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Au moment du choix d’un ERP, l’équipe projet de l’entreprise abordera à un moment ou un autre la question du prix. C’est un sujet stratégique qui a tout à gagner à être abordé au plus tôt. Le coût d’un projet ERP pour une PME ou ETI varie de 50 à 500K€ et représente un investissement souvent conséquent pour ces entreprises.
Etablir un budget sans notion de retour sur investissement peut s’avérer risqué et représente l’une des erreurs les plus communément commises sur les différent projets ERP que nous avons pu suivre depuis de nombreuses années.
La plupart des projets de mise en place d’un nouvel ERP sont évalués à partir de la seule notion de budget. C’est un écueil important qui peut avoir des répercussions très coûteuses sur la durée de vie d’une solution ERP, qui varie en général de 10 à 15 ans.
Les acheteurs font souvent l’erreur de se focaliser sur le prix initial plutôt que d’essayer d’évaluer le coût total de possession (TCO), qui prendrait en compte les éventuels coûts cachés et autres limites liées à l’absence de certaines compétences dans l’organisation.
“Bien que le retour sur investissement (ROI) soit une étape clé d’un projet ERP, peu d’entreprises se donnent les moyens suffisants de le calculer. Beaucoup d’entreprises estiment que c’est trop compliqué. Elles sont soit totalement réticentes ou bien peu disposées à le faire » nous explique Richard Furby, VP Services de Forterro.
Dans certains cas, les représentants commerciaux des éditeurs ou intégrateurs de logiciel ERP proposent un calcul de ROI à leur prospect, mais il n’est pas conseillé de s’en servir. Sans l’implication du client, cette estimation n’a souvent aucun sens. Il n’y a pas de modèle unique qui fonctionne car chaque business est différent.
La tâche de calcul du ROI doit être lancée le plus en amont possible avant le lancement du projet ERP. Cependant, de nombreuses entreprises omettent d’investir dans ce process.
"Je vois très peu de gens dire : Nous avons des difficultés dans tel ou tel domaine. Si nous résolvons ces problèmes, nous économiserons X euros par an. A l’inverse quand nous demandons quel est le budget alloué au projet, nous avons des réponses claires : il est de 50K ou 100K€…" - Scott Malia, COO de Forterro
Les entreprises arrivent souvent avec des ROI non fondés, issus d’expériences passées, de recherches faites sur internet ou des montants dépensés par d’autres entreprises. Parfois les entreprises sont prêtes à dépenser beaucoup trop ou pas assez pour la mise en œuvre de leur ERP. Ils se basent sur des chiffres issus d’expériences antérieures ou sur ce qui leur a été annoncé par certaines personnes.
Les chiffres annoncés par les éditeurs d’ERP peuvent également porter à confusion.
Certains annoncent : « la partie licence va vous coûter 40 000 € », et d’autres « cela va vous coûter environ 100 000€ en raison du nombre de jours de déploiement nécessaires sur votre projet » rajoute S. Malia. « Il est facile d’être induit en erreur sur le coût du projet car il peut être compliqué de comparer des choux et des carottes ».
Richard Furby ré-insiste sur les erreurs qui peuvent être faites en utilisant des outils de calcul en ligne du ROI. Calculer la valeur d’un ERP en analysant la totalité de l’opération ! Il faut oser comparer le fonctionnement global actuel avec ce qui est attendu pour l’entreprise une fois que l’ERP aura été mis en place. Essayez de comprendre ce qui marche actuellement et ce qui est sujet à frustration. Si cet élément de frustration était annihilé, qu’est-ce que cela signifierait pour votre business ? Comparer la valeur acquise par rapport aux coûts ! Un autre facteur difficilement mesurable est celui de l’engagement des salariés de l’entreprise, qui pourraient se sentir plus rassurés et confiants dans leur travail s’ils étaient certains d’avoir accompli leur mission convenablement.
Le fait d’établir un ROI est une composante essentielle qui permet de rassurer sur le projet ERP. Si un ROI « sincère et honnête » a été déterminé, alors il n’est même plus nécessaire de parler de prix. L’entreprise devra plutôt porter son attention sur l’argent qu’elle perd chaque mois où elle n’utilise pas l’ERP.
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