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L’intégration d’un système ERP est un projet conséquent pour une entreprise. Cet outil de gestion concerne tous les services d’une organisation et va impacter les collaborateurs dans l’accomplissement de leurs tâches.
L’ERP va jouer un rôle central pour optimiser aussi bien les efforts commerciaux, que les processus de production et parvenir à de meilleures performances pour l’entreprise. Pour mener à bien un projet de transformation d’une telle ampleur, l’entreprise industrielle doit détenir une vision solide de ce que la solution logicielle va apporter à son organisation.
Au-delà d’une évaluation approfondie des besoins de l’entreprise et du choix d’un logiciel de gestion, la mise en place de certaines pratiques garantissent une implantation réussie pour l’organisation. Découvrez 6 conseils pour mener le déploiement d’un projet ERP vers le succès.
Se lancer dans la mise en place d’un ERP sans plan clair et précis ne garantit pas le succès du projet. Une des bonnes pratiques à adopter est de ne pas précipiter la phase préparatoire. Se plonger dans le développement dès que possible peut être tentant, pourtant une planification permet de créer une base solide à l’ensemble du projet.
Même si la planification d’un projet ERP n’est pas une chose aisée, établissez une estimation solide du calendrier, afin de garantir que le budget et les ressources nécessaires au projet lui sont alloués. Il est essentiel d’avoir un plan précis pour déployer, paramétrer et optimiser le système de gestion en fonction de son environnement de travail et de la charge d’activité.
Il peut être également pertinent de planifier soigneusement la migration de vos données. Les entreprises peuvent commettre l’erreur de migrer simplement toutes les données vers la nouvelle application. Et pourtant, certaines de ces informations peuvent être obsolètes ou erronées. Le déploiement d’un nouvel outil de gestion est une occasion de rationaliser et nettoyer les données, en éliminant les anciens comptes clients ou encore en recherchant des inexactitudes dans les données.
Les salariés de l’entreprise sont les premiers impactés par ce changement. Pour assurer la réussite de l’implantation d’un système ERP, l’entreprise doit les informer avec transparence des futurs changements et les sensibiliser sur les besoins en interne.
Durant toute la phase de déploiement, il est essentiel que l’équipe en charge du projet ERP communique régulièrement aux collaborateurs les raisons de la mise en place d’un nouveau système, les objectifs, et ce à quoi il faut s’attendre à chaque étape du déploiement. Les utilisateurs doivent prendre conscience des avantages qu’offre un outil ERP tel qu’un gain de temps, une meilleure productivité et une communication fluidifiée.
Il convient également d’impliquer et de faire participer les utilisateurs les plus impactés au quotidien dans la mise en œuvre du projet ERP. L’équipe dédiée au projet doit organiser des temps d’échange et d’écoute avec les salariés pour collecter continuellement leurs retours. Les attentes et les problématiques des futurs utilisateurs sont à prendre en compte afin d’intégrer l’outil de la meilleure des façons et d’apporter les correctifs nécessaires.
Le déploiement d’un projet ERP implique une succession d’étapes telles que le cadrage, le paramétrage et éventuellement le développement de fonctionnalités spécifiques. Pour vérifier la compatibilité entre les fonctionnalités développées et les besoins cadrés au début du projet, il est important de réaliser des phases de tests. Pour cela, centralisez les retours et les critiques des utilisateurs pour procéder le cas échéant aux ajustements.
Vos collaborateurs sont essentiels au succès de l’implémentation puisqu’ils apporteront un regard éclairé sur les applications dont ils ont besoin pour performer. Parce que l’implantation d’un ERP peut comporter son lot de difficultés, la phase de test conditionne le bon déploiement de l’outil dans l’entreprise.
La personnalisation de l’outil de gestion a toute son importance dans le déploiement d’un projet ERP. Bien que le logiciel soit conçu de manière à aider les entreprises à appliquer les meilleures pratiques industrielles, certaines activités peuvent nécessiter des développements spécifiques afin d’optimiser les résultats.
Ces développements spécifiques sont généralement des ajustements complémentaires proposés par l’éditeur afin d’adapter l’ERP à l’entreprise et à ses besoins métier. En intégrant des fonctionnalités spécifiques, l’entreprise disposera de tous les moyens nécessaires pour utiliser avec succès l’ERP et aura la capacité à maintenir l’application dans le temps.
Le déploiement d’un projet ERP peut sembler le point culminant de l’effort d’intégration, et pourtant pour les utilisateurs ce n’est que le début. En effet, la formation de vos collaborateurs à ce nouvel outil est un facteur de réussite essentiel au projet ERP.
Une fois la solution logicielle paramétrée et les nouveaux processus déployés, il faut prendre le temps nécessaire pour former les employés. Pour cela, il est primordial d’investir à la fois dans la formation individuelle et de groupe dans le but d’utiliser le système à son plein potentiel.
Tous les utilisateurs doivent se sentir à l’aise avec le logiciel et se familiariser rapidement aux nouveaux flux de travail. Votre prestataire, éditeur et/ou intégrateur , doit être en mesure de fournir une formation, un support technique, les mises à jour ainsi que de résoudre les problèmes. Une attention particulière portée au soutien des utilisateurs permettra à l’entreprise de profiter pleinement des bénéfices de son outil de gestion.
La réussite d’un projet ERP repose aussi sur la capacité de l’éditeur-intégrateur à déployer et maintenir la solution sur le long terme tant sur de l’évolutif que sur du correctif. L’un des avantages de s’entourer d’un éditeur-intégrateur est sa maîtrise parfaite du logiciel qu’il va intégrer. En vous accompagnant tout au long du projet ERP, cet expert recueille des informations précieuses sur les besoins de vos différents services afin d’intégrer plus facilement dans son outil standard des spécificités inhérentes à chaque métier.
En faisant appel à ce prestataire, l’entreprise bénéficie de services complets et d’une équipe spécifique qui assure le bon fonctionnement de l’outil, les paramétrages et les ajustements nécessaires à sa bonne implantation. Pour gagner en agilité, tout comme pour une entreprise, le système ERP a besoin d’être constamment en évolution. Pour cela, un accompagnement sur le long terme avec votre prestataire permettra de maximiser votre investissement. Vous aurez la possibilité de profiter des dernières innovations technologiques telles que la mise à jour de certains domaines, de nouveaux modules, des formations supplémentaires, pour des processus plus efficaces.
Le déploiement d’un logiciel ERP est un projet qui demande du temps, de l’énergie et des ressources nécessaires. Pour maximiser les chances de réussite de l’intégration, il est essentiel de garder en tête les raisons et les besoins qui vous ont poussé à vous lancer dans un projet ERP. Ce logiciel va devenir votre outil de référence sur plusieurs années. Pendant ce temps-là, votre marché va évoluer, peut être allez-vous diversifier votre activité ou encore augmenter vos effectifs, divers scénarios sont envisageables. Face à ce challenge de long terme, il faut veiller à ce que la solution logicielle soit en permanence alignée avec vos objectifs d’entreprise. Impliquez vos collaborateurs, communiquez, créez une relation de confiance avec votre prestataire et vous aurez mis toutes les chances de votre côté pour réussir du déploiement de votre ERP.
