Associez un ERP Cloud à la facturation électronique obligatoire et optimisez vos processus

Dirigeant, DAF ou DSI d’une entreprise industrielle, vous vous intéressez au sujet majeur en transformation digitale pour 2025 et 2026, soit la facture électronique ? C’est le bon timing pour entamer la réflexion. Une des questions de fond consiste à se demander quels outils choisir pour gérer ces nouveaux flux dématérialisés. Nous vous proposons de découvrir comment un ERP Cloud associé à la facturation électronique peut améliorer vos processus achats et ventes, le cash, la sécurité des données ainsi que la gestion collaborative.

Réforme de la facturation électronique entre les entreprises : obligations et atouts

Voici un résumé des faits majeurs à connaître pour la réforme fiscale de la facturation électronique entre professionnels du privé. Elle arrive tout prochainement en France. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la dématérialisation obligatoire des factures.

Le périmètre des obligations en B2B pour 2026 et 2027

Toutes les entreprises assujetties à la TVA et situées en France doivent adopter le format électronique prévu par la loi pour leurs factures de vente (Factur-X, CII ou UBL). En réception, quelle que soit la taille de l’entreprise, l’échéance est identique : septembre 2026. En émission, il varie selon la taille de l’entreprise entre septembre 2026 et septembre 2027. En outre, les entreprises ont l’obligation de choisir un mode de gestion de toutes les factures électroniques. Elles ne pourront plus transmettre elles-mêmes la facturation à leurs clients par email ou sous format pdf. Elles devront pour ces opérations choisir une solution qui s’appuie sur une  plateforme de dématérialisation partenaires (PDP).

En plus de la facturation électronique, processus dit e-invoicing, la loi comporte un volet e-reporting. Il s’agit de communiquer à la DGFIP des données complémentaires pour les flux non soumis au format électronique : exportations, ventes intracommunautaires et aux particuliers. Ainsi, comme le prévoit la réforme, à terme, l’administration fiscale (DGFIP) pourra pré-remplir chaque déclaration de TVA.

Les bénéfices attendus : focus sur les entreprises industrielles

La dématérialisation des factures, et plus largement de tout le processus des cycles achat et vente présente de nombreux avantages. D’ailleurs, le projet VIDA en Europe (VAT in Digital Age) viendra bientôt compléter et élargir le dispositif de la réforme fiscale en France pour les flux intracommunautaires.

Voici les bénéfices d’une telle digitalisation des factures :

• accélération des échanges et du traitement des pièces (du contrat au paiement en passant par les commandes, réceptions et factures) ;
• centralisation de la documentation consultable sur une plateforme ou un portail Cloud ;
• identification et traitement accéléré des litiges ;
• connaissance du statut de chaque facture chez son client ;
• émission plus rapide des paiements ;
• finalisation plus tôt de la situation comptable, grâce notamment à l’intégration automatique de chaque écriture en comptabilité, ce qui facilite la prise de décision.

Avec l’intégration de la facturation électronique dans l’ERP, les entreprises bénéficient de : 

• Processus automatisés, de la création à l’archivage de la facture, réduisant ainsi les erreurs manuelles et accélérant les cycles de paiement.
• Une transparence accrue, avec la centralisation des données dans l’ERP.
• Coûts réduits, grâce au gain de temps et à la suppression des factures papiers.

Au-delà des bénéfices évidents que constitue l’intégration de la facture électronique au sein de l’ERP (unicité de l’information, lettrage automatique, simplification des rapprochements bancaires, etc.) voyons maintenant pourquoi l’ERP Cloud présente encore plus d’avantages pour la gestion de la facturation électronique.

Les avantages majeurs de l’ERP Cloud pour la gestion de la facturation électronique

Par définition, le mode Cloud correspond déjà à une étape importante de la transformation digitale des entreprises. Il virtualise l'hébergement des données. C’est donc naturellement que cette association de l’ERP Cloud et de la facturation électronique maximise les bénéfices attendus de cette réforme fiscale française. Voici les avantages majeurs que présente la mise en place de telles solutions pour l'administration de chaque facture dématérialisée.

Une sécurité des données de la facturation électronique garantie avec un ERP Cloud

L’ERP Cloud offre un atout majeur pour la sécurité des données de facturation. Grâce à des protocoles de sécurité avancés, des mesures de chiffrement robustes et une gestion des accès rigoureuse, un ERP Cloud tel que Sylob reposant sur les meilleures pratiques du marché protège les données contre les cyberattaques et les pertes accidentelles. De plus, les fournisseurs de services Cloud assurent une conformité constante aux normes de sécurité, garantissant ainsi que les données de facturation restent protégées et accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés.

Par exemple, l’ERP Cloud de Sylob fonctionne avec la plateforme Cloud AWS, leader mondial de l’hébergement, offrant une sécurisation maximale de la data. Ce type de système respecte les normes fiscales françaises en matière de valeur probante et d’archivage durant les 10 années obligatoires. En outre, le groupe Forterro, auquel appartient Sylob, s’est associé à la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) Esker, afin d’offrir le meilleur service intégré à son ERP Cloud.

Une conformité réglementaire de chaque facture simplifiée et permanente

Quelle que soit l’évolution des textes, une solution ERP Cloud en mode SaaS assure la mise à jour régulière du système pour ses clients. Les entreprises n’ont pas à se préoccuper de réaliser seules les changements de paramétrage. Le risque d’erreur en cas de déficit de veille réglementaire interne à la société diminue. Par exemple, le projet ViDA, initiative de la Commission européenne visant à moderniser le système de TVA grâce à la digitalisation, avec une entrée en vigueur progressive à partir du 1er janvier 2028, deviendra un nouvel enjeu réglementaire pour les entreprises industrielles d’ici quelques années. Enjeu qui sera totalement neutre avec un ERP Cloud disposant de la facturation électronique intégrée. Avec les mises à jour automatiques, les entreprises verront les nouvelles fonctionnalités automatiquement disponibles.

Un système idéal pour la dématérialisation des factures et le travail à distance

La digitalisation tout comme le mode SaaS autorisent à travailler de partout et sur tout type de supports, avec une simple connexion internet. C’est facile d’utiliser les workflows de vérification et d’approbation des factures, sans imprimante et sans passer au bureau. C’est une solution idéale pour le télétravail.

Une amélioration des processus achat et vente et de la gestion du cash 

La facturation électronique accélère et fluidifie tous les échanges entre le client et le fournisseur, ainsi qu’entre les salariés de l’entreprise. Elle aide à accroître la performance. L’ERP Cloud, pour les raisons expliquées précédemment, contribue naturellement à améliorer cette collaboration interne comme externe.

L’association de l’ERP Cloud à la facturation électronique revient finalement à retirer le maximum d’atouts de la digitalisation des factures. C’est le mode de travail le plus sécurisé pour vos données. Il apporte en outre davantage de souplesse et d’outils collaboratifs aux équipes, favorisant l’adoption de ces nouvelles pratiques, quel que soit le lieu où elles se trouvent.

Vous envisagez de déployer un ERP comme Sylob dans le Cloud ? Pour compléter votre réflexion, nous vous suggérons de télécharger notre livre blanc sur la migration d’un ERP On-Premise vers le SaaS.