Coût ERP : comment prévoir un budget au plus juste ?

La décision de mettre en place un nouveau logiciel ERP doit s’accompagner de la définition du budget que l’entreprise peut y consacrer. Celui-ci va permettre de lancer la consultation et de sélectionner une solution en adéquation avec les besoins de l’entreprise, mais aussi avec ses moyens.

Certains coûts sont assez simples à analyser et peuvent être comparés à périmètre égal entre les différentes solutions. C’est le cas du budget initial d’acquisition des licences. Cependant, un projet ERP ne s’arrête pas à l’achat de licences, ni même à celui de sa mise en place, mais il doit être vu dans sa globalité et prendre en compte tous les autres coûts cachés ou internes.

De nombreux éditeurs proposent aujourd’hui des formules d’abonnement « tout compris » qui sont rendues rendu possible grâce au modèle SaaS, qui ont l’énorme avantage de limiter l’investissement initial dans le projet.

1 - Quel budget prévoir pour l’acquisition de licences ?

Le budget d’acquisition ou d’utilisation du logiciel est sans doute le coût le plus évident à appréhender pour tout projet logiciel, avec le risque de se focaliser trop sur ce budget qui, nous le verrons ci-dessous représente pour certains projets une part assez faible du projet global.

La tendance est de ramener le prix licences à un prix par utilisateur afin de pouvoir comparer plusieurs solutions entre elles. La différence peut être importante entre des solutions à plusieurs centaines d’euros par utilisateurs et d’autres solutions à plusieurs milliers d’euros.

Même si la licence semble être le poste budgétaire le plus simple à comparer entre les différentes offres, il convient de vérifier certains points avant de prendre une décision :

Est-ce que tous les modules disponibles sont inclus dans le prix, ou bien va-t-il falloir que je paie un supplément dès lors que je souhaite démarrer une nouvelle fonctionnalité. Cet argument vaut particulièrement pour les solutions ERP qui ont une profondeur fonctionnelle importante. Certains éditeurs sont des spécialistes de l’offre à tiroir, et ont construit leur offre en ajoutant des dizaines (voir des centaines) de modules complémentaires.
Existe-t-il différents types de licences ? Ceci peut être particulièrement vrai pour des projets ERP, où il existe assez classiquement 2 types de licences : la licence pleine pour un utilisateur qui va avoir accès à l’ensemble des fonctionnalités de l’ERP, et la licence dite « atelier » ou « light » pour des utilisateurs plus occasionnels et/ou qui n’utiliseront que quelques écrans très simples du logiciel tels que la saisie de temps par exemple.
Licences nommées ou licence concurrentes : autres points d’attention, est ce qu’il me faut payer une licence par utilisateur identifié ou bien puis je utiliser un « pool » de licences partagées entre les utilisateurs connectés ?
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2 - L’installation du logiciel

Bien que ce poste ne représente en général qu’une faible part du projet, il peut varier en fonction de la technologie des logiciels proposés et également de l’infrastructure informatique déjà en place dans votre entreprise.

Des logiciels disponibles dans le Cloud ne nécessitent pas d’investissement en matériel informatique dédié, et les temps d’installation de ces logiciels sont également souvent nuls puisqu’il s’agit dans la plupart des cas de se connecter à une URL. Ce dernier cas sera un argument également valable pour des logiciels full web.

A l’inverse, certains logiciels nécessitent des investissements importants en matériel informatique dédié (Serveur, Virtual Machine, Système de sauvegarde, de monitoring, Antivirus…), et des temps de configuration de ce matériel et d’installation sur chaque poste de votre entreprise qui peuvent alourdir la facture de prestations du projet. Il faut également prendre en considération le coût des maintenances (internes ou externes) de cette infrastructure, et considérer que celle-ci devra être mise à jour régulièrement pour s’adapter aux évolutions de votre entreprise (utilisateurs complémentaires, nouvelles activités, nouveau site…).

Si vous n’avez pas de service informatique et si vous n’avez pas de système d’information déjà déployé dans votre entreprise, il est recommandé de peser sérieusement les pour et les contre d’une offre on premise versus une offre Cloud.

Cette dernière vous sera normalement proposée en SaaS avec une formule d’abonnement qui inclut dans la plupart des cas les licences, l’installation du logiciel, la maintenance et le support, et tous les coûts d’infrastructure.

Pour aller plus loin, nous vous recommandons de lire notre article à ce sujet : ERP SaaS vs Cloud vs on premise : comprendre facilement les différences

3 - La formation des utilisateurs

La formation des collaborateurs est un point clé et un investissement indispensable à l’appropriation du nouvel ERP.

Le prix de la journée de formation peut varier selon l’intégrateur que vous allez choisir, mais on peut considérer que la moyenne se situe aujourd’hui entre 1000 et 1200 € la journée.

De nombreuses entreprises avaient l’habitude de faire prendre en charge ces formations par leur OPCA, mais les modalités de prise en charge sont en train d’évoluer et cette ressource risque de se tarir dans les années à venir.

4 - Le contrat de maintenance d’un projet ERP, un coût récurrent et une assurance pérennité pour votre SI

Souvent proposé comme optionnel, le contrat de maintenance s’avère néanmoins indispensable pour un logiciel ERP.

Le contrat de maintenance donne accès au support de l’intégrateur ou de l’éditeur, aux mises à jour mineures et majeures de ce dernier, ainsi qu’aux événements et autres journées utilisateurs organisées.

Il est le garant de la continuité de service et de la pérennité de votre solution. Nous vous rappelons que lorsque vous investissez dans une solution ERP, c’est la plupart du temps pour 10 ans ou plus. Le contrat de maintenance couvre notamment tous les frais de R&D de l’éditeur permettant au logiciel de rester performant et à jour des différentes évolutions technologiques, informatiques et réglementaires.

Le prix d’un contrat de maintenance varie selon l’éditeur et l’intégrateur. Il s’agit souvent d’un % du prix des licences logicielles acquises, la moyenne du marché se situant entre 16 et 20 %.

5 - Bien intégrer les coûts cachés et les coûts internes d’un projet ERP

Certains coûts n’apparaissent pas de manière évidente lors de l’analyse des offres de prix, mais ils peuvent rapidement avoir des impacts très importants. Le coût d’une infrastructure informatique par exemple, ainsi que son maintien en condition opérationnelle pendant toutes les années d’exploitation du logiciel ERP doivent être pris en compte, ainsi que le personnel interne ou externe qui va intervenir sur cette infrastructure.

L’autre risque à mesurer au moment du passage sur la nouvelle solution est celui de la perte d’activités en cas de problème.

La plupart des intégrateurs vous le diront, il n’y a pas de projet réussi sans mise à disposition d’une équipe projet disponible côté client. Selon la taille de l’entreprise, il faudra compter sur un chef de projet à plein temps pendant toutes la durée du projet (voire pour l’après projet) et sur des key users par service qui pourront être mobilisés pour décrire et valider des processus notamment.

Certains logiciels nécessiteront également des coûts d’administration plus importants que d’autres et donc plus de temps / homme à prévoir.

6 - Et si la solution était de calculer le ROI de mon projet ERP ?

Le choix et le déploiement d’un ERP sont impactants d’un point de vue organisationnel pour l’entreprise, et le budget à prévoir peut parfois faire peur. Mais la plupart des entreprises qui ont su investir et s’engager pleinement dans leur projet vous le diront : l’investissement dans une solution ERP doit être avant tout se calculer par rapport au ROI qu’il peut apporter à une entreprise.