Comparer les prix du marché entre les ERP on-premise et les ERP SaaS s’avère très complexe tant ces deux modèles diffèrent dans leur structure de coûts. Pour obtenir une vision globale des coûts induits par ces deux modèles ERP, l’évaluation du coût total de possession s’avère pertinente. Et puisqu’un projet ERP représente un investissement pour l’entreprise, la question du prix et des coûts implique un calcul du retour sur investissement.
Évaluer le coût total de possession (TCO)
Le coût total de possession (ou TCO pour Total Cost Ownership) est une estimation financière des coûts directs et indirects liés à l’achat d’un produit ou service. Pour un ERP, le TCO inclut non seulement le coût initial d’acquisition (achat de licences ou frais d’abonnement), mais aussi les coûts de mise en œuvre, de personnalisation, de formation, de maintenance et mises à jour, etc.
En bref, le calcul du TCO permet de comparer le coût global d’un ERP et de comparer les modèles très différents que sont le on-premise et le SaaS.
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Le TCO d’un ERP on-premise
Opter pour un ERP on-premise représente un investissement initial conséquent. En plus de l’achat des licences, dont le coût varie en fonction de la taille et des besoins spécifiques de l’entreprise, le on-premise implique de déployer les infrastructures matérielles (serveur, stockage, réseaux) sur lesquelles reposent le système ERP. Ce déploiement génère aussi des coûts d’installation, de configuration initiale et de personnalisation de l’ERP, qui requièrent souvent l’expertise d’un cabinet de conseil.
À ces coûts initiaux s’ajoutent des coûts opérationnels liés à la maintenance et aux mises à jour du système. Sur le long terme, l’évolution d’un système ERP on-premise représente des coûts, que ce soit pour augmenter les capacités de stockage ou la performance, sans compter le renouvellement périodique du matériel obsolescent et les effets néfastes de la dette technique. De plus, les infrastructures matérielles entraînent une consommation énergétique qui peut s’avérer importante. En toute hypothèse, le maintien en condition opérationnelle requiert une équipe IT dédiée.
Par ailleurs, les organisations optant pour un ERP on-premise doivent prendre en compte les coûts liés à la conformité et à la sécurité. On pense notamment à la conformité au RGPD, qui concerne toutes les entreprises établies au sein de l’UE et traitant des données à caractère personnel. Pour les entreprises soumises à de fortes exigences réglementaires (qualité, sécurité des produits, traçabilité, normes internationales, etc.), l’évaluation du TCO d’un ERP on-premise doit intégrer les investissements dans les mesures de sécurité : protection de l’infrastructure matérielle, pare-feu et antivirus, sauvegarde et récupération, contrôle des accès, etc.
Enfin, opter pour un ERP on-premise nécessite de former les collaborateurs, notamment lors de l’intégration d’un nouveau système ou de mises à jour importantes. Ces formations peuvent être délivrées par le fournisseur de la solution ou par des consultants externes, en fonction de l’ERP choisi. En toute hypothèse, ces actions de formation ont un coût qui doit être pris en compte dans le calcul du TCO d’un ERP on-premise.
Le TCO d’un ERP SaaS
Le modèle SaaS repose quant à lui sur un modèle d’abonnement, avec des coûts récurrents généralement basés sur l'usage. Cette structure de paiement offre une grande flexibilité, permettant aux entreprises d'ajuster leurs abonnements en fonction de l'évolution de leurs besoins, rendant l'ERP particulièrement évolutif.
Par rapport au on-premise, l’un des principaux avantages d’un ERP SaaS est la réduction significative des dépenses en matériel et en personnel IT. En externalisant la gestion de l'infrastructure, les entreprises peuvent alléger leur charge financière liée à la maintenance et au renouvellement du matériel.
Toutefois, malgré les économies réalisées sur l’infrastructure, les ERP SaaS impliquent des coûts indirects qu’il faut prendre en compte dans le calcul du TCO. On pense bien sûr à la connexion internet très haut débit, mais aussi à la formation des utilisateurs et à l’intégration de l’ERP avec les systèmes existants : bases de données, CRM, SCM, gestion de la production, BI, RH, etc. Bien que les ERP SaaS offrent en général une grande flexibilité, l'accumulation de modules spécifiques et de passerelles vers d’autres outils peut avoir un impact significatif sur les coûts.
Enfin, le calcul du TCO d’un système ERP suppose de prendre en compte le partage des responsabilités dans la gestion de la sécurité des données et des risques associés. Dans ce modèle, la sécurité de l'infrastructure Cloud (incluant la protection des données, la cybersécurité et la conformité réglementaire) est assurée par le fournisseur, mais l’entreprise reste responsable de nombreux aspects : gestion des accès, sécurisation des terminaux, etc.
Quel ROI pour votre ERP ?
La comparaison des coûts entre le modèle on-premise et le modèle SaaS ne se limite pas à l’évaluation du TCO d’un ERP selon ces deux grands modèles. Il est indispensable de prendre en compte le retour sur investissement (ROI) d’un ERP et les aspects qualitatifs et stratégiques de son implémentation.
Intégration avec l'écosystème technologique
Qu'il soit on-premise ou en SaaS, un ERP doit s’intégrer avec l'écosystème technologique de l'entreprise afin de garantir une communication fluide entre l'ERP et le CRM, les outils de BI et autres plateformes de production. Pour ce faire, l'ERP doit se connecter efficacement à ces systèmes, souvent via des API ou des interfaces de programmation spécifiques.
Pour un ERP on-premise, l'intégration peut nécessiter des développements spécifiques qui viendront augmenter les coûts initiaux. De leur côté, les ERP SaaS offrent souvent des intégrations pré-construites avec des applications populaires, réduisant les efforts et les coûts de mise en place.
Au-delà des aspects techniques, les coûts d'intégration comprennent également la gestion de projet, les tests de validation, et la formation des utilisateurs sur les nouveaux flux de travail. Ces coûts, souvent sous-estimés, sont pourtant inévitables pour assurer une implémentation réussie.
Impact sur l'opérationnel et la productivité
Puisque l’implémentation d’un ERP se fait dans le but de générer des gains de productivité, il est naturel d’évaluer le coût d’un ERP en fonction de son ROI.
Pour un ERP on-premise, la personnalisation avancée permet une adaptation fine aux processus spécifiques de l'entreprise, et donc une efficacité opérationnelle optimale, du moins sur le long terme. En effet, la personnalisation implique des phases de développement et de test qui peuvent affecter la productivité à court terme.
À l’inverse, les ERP SaaS offrent une mise en œuvre rapide grâce à des configurations préétablies et des processus d'intégration simplifiés. Cette rapidité peut accélérer l’implémentation (et donc les gains de productivité), mais peut parfois se heurter à des limites en termes de personnalisation. Il convient donc de choisir un ERP avec une couverture et une profondeur fonctionnelle large telle et une facilité de personnalisation telle que celles proposées par l’ERP SYLOB.
Adaptation aux évolutions du marché
La capacité d'un ERP, on-premise ou SaaS, à s'adapter aux évolutions rapides du marché est un critère déterminant pour apprécier le coût d’une solution. Les ERP on-premise, bien que robustes et personnalisables, offrent moins d’agilité que les ERP SaaS. Ces derniers intègrent plus rapidement les nouvelles exigences du marché et facilitent l'adoption de nouvelles fonctionnalités et technologies via des mises à jour régulières et automatiques.
En conclusion, le choix d’un ERP ne peut se limiter à une comparaison des prix, il faut également prendre en compte les coûts. Or, cette démarche peut s’avérer complexe tant le modèle on-premise et le modèle SaaS diffèrent. Pour y voir plus clair, l’évaluation du TCO et le calcul du ROI sont des approches complémentaires pour sélectionner le meilleur outil tout en maîtrisant son budget.
