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Dans les PME et ETI industrielles, le logiciel ERP opère au cœur de la gestion des processus métier, achat, vente, production, stock, dont il centralise toutes les données sur une même base de données. Cette centralisation justifie d’intégrer des fonctionnalités financières pour connecter étroitement les fonctions associées à toutes les données de l’entreprise. Il en découle de nombreux avantages pour la fonction financière de l’entreprise en matière de cohérence, de données ajustées en temps réel, mais aussi d’informations prévisionnelles et décisionnelles.
Aux côtés de ses fonctionnalités industrielles, un ERP conçu pour les PME et ETI peut réunir des fonctions financières essentielles : comptabilité générale, comptabilité industrielle, immobilisations, notamment. Cette Finance intégrée va couvrir et recouper les données et opérations de la gestion comptable et financière, automatiser de nombreuses tâches de routine telles que les écritures ou le calcul de la TVA, et livrer des rapports et tableaux de bord.
Dans la mesure où un ERP intègre les modules de différentes fonctions de l’entreprise, il permet de transférer automatiquement les données d’un service à l’autre en conservant tous les paramétrages. Cette transversalité joue pleinement en faveur des fonctions Finance et Comptabilité : quand une action dans un module a des incidences financières, ou doit être enregistrée dans le système comptable, l’ERP communique directement et nativement avec la partie Finance. La mise à jour est automatique, en temps réel. Elle permet un gain de temps, de cohérence et de prévisibilité qui se décline dans de nombreux scénarios comptables.
L’ERP réunit les utilisateurs de tous les services autour d’un même outil, dans un même environnement. Il établit ainsi un référentiel commun à tous et les fonctions de comptabilité en bénéficient particulièrement.
Par exemple, un commercial peut créer un compte client avec toutes ses caractéristiques et joindre au fil de l’eau les documents et informations qui le concernent – achats, ventes, factures et règlements, etc. Ces données sont automatiquement poussées vers les activités comptables sans conflit dans les paramétrages. Ainsi, aucune ressaisie ou adaptation des données n’est nécessaire d’une fonction à l’autre. À partir de chaque ligne d’écriture dans l’interface comptable, il est possible d’accéder et d’ouvrir en quelques clics les documents joints par d’autres utilisateurs.
L’un des atouts de l’ERP consiste à réunir gestion et comptabilité dans la même solution.
L’ERP met les données à disposition des différents utilisateurs de sorte que tous ont accès aux mêmes éléments, au même moment. L’ERP permet ainsi un partage entre rôles dans lequel chacun retrouve les informations traitées et ajoutées par les autres au fil d’un processus.
Exemple avec une liste d’écritures : pour une ligne donnée concernant une facture, tous les documents associés sont immédiatement consultables par tout utilisateur, car l’ERP répercute nativement toutes les informations. L’agilité et le gain de temps à la clé sont impossibles à obtenir quand la comptabilité dépend d’une solution différente de l’ERP : il faut alors aller chercher le document de facture d’un outil à l’autre, plutôt que de l’avoir automatiquement au bon endroit à portée de clic dans son interface de travail.
La force de l’automatisation de l’ERP se révèle en particulier dans le chaînage automatique des données entre fonctions, un véritable atout de transparence. C’est le cas entre autres sur le cycle de facturation. Quand une facture client est générée par la gestion commerciale dans l’ERP, le logiciel transfère automatiquement la pièce en comptabilité avec tous ses paramètres.
Une fois la facture payée, l’ERP intègre l’écriture de banque, met à jour les encours mais aussi le calcul de la TVA en cours. Le logiciel effectue aussi un lettrage automatique entre la facture et son règlement. Ce processus sur le cycle d’une facture démontre l’avantage du chaînage des informations, avec un traitement automatique et en temps réel. L’ERP présente ainsi des données justes et à jour, sans manipulation fastidieuse entre différents écrans.
Comme toute fonctionnalité dans un ERP, la Finance profite des technologies intégrées à la solution pour générer des analyses et les restituer en formats visuels ergonomiques et immédiatement lisibles. En termes financiers et comptables, les tableaux de bord peuvent croiser les données de trésorerie, dont le solde bancaire, les décaissements et encaissements, prévisions à la clé – un atout de plus pour la Finance.
Autre point fort de l’ERP : baser la comptabilité analytique sur les éléments de gestion. La logique appliquée en gestion une fois retranscrite en comptabilité, l’ERP permet ensuite de choisir les paramètres d’analyses – axes, segments, clés de répartition… – selon les scénarios d’usage. D’où un résultat très personnalisé, avec une agilité qui laisse l’utilisateur aux commandes pour définir comment les analyses vont ventiler et réaffecter les données. Intégration oblige, les données d’analyse sont automatiquement répercutées dans les pièces comptables concernées, avec accès immédiat à l’information à leur consultation.
Trésorerie optimisée, comptabilité fiabilisée, prévisionnel enrichi et à jour : une finance intégrée à l’ERP apporte de multiples avantages opérationnels au cœur des fonctions comptables et financières. Il en résulte bien d’autres bénéfices, plus indirects, mais concrètement nourris par la finance intégrée de l’ERP. En effet, celle-ci permet aux équipes comptables des PME et ETI de libérer du temps et de prendre des décisions informées par la solution. Elle donne l’occasion à l’entreprise de digitaliser sa fonction financière et de gagner en performance. Surtout, une finance intégrée à l’ERP permet de se concentrer sur l’analyse des données plutôt que sur leur production.
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