Hugo, Responsable achats chez ElectroFabrix

Chez ElectroFabrix, PME spécialisée dans la fabrication de composants électroniques pour l’automobile et les équipements connectés, chaque journée est une course contre la montre. Les délais fournisseurs sont serrés, les composants sensibles aux ruptures et la qualité ne peut jamais être compromise.

Au cœur de cette complexité, Hugo, Responsable Achats & Approvisionnements, occupe un rôle stratégique : garantir la continuité de la production, maîtriser les coûts et sécuriser les flux pour que chaque projet avance sans blocage. Son métier dépasse la simple passation de commandes : il pilote des relations fournisseurs complexes, anticipe les besoins, suit la qualité et la conformité, et assure que la production ne s’arrête jamais.

Le quotidien d’Hugo : arbitrages, négociation et anticipation

La journée d’Hugo commence bien avant l’arrivée de la première machine dans l’atelier. Il consulte d’abord les indicateurs clés de la supply chain : quels composants manquent ? Quels fournisseurs sont en retard ? Quelles commandes nécessitent un traitement prioritaire pour respecter les engagements clients ?

Son rôle exige une vigilance constante et une capacité à arbitrer entre urgences, contraintes techniques et priorités commerciales. Chaque décision a un impact direct sur la production, la trésorerie et la satisfaction client.

Avant l’ERP, Hugo devait jongler entre dizaines de mails, feuilles Excel dispersées et multiples appels téléphoniques pour suivre les commandes, les livraisons et les retards fournisseurs, avec un risque permanent d’erreur ou de rupture critique.

Aujourd’hui, son quotidien combine la supervision des flux achats et approvisionnement, la négociation avec les fournisseurs, la coordination avec la production et le bureau d’études, et le suivi des imprévus liés à la volatilité du marché. 

Hugo utilise également le CRM intégré pour suivre les relations fournisseurs : gestion des contacts, des opportunités, des actions commerciales et des échanges par email, ce qui lui permet de garder une vision complète et proactive sur les partenariats stratégiques.

Ses objectifs : sécuriser l’approvisionnement et optimiser les coûts

Chaque décision d’achat d’Hugo répond à plusieurs objectifs stratégiques :

✔ Continuité de la production

Assurer qu’aucune rupture de composants critiques ne bloque la production et que toutes les lignes peuvent fonctionner sans interruption.

✔ Optimisation financière

Réduire les coûts directs et indirects, anticiper les écarts et tirer parti des conditions tarifaires et des remises négociées pour maximiser la rentabilité. L’ERP permet de gérer des paliers de quantité, des dates d’application des tarifs, des remises propres à chaque client ou centrale d’achat, et de mettre à jour rapidement les catalogues de prix fournisseurs via import/export.

✔ Fiabilité fournisseurs

Sélectionner et maintenir des partenaires réactifs et fiables, en s’appuyant sur des indicateurs tels que l’OTD (On Time Delivery), l’OQD (On Quality Delivery) et les historiques de performances fournisseurs.

✔ Flexibilité et anticipation

Ajuster rapidement les commandes en fonction des changements dans la production ou les besoins clients. Hugo utilise le configurateur achats pour planifier l’approvisionnement des variantes et options spécifiques à chaque projet, ce qui est essentiel dans un environnement de composants électroniques avec des versions et modèles multiples.

✔ Visibilité et pilotage des flux

Suivre l’état des commandes, des réceptions, des factures et des règlements, tout en pilotant les urgences et les priorités grâce à des indicateurs et alertes en temps réel.

Grâce à ces objectifs clairs, Hugo peut sécuriser la production tout en maîtrisant les coûts et en assurant la satisfaction client.

Ses difficultés : complexité des flux et pression fournisseurs

Le rôle d’Hugo comporte de nombreux défis : la volatilité des prix des composants, les ruptures de stocks, les délais fournisseurs fluctuants, et la multiplicité des partenaires rendent la planification complexe. Les échanges entre services — production, R&D, commerce et logistique — sont constants et parfois difficiles à coordonner sans outil centralisé.

Chaque commande nécessite de vérifier la conformité aux normes (RoHS, REACH, qualité) et la traçabilité des composants. Avant l’ERP, Hugo devait jongler entre tableaux Excel, emails et PDF pour avoir une vision approximative de l’état des approvisionnements, ce qui augmentait le stress et le risque d’erreur.

La gestion des sous-traitants est une autre complexité : suivre l’état d’avancement, contrôler la qualité et gérer les stocks déportés sans visibilité intégrée était un vrai casse-tête. Les kits et ensembles nécessitent aussi une traduction des besoins atelier en commandes d’achat précises.

Enfin, la coordination avec la production est cruciale : un retard fournisseur ou un problème de réception impacte immédiatement les OF (Ordres de Fabrication) et les jalons projet. Sans ERP, ces risques étaient difficiles à anticiper et souvent détectés trop tard pour les corriger sans surcoût.

Comment l’ERP l’aide au quotidien ?

Avec Sylob, Hugo dispose enfin d’un outil pensé pour les industriels qui gèrent des flux d’achats complexes, multi-fournisseurs et multi-projets, avec des contraintes fortes de délais, coûts et qualité.

→ Visibilité complète des besoins et stocks

Hugo peut consulter en temps réel la disponibilité des composants, les commandes en cours et les alertes de pénurie. Les besoins nets (CBN) sont calculés automatiquement, et les manquants sont signalés pour éviter toute interruption de production.

→ Pilotage des commandes fournisseurs

L’ERP permet de gérer les délais, suivre les livraisons et prioriser automatiquement les commandes selon les projets ou urgences. Les achats de sous-traitance et les transferts de composants sont également suivis, avec contrôle qualité et suivi des stocks déportés.

→ Gestion des tarifs et remises

Hugo peut gérer facilement les paliers de quantité, les dates d’application, les conditions spécifiques par client ou centrale d’achat, et mettre à jour les catalogues de prix fournisseurs grâce aux fonctions d’import/export. Cela lui permet de négocier rapidement avec des données fiables et de sécuriser la rentabilité.

→ Collaboration et CRM intégrés

Le CRM intégré permet de suivre les contacts fournisseurs, les opportunités, les actions commerciales et les échanges par email. La collaboration avec la production, le bureau d’études et le service commercial se fait sur un référentiel unique, ce qui limite les erreurs et améliore la réactivité.

→ Mobilité avec Sylob Apps

Depuis un smartphone ou une tablette, Hugo peut créer ou valider des commandes, relancer un fournisseur, saisir des réceptions, gérer des retours ou suivre des indicateurs clés, même en déplacement. La mobilité assure un suivi en temps réel et une réactivité maximale.

→ Suivi des indicateurs et tableaux de bord

Hugo dispose de tableaux de bord synthétiques pour suivre tous les indicateurs clés : OTD, OQD, coûts engagés, avancement des commandes, retards fournisseurs et performance globale des achats. Ces données fiables facilitent la prise de décision et la planification stratégique.

→ Lien direct entre achats et production

Sylob synchronise les achats avec les besoins réels de la production. Les approvisionnements sont déclenchés en fonction des ordres de fabrication, des priorités atelier et des contraintes de charge, garantissant la disponibilité des matières, composants et sous-ensembles au bon moment. Les impacts d’un retard fournisseur ou d’un décalage de livraison sont immédiatement visibles sur les OF, permettant d’arbitrer rapidement, d’ajuster les priorités et d’éviter les ruptures qui bloqueraient l’atelier ou généreraient des coûts supplémentaires.

Les gains concrets pour Hugo depuis l’arrivée de l’ERP

Depuis que Sylob ERP est en place, Hugo anticipe les ruptures avant qu’elles ne surviennent, ajuste les commandes en temps réel et sécurise les approvisionnements critiques. La centralisation des informations réduit les erreurs, optimise les coûts et améliore les relations avec les fournisseurs.

La production peut avancer sans blocage, les projets respectent les délais et la satisfaction client s’améliore. Hugo dispose également de la mobilité et du CRM intégrés pour suivre les fournisseurs, les opportunités, les contacts et les échanges, ce qui renforce la réactivité et la stratégie d’achat.

Grâce à Sylob, Hugo a gagné en sérénité et peut désormais se concentrer sur l’optimisation des stratégies d’achat et la négociation plutôt que sur la gestion quotidienne des urgences. Il est passé d’un rôle purement réactif à celui de pilote stratégique de la supply chain, capable d’anticiper les risques, d’optimiser les flux et de contribuer directement à la performance globale de l’entreprise.