5 critères pour bien choisir un ERP pour PME

Julien Août 2019

Article initialement publié le 10/12/2016 et mis à jour le 21/08/2019.

Que ce soit un premier projet ERP pour votre PME ou le changement d’une solution existante, le choix d'un logiciel ERP ne doit pas être pris à la légère. Avant de commencer à comparer les solutions ERP du marché, la première étape consiste à définir et formaliser précisément vos besoins. 

Si votre PME est déjà équipée et que vous hésitez à renouveler votre solution de gestion actuelle, découvrez notre article sur les 7 raisons de changer votre logiciel ERP.

Alors comment et quel ERP choisir pour sa PME ? Parmi les critères de sélection d’un logiciel ERP, nous vous proposons d’étudier certains fondamentaux à prendre en compte avant de se décider. Puis ensuite vous pourrez faire un comparatif des ERP sur le marché.

1. La connaissance de votre métier 

Certains logiciels ERP peuvent s’adapter à un spectre d’industrie très large (Négoce, RH, Projet, Production, Process…) et d’autres sont orientés sur une industrie, un secteur ou un métier spécifique. 

Une solution ERP adaptée à vos spécificités

Lors de la recherche d’une solution de gestion intégrée, les PME se tournent régulièrement vers des éditeurs d’ERP généralistes disposant d’une forte notoriété. Ce type d’ERP à la fois « générique » et souvent sur-dimensionné implique plus d’adaptations. Des adaptations qui augmentent la complexité, les risques, les délais, les coûts d’un projet ERP pour PME et ajoute également de la difficulté quant aux futures mises à jour.

Un logiciel ERP orienté sur votre domaine d’activité permet à l’inverse d’avoir une solution prête à l’emploi beaucoup plus rapidement, une meilleure expertise et moins de développements spécifiques à prévoir. A titre d'exemple, notre solution Sylob est un ERP façonné pour les industries, exclusivement.

Un intégrateur ERP qui comprend votre métier

Il est tout aussi important de faire appel à un intégrateur ERP qui détient un réel savoir-faire dans votre industrie. Avec une expertise dans votre secteur ou métier, l’intégrateur sera mieux à même d’analyser plus finement vos problématiques, d’y répondre efficacement et de rendre votre projet plus productif.

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Les questions à se poser :   

  • Quelles sont les références de l’éditeur et l’intégrateur ERP dans mon domaine d’activité ?
  • La solution ERP est-elle bien « dimensionnée » à la taille de ma société : TPE, PME / PMI, ETI, Groupe industriel ?

Une fois la « shortlist » établie, nous vous conseillons de prendre contact avec une ou deux références qui se rapprochent de votre activité et d’aller les rencontrer.

 

2. La couverture fonctionnelle et l’agilité du système

Votre futur système ERP doit offrir un environnement favorable aux prises de décisions et être suffisamment souple pour s’adapter à votre organisation et aux besoins que vous avez préalablement formulés. Il ne doit en aucun cas vous forcer à changer vos processus.

L’adaptabilité à la stratégie moyen terme  

Un ERP doit pouvoir répondre au minimum à 80% des besoins immédiats de votre organisation mais aussi aux besoins moyen terme. En effet, vos exigences et vos besoins à l’instant T ne doivent pas être les seuls arguments qui vous guident dans votre décision d’achat.

Il faut donc mener une réflexion sur certains scénarios envisageables pouvant faire partie du développement et de la stratégie moyen terme de l’entreprise : l’internationalisation, l’ouverture de nouveaux sites de production, la mobilité du personnel, de nouveaux marchés, …

Des questions à se poser :   

  • L’éditeur ERP me permet-il une montée en gamme de manière fluide pour accompagner ma croissance ?
  • La solution est-elle assez modulaire ou flexible si mes besoins évoluent ?
  • Intègre-t-elle une comptabilité intégrée ou externe ?
  • Comprend-elle les standards internationaux ?

La solution sélectionnée devra être assez flexible et modulable pour vous accompagner vers de nouvelles réalités.  Si l’ERP que vous convoitez présente des limites excessives en termes de personnalisation, il est conseillé de chercher ailleurs.

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Choix ERP Guide

3. L’adoption et l’expérience utilisateur

L’adoption et l’appropriation d’un dispositif ERP par le personnel de l’entreprise sont un enjeu majeur et doivent être bien pris en considération.

Naturellement, un bon ERP doit être en mesure de présenter les bonnes informations aux bonnes personnes et au bon moment. Mais il devra aussi être intuitif, facilement personnalisable, …

Chaque collaborateur de l’entreprise va devoir travailler quotidiennement avec ce nouvel outil. Peut-être même que des employés non utilisateurs du dispositif actuel devront utiliser ce nouvel ERP.

Les avantages d’une interface conviviale et personnalisable sont nombreux :

  • Temps de mise en œuvre plus rapide,
  • Meilleure acceptation par les utilisateurs,
  • Volonté et capacité à découvrir des façons plus intelligentes de travailler…

Mais la convivialité et l’expérience utilisateur n’est pas qu’un simple design attrayant.

Un ERP web ou mobile permettra par exemple, une expérience utilisateur plus fluide pour ainsi faciliter leur mission et les faire gagner en efficacité, voir créer de nouvelles méthodes de travail plus productives.

 

4. Les coûts à moyen terme

Le coût d'un logiciel ERP est une question fondamentale. Mais trop souvent, l’entreprise se limite à considérer les coûts initiaux alors qu’il est essentiel de prendre en compte les coûts totaux sur le moyen – long terme pour comparer les offres et leurs ROI.

Même si les modèles économiques évoluent plus vite qu’autrefois, il faut voir un système ERP comme un investissement à long terme. Selon plusieurs études, un progiciel de gestion intégré à un cycle de vie de 8 à 10 ans en moyenne.

Pour découvrir quel ERP répond à vos besoins il vous faudra également étudier les coûts :

  • Les licences et les infrastructures selon le modèle
  • Le déploiement de l’ERP
  • Le temps de projet et d’intégration
  • La Maintenance et support
  • L’achat de modules supplémentaires
  • Des futures évolutions standards ou spécifiques

Il arrive également par exemple que certaines bases de données soient payantes et que vous deviez en plus payer une redevance ou une maintenance annuelle sur celles-ci.

Idéalement, ce que vous devriez analyser est le retour que vous attendez sur cet investissement.

Le choix de votre éditeur ERP peut aussi se faire sur le modèle d’hébergement que vous souhaitez adopter :

  • ERP On-premise : solution installée dans l’entreprise
  • ERP Cloud / SaaS : solution installée en dehors de l’entreprise et facturée sous forme d’abonnement à l’entreprise

L’hébergement des données à l’extérieur de l’entreprise est en forte progression ces dernières années. Selon une étude menée fin 2018 par le CXP, 40 % des ERP sont maintenant hébergés dans un Cloud public, privé ou hybride, et la progression annuelle continue d’être à 2 chiffres. En comparaison en 2016, seulement 16 % des solutions ERP étaient dans le Cloud.

Il est également intéressant de réfléchir aux opportunités qu’un logiciel commercialisé en mode SaaS peut apporter. Au-delà des avantages techniques du SaaS tels que la flexibilité d’usage, le déploiement de nouvelles versions et l’interopérabilité, les impacts en termes d’investissement pour une PME, sont aussi à analyser : pas d’investissement matériel et humain dans une infrastructure informatique, sauvegarde et récupération des données, loyer tout compris etc.

Lire aussi L’après projet ERP, un challenge à long terme

 

5. Pérennité et qualité d’accompagnement

La pérennité doit se vérifier au niveau du produit lui-même, mais également au niveau du prestataire qui va déployer la solution, et surtout assurer le support dans les années qui suivront.

S’assurer de la pérennité d’un logiciel n'est pas chose aisée lorsque l’on n’est pas informaticien, surtout si l’on considère que les entreprises changent de logiciel ERP tous les 10-12 ans.

Mais il ne faut pas pour autant hésiter à poser des questions sur les technologies utilisées, l’architecture du logiciel, voire demander à avoir une présentation des évolutions techniques qui ont été faites ces dernières années sur le logiciel. Beaucoup de solutions disponibles sur le marché ont aujourd’hui plus de 30 ans, et si techniquement le produit n’a pas du tout évolué, cela doit vous interpeller.

Au-delà de la solution, il est essentiel de choisir les bons partenaires car le facteur humain est la clé de la réussite de votre projet ERP.

Vous devez donc bien analyser le profil de l’intégrateur et de l’éditeur ERP avant de vous lancer. Ils seront présents durant plusieurs années à vos côtés et seront les garants de la performance du dispositif mis en place.

Les points fondamentaux sur le choix de l’éditeur :

  • Ancienneté, références, santé financière et stabilité organisationnelle
  • Les références et les avis positifs dans votre secteur d’activité
  • Sa vision stratégique et technologique
  • Disponibilité et la qualité du support / formation client
  • Volonté et capacité d’innovation

Exemple de questions à se poser :

  • À quel rythme sont faites les mises à jour et évolutions pertinentes ?
  • Quelles sont ses dernières innovations ?
  • Quel sont les moyens à disposition pour la formation et le support client ?
  • Quel est le taux de satisfaction des clients ?

Les points fondamentaux sur le choix de l’intégrateur ERP pour PME, PMI, TPE ou Startup industrielles

Comme Sylob, il se peut que votre éditeur soit aussi intégrateur de ses propres solutions ERP. Si ce n’est pas le cas, voici quelques critères à prendre en compte :

  • Connaissance de votre métier et capacité à comprendre vos besoins
  • Expertise et expérience de l’équipe sur la solution ERP
  • Sa disponibilité et sa proximité géographique
  • Relation humaine

Dernier conseil : Pensez bien à communiquer sur le projet à l’ensemble de l’entreprise car cela va impacter vos collaborateurs et peut-être que certaines problématiques restent à être soulevées.

 

Choix ERP Guide