lente. Si en plus, vous ne leur permettez pas de s’approprier ce nouveau projet, ça ne fonctionnera pas. 

Evidemment, vous ne pourrez sans doute pas rallier tout le monde au projet, mais vous pouvez gagner l’adhésion de certains en les interrogeant sur les difficultés qu’ils rencontrent dans leur quotidien. Lorsqu’il est impossible de satisfaire tout le monde, on peut au moins faire preuve d’écoute.

Malgré tous les efforts que vous déploierez pour impliquer votre équipe, il y aura quelques résistances. La résistance au changement est dans la nature humaine. Une formation approfondie, permettra aux utilisateurs de gagner la confiance nécessaire pour adopter le nouveau système.

Pensez d’abord à votre métier et à la taille de votre entreprise 

En choisissant une solution ERP, conçue pour répondre aux défis et besoins de votre métier industriel, adaptée à votre taille d’entreprise, vous minimiserez les difficultés que vous rencontrerez dans la mise en œuvre.

Les petites solutions ERP, sont souvent pré paramétrées et plus rapides à mettre en œuvre. Elles ont généralement un périmètre fonctionnel assez large, mais gèrent des processus standards et peu adaptables. 

Les solutions “mid-market”, sont plus étendues fonctionnellement et plus adaptables, mais elles nécessitent davantage de paramétrages durant la phase projet. Malgré tout, elles restent bien plus faciles à personnaliser que les ERP conçus pour les grandes entreprises.

Travaillez avec des données « propres »

Nettoyer vos données, représente un investissement temps important. Mais ce sera très utile. Démarrer un nouvel ERP avec des données obsolètes, c’est prendre le risque d’un échec. Si vous vous contentez de récupérer les données de votre ancien système, votre nouvel ERP ne sera pas à la hauteur de vos attentes.

Documentez vos processus

Votre projet ERP va engendrer des modifications sur certains processus métier, il faut les documenter. En fournissant à vos employés un référentiel, vous minimiserez ainsi les complications futures.

Ne sous-estimez pas les problèmes que vous pourriez rencontrer, liés au départ ou au changement de fonction de certains de vos collaborateurs. Ils pourraient conduire à une perte d’informations cruciales.

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