ERP et BPM, le duo de la performance

ERP et BPM sont complémentaires et fonctionnent même de façon interdépendante quand ils sont déployés ensemble dans l’entreprise. Si les principes qui les régissent et leur utilité diffèrent, ces deux solutions ont un point commun : la compétitivité de l’entreprise. En effet, les deux sont essentielles pour optimiser les opérations, l’une se penchant sur les ressources, l’autre sur les processus. Comment ERP et BPM se renforcent-ils mutuellement et quels avantages apporte ce duo ?

Dans chaque entreprise, s’équiper de solutions logicielles pour optimiser les opérations est d’actualité, d’autant plus sur des marchés tendus où la compétitivité est une question de survie. Parmi les solutions disponibles sur le marché, l’ERP (progiciel de gestion intégré) et le BPM (gestion des processus métier) font partie des incontournables à étudier, chacun bénéficiant aujourd’hui d’une offre mature et éprouvée. Pour clarifier qui fait quoi, précisons ce qui caractérise l’ERP d’une part, le BPM d’autre part, et comment les deux fonctionnent ensemble.

La donnée au cœur de l’ERP

L’ERP, progiciel de gestion intégré, réunit en une solution plusieurs logiciels. Destiné à rationaliser et gérer les ressources, les données et les informations, l’ERP opère autour d’une base de données unique et commune à tout ce qu’il regroupe. 

Cette unicité de l’information permet à l’ERP de recouper les données, d’établir et d’alimenter des indicateurs, de suivre les performances, d’anticiper. Par exemple, sur un flux de production, l’ERP consulte les données de stock, de commandes, recense ce qui se passe en temps réel sur la chaîne de production et va, sur cette base, aider à organiser le flux de production suivant sans temps morts, sans goulot d’étranglement, avec une optimisation des ressources et des matières.

Le processus au cœur du BPM

Le BPM est quant à lui une solution de modélisation et d’optimisation des processus métier de toute l’entreprise. L’objectif ultime du BPM consiste à maîtriser l’impact en amont et en aval d’une décision, à générer un gain d’efficacité, des économies de coûts et plus de compétitivité. 

Pour ce faire, le BPM va suivre en temps réel trois indicateurs clés : les coûts, la qualité et les délais. Pour améliorer ces indicateurs, le BPM optimisent trois facteurs intervenant dans les processus : les hommes, les actifs et les matières premières. Le gain d’efficacité qu’offre le BPM vient de la synchronisation de ces trois facteurs interdépendants.

Centralisation de l’ERP, transversalité du BPM

L’ERP se caractérise par la centralisation. Parce qu’il est « branché » à plusieurs points dans l’entreprise – de l’avant-vente au SAV, des commandes et des stocks, à la chaîne de production et au suivi des produits – l’ERP est la solution qui donne une visibilité des ressources pour chaque processus et de leurs interdépendances. La force de l’ERP réside donc dans la centralisation des données qui lui permet de suivre et mesurer les interactions, les modèles et les indicateurs communs aux processus, mais aussi particuliers à chacun. 

Le BPM se caractérise par la transversalité. Le BPM part de l’existant et définit le modèle optimisé et pérenne à suivre. Il est donc par nature transversal, car il suit les processus eux-mêmes transversaux en tant qu’ensembles d’activités corrélées ou interactives qui transforment des éléments d’entrée en éléments de sortie. La transversalité du BPM implique de décloisonner pour pouvoir découvrir, analyser et concevoir les meilleurs processus autour des hommes, des actifs et des matières premières. 

ERP et BPM très complémentaires

ERP et BPM se complètent parfaitement. En effet, le BPM analyse et exécute les processus, à condition que ceux-ci soient bien documentés, ce qui est l’art de l’ERP. Ainsi, le BPM apporte une couche d’automatisation des processus sur la base des données collectées et traitées par l’ERP dans sa base de données centrale.      

• Prenons l’exemple d’un contrôle qualité complexe, à intervenants et étapes multiples, à optimiser :
  L’ERP détient toutes les données sur la production et le BPM va y optimiser le flux des contrôles. Le BPM va pouvoir notamment matérialiser un pointage des étapes de contrôle, automatiser le flux et fluidifier l’intervention des différentes personnes en charge des contrôles. Finalement, la qualité est maîtrisée, sans perte de temps ou d’efficacité (grâce au PBM), avec précision et visibilité sur les résultats des contrôles (grâce à l’ERP).
• Le duo ERP et BPM est aussi pertinent pour gérer les aléas :
  Par exemple, une non-conformité qui nécessite la mise en quarantaine des lots produits va solliciter tant l’ERP que le BPM pour replanifier la production. Ce scénario va en effet s’appuyer tant sur les informations de l’ERP en matière de stocks, de disponibilités, de commandes en cours de traitement, que sur la modélisation des processus métier associés, étape par étape, pour aboutir à une replanification pertinente le plus rapidement possible.

Gain de compétitivité grâce au duo ERP et BPM

Équipée des fonctionnalités d’un ERP et d’un BPM, l’entreprise peut prendre la main sur tous les axes d’optimisation. Le BPM lui livre une vision transversale pour détecter les axes d’amélioration et agir autrement, plus rapidement. L’ERP lui permet de piloter les ressources en temps réel, sans pertes ni surconsommations. Les collaborateurs gagnent du temps sur plusieurs fronts, mais surtout, ils sont mieux informés par l’ERP qui les dote d’indicateurs autrement impossibles ou difficiles à voir, et mieux guidés dans les processus métiers à appliquer grâce au BPM. 

Il en résulte une prise de décision avisée de l’impact amont et aval, la possibilité de mieux maîtriser les coûts, donc la rentabilité des opérations, et une prise en main optimale de l’activité. Secondées par les solutions ERP et BPM, les équipes peuvent aussi davantage innover, grâce à l’efficacité, la visibilité et l’anticipation délivrées par le duo de solutions.

Solution unique ou solutions distinctes ?

Si allier ERP et BPM au sein d’une même solution peut sembler idéal, il reste toutefois pertinent de disposer de deux solutions spécialisées, qui travaillent ensemble. Aussi, ce sont surtout les possibilités d’interfaçage qu’il convient de vérifier au moment de choisir l’une ou l’autre solution.

Dans l’usage, l’essentiel pour l’utilisateur est de disposer de visualisations graphiques des workflows, informations et indicateurs de performances délivrées par les solutions, et d’une communication fluide de l’ensemble. La possibilité de prendre la main facilement est également un facteur important. En effet, pour conserver l’efficacité et la performance générées par l’ERP et le BPM, l’usage des solutions doit avoir tout prévu pour être intuitif et simple.