L’ERP Sylob contribue à faire gagner 20% de productivité à Volx

Créé en 1996, le groupe Volx se compose de 4 entités qui s’adressent à des marchés multiples : Volx, Volx Climbing, X’Sin et Etip. La société Volx compte aujourd’hui 75 collaborateurs et est spécialisée dans la conception et la fabrication de solutions d’intégration pour les sites de radiocommunication. Ses clients sont des opérateurs téléphoniques et les aménageurs des opérateurs téléphoniques. A l’origine de son histoire, son fondateur, guide de haute montagne et passionné d’escalade, crée Volx pour proposer des prises d’escalade. Grâce à son expertise dans le composite et la stratification, l’opérateur BOUYGUES prend contact avec Volx pour concevoir un prototype de cheminée afin d’intégrer les premières antennes de téléphonie mobile.

A la reprise de Volx par Denis Garnier, son PDG, l’activité se scinde en deux : Volx Climbing qui conserve l’activité de fabrication des prises d’escalade et Volx qui s’oriente vers les solutions d’intégration dédiées aux télécommunications.

L’ERP pour accompagner la mutation de l’entreprise

Si à ses débuts Volx fonctionne plutôt en mode « artisanal », l’entreprise connaît une croissance importante et rapide qui la pousse à industrialiser ses processus. En parallèle, la Direction souhaite évoluer vers une gestion et un pilotage d’entreprise innovants et valorisants, grâce à l’intégration d’outils numériques et à la standardisation sur catalogue d’une partie de la production. Le projet ERP est alors lancé.

« Nous étions équipés jusqu’alors d’un logiciel dont les performances s’essoufflaient. Nous voulions nous équiper d’un outil efficace, permettant d’avoir une vision d’ensemble plus large et d’anticiper les évolutions » précise Maxine Daluseau, Responsable Achats et Logistique de Volx

« Nous nous sommes fait accompagner par un consultant dans le cadre du programme ENE de la région Auvergne-Rhône-Alpes. Notre choix s’est porté sur Sylob pour des raisons fonctionnelles ainsi que pour les aspects de paramétrage et de personnalisation qu’offrent l’outil » ajoute Annabelle Pipon, Responsable de la transformation numérique.

Un accompagnement nécessaire pour un démarrage réussi

Après avoir déménagé dans nos nouveaux locaux, nous avons démarré notre activité sur Sylob début 2019. Annabelle Pipon se souvient : « notre consultant Sylob a été un facilitateur, il nous a aidés à prendre du recul et nous a fait gagner du temps ». Aujourd’hui, cet accompagnement se poursuit ; « notre consultant comprend les enjeux de l’entreprise industrielle et notre mode de fonctionnement auquel il sait très bien adapter Sylob. Le succès d’un projet ERP, c’est aussi une question de personnes » commente Maxine Daluseau.

L’ERP, un véritable changement de culture au service de la croissance

La mise en place de l’ERP a fait prendre conscience aux équipes de Volx que l’entreprise se développait et s’industrialisait. En effet, l’outil impose des contraintes nécessaires à la croissance de l’entreprise. « Il fallait que nos collaborateurs comprennent le changement de culture que nous traversions » explique Maxine Daluseau. « Sylob a changé ma vie, car auparavant je faisais le calcul des besoins sur Excel et saisissais les informations à la main. Pour la logistique, nous partions de tellement loin qu’aujourd’hui c’est le paradis. Ce qui me plaît avec Sylob, c’est que nous ne sommes jamais coincés. Je demande à mes équipes de m’alerter en cas de difficultés. En effet, il existe sûrement une solution avec l’outil pour faciliter les choses, supprimer des étapes et gagner du temps. Nous avons un champ des possibles qui est extrêmement large. » ajoute-t-elle.

Annabelle Pipon complète : « je rejoins Maxine quand elle évoque le changement culturel favorisé par l’outil. Deux exemples peuvent illustrer cela. Le premier est qu’aujourd’hui nos équipes Logistique font un contrôle avec une tablette lors du chargement de la marchandise. Nous avons ainsi gagné en qualité grâce à cette vérification au moment du chargement. Le deuxième changement majeur concerne la saisie des temps. Avant Sylob, les opérateurs notaient leur temps sur du papier. A la fin de la journée, l’assistante administrative rentrait ces temps dans le système. Aujourd’hui, les opérateurs saisissent leur temps quotidiennement et directement dans l’ERP Sylob. Nous sommes donc capables de faire une correspondance entre les heures saisies et les heures vendues quasiment en temps réel. Ces données nous permettent notamment de piloter nos activités. Nous avons réussi à inverser la tendance et à être dans une politique d’amélioration continue. »  

« L’assistante administrative a aujourd’hui intégré le Service Achats avec des tâches à plus forte valeur ajoutée. Nous avons tous grandi avec Sylob, appris à prendre de la hauteur, à élargir le périmètre de nos actions. Nous sommes tous acteurs et nous faisons évoluer l’outil avec nous. Les collaborateurs se sentent davantage valorisés, ils ont gagné en autonomie et en cohésion d’équipe. » précise Maxine Daluseau

« Côté Contrôle de Gestion, nous avons également gagné du temps en termes de saisie, surtout au niveau de l’analytique » conclut Rodolphe Dubost-Martin, Responsable Comptabilité et Finance.

Les évolutions à venir

Des évolutions de l’ERP sont prévues dans les mois à venir à plusieurs niveaux. Tout d’abord, le déploiement du module Qualité pour gérer les réclamations clients et les non-conformités fournisseurs. Le deuxième concerne la mise en ligne, via les web services, d’un site web pour nos clients dédié au suivi des offres et des commandes en temps réel ainsi que la mise à disposition du catalogue produits. Le troisième sera la mise en place de la business intelligence pour poursuivre nos améliorations de pilotage et de maîtrise de nos activités. 

« Avec la mise en place de l’ERP, notre Direction nous avait lancé un défi : celui de gagner 20% de productivité. Nous sommes ravis car aujourd’hui l’objectif est dépassé et mesurable grâce aux indicateurs produits par Sylob ! » conclut Annabelle Pipon.