Les 5 critères fondamentaux pour bien choisir un ERP en PME

Julien December 2016

Que ce soit un premier projet ERP ou le changement d’une solution existante, le choix de d'un logiciel ERP ne doit pas être pris à la légère. Avant de commencer à comparer les solutions ERP du marché, la première étape consiste à définir et formaliser précisément vos besoins. 

Si vous êtes déja équipé et que vous hésitez à renouveler votre solution de gestion actuelle, découvrez notre article sur les 7 raisons de changer votre logiciel ERP.

Alors comment choisir la solution ERP pour sa TPE ou PME ? Parmi les critères de sélection d’un logiciel ERP, nous vous proposons d’étudier certains fondamentaux à prendre en compte avant de se décider. Puis ensuite vous pourrez faire un comparatif des ERP sur le marché.

 

1. La connaissance de votre métier 

Certains logiciel ERP peuvent s’adapter à un spectre d’industrie très large (Négoce, RH, Projet, Production, Process…) et d’autres sont orientés sur une industrie, un secteur ou un métier spécifique. 

Une solution ERP adaptée à vos spécificités

Lors de la recherche d’une solution de gestion intégrée, les PME se tournent régulièrement vers des éditeurs d’ERP généralistes disposant d’une forte notoriété. Ce type d’ERP à la fois « générique » et souvent sur-dimensionné implique plus d’adaptations. Des adaptations qui augmentent la complexité, les risques, les délais, les coûts d’un projet ERP et ajoute également de la difficulté quant aux futures mises à jour.

Un logiciel ERP orienté sur votre domaine d’activité permet à l’inverse d’avoir une solution prête à l’emploi beaucoup plus rapidement, une meilleure expertise et moins de développements spécifiques à prévoir.

Un intégrateur ERP qui comprend votre métier

Il est tout aussi important de faire appel à un intégrateur ERP qui détient un réel savoir-faire dans votre industrie. Avec une expertise dans votre secteur ou métier, l’intégrateur sera mieux à même d’analyser plus finement vos problématiques, d’y répondre efficacement et de rendre votre projet plus productif.

Lire aussi À qui confier son projet ERP ?

Les questions à se poser :   

  • Quelles sont les références de l’éditeur et l’intégrateur ERP dans mon domaine d’activité ?
  • La solution ERP est-elle bien « dimensionnée » à la taille de ma société : TPE, PME / PMI, ETI, Groupe industriel ?

Une fois la « shortlist » établie, nous vous conseillons de prendre contact avec une ou deux références qui se rapprochent de votre activité et d’aller les rencontrer.

 

2. La couverture fonctionnelle et l’agilité du système

Votre futur système ERP doit offrir un environnement favorable aux prises de décisions et être suffisamment souple pour s’adapter à votre organisation et aux besoins que vous avez préalablement formulés. Il ne doit en aucun cas vous forcer à changer vos processus.

L’adaptabilité à la stratégie moyen terme  

Un ERP doit pouvoir répondre au minimum à 80% des besoins immédiats de votre organisation mais aussi aux besoins moyen termes. En effet, vos exigences et vos besoins à l’instant T ne doivent pas être la seule chose qui vous guide dans votre décision d’achat.

Il faut donc mener une réflexion sur certains scénarios envisageables pouvant faire partie du développement et de la stratégie moyen terme de l’entreprise : l’internationalisation, l’ouverture de nouveaux sites de production, la mobilité du personnel, de nouveaux marchés, …

Des questions à se poser :   

  • L’éditeur ERP me permet-il une montée en gamme de manière fluide pour accompagner ma croissance ?
  • La solution est-elle assez modulaire ou flexible si mes besoins évoluent ?
  • Comprend-elle les standards internationaux ?
  • La technologie utilisée est-elle pérenne ?

La solution sélectionnée devra être assez flexible et modulable pour vous accompagner vers de nouvelles réalités.  Si l’ERP que vous convoitez présente des limites excessives en termes de personnalisation, il est conseillé de chercher ailleurs.

 

3. L’adoption et l’expérience utilisateur

L’adoption et l’appropriation d’un dispositif ERP par le personnel de l’entreprise est un enjeu majeur et doit être bien pris en considération.

Naturellement, un bon ERP doit être en mesure de présenter les bonnes informations aux bonnes personnes et au bon moment. Mais il devra aussi être intuitif, facilement personnalisable, …

Chaque collaborateur de l’entreprise va devoir travailler quotidiennement avec ce nouvel outil. Peut-être même que des employés non utilisateurs du dispositif actuel devront utiliser ce nouvel ERP.

Les avantages d’une interface conviviale et personnalisable sont nombreux :

  • Temps de mise en œuvre plus rapide,
  • Meilleure acceptation par les utilisateurs,
  • Volonté et capacité à découvrir des façons plus intelligentes de travailler…

Mais la convivialité et l’expérience utilisateur n’est pas qu’un simple design attrayant.

Un ERP web ou mobile permettra par exemple, une expérience utilisateur plus fluide pour ainsi faciliter leur mission et les faire gagner en efficacité, voir créer de nouvelles méthodes de travail plus productives.

 

4. Les coûts à moyen terme

Le coût d'un logiciel ERP est une question fondamentale. Mais trop souvent, l’entreprise se limite à considérer les coûts initiaux alors qu’il est essentiel de prendre en compte les coûts totaux sur le moyen – long terme pour comparer les offres et leurs ROI.

Même si les modèles économiques évoluent plus vite qu’autrefois, il faut voir un système ERP comme un investissement à long terme. Selon plusieurs études, un progiciel de gestion intégré a un cycle de vie de 8 à 10 ans en moyenne.

Parmi les coûts d’un ERP :

  • Les licences et les infrastructures selon le modèle
  • Le déploiement de l’ERP
  • Le temps de projet et d’intégration
  • La Maintenance et support
  • L’achat de modules supplémentaires
  • Des futures évolutions standards ou spécifiques

Idéalement, ce que vous devriez analyser est le retour que vous attendez sur cet investissement.

Le choix de votre éditeur ERP peut aussi se faire sur le modèle d’hébergement que vous souhaitez adopter :

  • ERP On-premise : solution installée dans l’entreprise
  • ERP Cloud / SaaS : solution installée en dehors de l’entreprise et facturée sous forme d’abonnement à l’entreprise

Même si le modèle On-Premise représentait plus de 80% des solutions d’hébergement en France, on note une forte croissance des solutions ERP Cloud qui représentent de nombreux atouts.

Lire aussi L’après projet ERP, un challenge à long terme

 

5. Pérennité et qualité d’accompagnement

Au-delà de la solution, il est essentiel de choisir les bons partenaires car le facteur humain est la clé de la réussite de votre projet ERP.

Vous devez donc bien analyser le profil de l’intégrateur et de l’éditeur ERP avant de vous lancer. Ils seront présents durant plusieurs années à vos côtés et seront les garants de la performance du dispositif mis en place.

Les points fondamentaux sur le choix de l’éditeur :

  • Ancienneté, références, santé financière et stabilité organisationnelle
  • Les références et les avis positifs dans votre secteur d’activité
  • Sa vision stratégique et technologique
  • Disponibilité et la qualité du support / formation client
  • Volonté et capacité d’innovation

Exemple de questions à se poser :

  • À quel rythme sont faites les mises à jour et évolutions pertinentes ?
  • Quelles sont ses dernières innovations ?
  • Quel sont les moyens à disposition pour la formation et le support client ?
  • Quel est la taux de satisfaction des clients ?

Les points fondamentaux sur le choix de l’intégrateur ERP

Comme Sylob, il se peut que votre éditeur soit aussi intégrateur de ses propres solutions ERP. Si ce n’est pas le cas, voici quelques critères à prendre en compte :

  • Connaissance de votre métier et capacité à comprendre vos besoins
  • Expertise et expérience de l’équipe sur la solution ERP
  • Sa disponibilité et sa proximité géographique
  • Relation humaine

Dernier conseil : Pensez bien à communiquer sur le projet à l’ensemble de l’entreprise car cela va impacter vos collaborateurs et peut-être que certaines problématiques restent à être soulevées.

 

Choix ERP Guide

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