Les entreprises industrielles voient les années se suivre avec chacune son lot de nouvelles surprises et de défis à relever. Crise Covid, pénurie de composants, guerre de l’énergie et inflation rythment le quotidien des industriels qui ont plus que jamais besoin de pouvoir s’appuyer sur des solutions pour mieux piloter leur activité, et ce quelle que soit la taille de leur structure.
Quelles sont les problématiques que je cherche à résoudre et les objectifs que je cherche à atteindre ?
Il est difficile de recommander un système d'information spécifique sans en savoir plus sur les besoins et les objectifs particuliers de votre entreprise. Il existe de nombreux types de systèmes d'information, et le meilleur pour votre entreprise dépendra d'une variété de facteurs, y compris la taille et la nature de votre entreprise, votre budget, et les défis et opportunités spécifiques auxquels celle-ci est confrontée.
Voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix d'un système d'information notamment pour une startup / TPE qui cherche à structurer son activité :
1. Le type d'informations que vous devez gérer
Avez-vous besoin de suivre les stocks, d’avoir une vision en temps réel sur la production, de maintenir la marge opérationnelle, de gagner du temps dans vos processus ? Les différentes solutions possibles sont conçues pour traiter différents types d'informations, il est donc important d'en choisir une qui soit bien adaptée à vos besoins.
2. Votre budget
Les solutions informatiques peuvent varier considérablement en termes de coûts, il est donc important d'en choisir une qui soit abordable et taillée pour votre entreprise.
3. L'intégration avec d'autres systèmes
Si votre entreprise utilise de nombreux logiciels, il est judicieux de s’assurer que votre système d'information est unifié et que les différents logiciels peuvent communiquer ensemble et facilement s'y intégrer.
4. L’évolutivité
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez avoir besoin d'étendre votre système d'information pour prendre en charge des utilisateurs ou des données supplémentaires. Il est donc important de choisir une solution qui puisse évoluer avec votre entreprise.
5. La convivialité
Il est important de choisir un système d'information facile à utiliser et à déployer par vos employés, car cela contribuera à garantir son adoption et son utilisation efficace.
Parmi les systèmes d'information les plus populaires auprès des petites entreprises, nous trouvons bien entendu Excel, les logiciels de gestion commerciale ou encore les populaires CRM, les GPAO (Gestion de Production Assistée par Ordinateur) qui sont de plus en plus remplacés par les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP), et pour les plus matures, les solutions de Business Intelligence (BI). Nous vous proposons de vous aider à comparer ces différentes options pour trouver celle qui convient le mieux à votre entreprise.
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Excel, la solution couteau suisse disponible dans toutes les entreprises
Excel est un outil puissant qui peut être utilisé pour gérer et analyser divers types de données et d'informations. Il peut être particulièrement utile aux petites entreprises, car il est largement disponible, facile à utiliser et relativement peu coûteux. Toutefois, l'utilisation d'Excel pour la gestion des données et la mise en place d'organisation présente également certaines limites.
Voici quelques avantages de l'utilisation d'Excel pour le suivi d’une activité industrielle :
- Personnalisation : Excel vous permet de personnaliser vos données et vos analyses en fonction de vos besoins spécifiques, en utilisant des formules, des fonctions et des options de formatage.
- Visualisation des données : Excel comprend une variété de diagrammes et de graphiques que vous pouvez utiliser pour visualiser vos données, ce qui facilite la compréhension et la communication de vos résultats.
- Collaboration : Excel permet à plusieurs utilisateurs d'accéder à une même feuille de calcul et de la modifier, ce qui en fait une bonne option pour le partage et la centralisation d’information.
Toutefois, l'utilisation d'Excel présente également certaines limites potentielles, notamment :
- La taille des feuilles peut représenter une limite si vous avez une grande quantité de données à gérer : Excel dispose d’une taille maximale pour les feuilles de calcul, ce qui peut être limitatif si vous gérez des quantités importantes de données (données techniques, nomenclatures…)
- La sécurité des données : Excel n'a pas le même niveau de sécurité que des systèmes de gestion dédiés, ce qui peut s’avérer un problème si vous devez protéger des données sensibles.
- Intégration des données : Excel n'est pas conçu pour s'intégrer à d'autres systèmes, ce qui peut rendre difficile le partage de données avec d'autres logiciels utilisés par votre entreprise.
Globalement, Excel peut être un outil utile pour la gestion et l'analyse des informations commerciales, mais il n'est peut-être pas la meilleure option pour les entreprises qui ont besoin de structurer des processus industriels ou plus complexes.
Une gestion commerciale avec une comptabilité intégrée pour démarrer ?
Un système de gestion commerciale de type EBP ou Sage 100 est utile pour les petites entreprises qui cherchent à gérer leurs ventes, leurs clients et d'autres informations liées à leur activité. Il peut être utilisé pour suivre les ventes, gérer les interactions avec les clients et analyser les données pour identifier les tendances et les opportunités.
Il existe de nombreux systèmes de gestion différents, et le meilleur système pour votre entreprise dépendra de vos besoins et objectifs spécifiques. Voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix d'un système de gestion commerciale:
1. Le type d'informations que vous devez gérer
Avez-vous besoin de suivre les ventes, de gérer les relations avec les clients, de générer des devis techniques ou d'analyser les données ? Différents systèmes de gestion commerciale sont conçus pour traiter différents types d'informations, il est donc important d'en choisir un qui soit bien adapté à vos besoins.
2. Votre budget
Les systèmes de gestion commerciale peuvent varier considérablement en termes de coûts, il est donc important d'en choisir un qui corresponde à l’activité de votre entreprise et à votre organisation commerciale.
3. L'intégration avec d'autres systèmes
Si votre entreprise utilise d'autres logiciels ou systèmes, il peut être avantageux de choisir un système de gestion commerciale qui peut facilement s'y intégrer.
4. L’évolutivité
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez peut-être étendre votre système de gestion commerciale pour prendre en charge des utilisateurs, des données supplémentaires ou des fonctionnalités additionnelles comme la comptabilité, la gestion de stocks, la gestion de la production. Il est important de choisir un système qui peut évoluer avec votre entreprise.
Consolider une activité en plein développement, grâce à un ERP
Une GPAO (Gestion de Production Assistée par Ordinateur) est un logiciel de gestion qui permet de planifier et d'optimiser la production d'une entreprise. Il prend en compte les commandes clients, les besoins en matières premières et les capacités de production de l'entreprise pour établir un planning de production efficace.
Les systèmes de planification des ressources dédiés à l’industrie (ERP ou PGI en français) sont des systèmes d'information complets conçus pour gérer et intégrer divers processus, tels que les ventes, les achats, la production, la comptabilité, la gestion des stocks, les données techniques. Ils peuvent être un outil utile pour les organisations qui doivent gérer et coordonner de nombreuses données partagées par différents départements de l’entreprise . À ce titre, un système ERP s’avère une solution efficace pour une entreprise en croissance qui a besoin de consolider et de rationaliser ses opérations.
La mise en œuvre d'un système ERP est une décision engageante, et il est important d'examiner soigneusement si c'est le bon choix pour votre entreprise. Parmi les éléments à prendre en compte figurent votre budget, la complexité de votre entreprise, ainsi que les ressources et l'expertise dont vous disposez pour mettre en œuvre et maintenir le système. Il peut également être utile de se faire accompagner par des conseils spécialisés dans la digitalisation des entreprises industrielles pour mieux comprendre les avantages et les défis à relever lors de la mise en place d'un logiciel ERP.
Longtemps cantonné aux grandes entreprises, l’ERP s’est démocratisé et l’offre actuelle comprend aujourd’hui des solutions parfaitement compatibles avec les besoins des startups, TPE, PME, à savoir des logiciels rapides à déployer et à prendre en main.
D'autres systèmes d'information peuvent convenir à une société, en fonction de ses besoins et objectifs spécifiques. Un système de gestion de la relation client (CRM) est utile pour gérer les interactions avec les clients et les ventes, et un système de veille stratégique (BI) peut aider les entreprises à analyser les données et à prendre des décisions éclairées. Il est important de rechercher et de comparer différentes options pour trouver le système d'information qui convient le mieux à votre entreprise.
