Les coûts cachés d'un ERP : ce que le prix d’un logiciel ne vous dit pas !

Améliorant l’optimisation des processus internes, les ERP sont hautement bénéfiques pour les entreprises. L’implémentation de cet outil indispensable représente un investissement majeur, qui nécessite d’être évalué avec soin. Toutefois, malgré leurs impacts financiers importants sur le prix total de la solution, certains coûts n’apparaissent pas de manière évidente lors de l'analyse des différentes offres ERP. En effet, les dépenses à évaluer sont multiples et concernent aussi bien les coûts de mise en place de l’ERP, de formation des équipes, que les coûts associés au support informatique. Le prix d’un ERP peut souvent sembler attractif à première vue, mais cache parfois des coûts additionnels qui peuvent alourdir la facture sur le long terme. Revenons sur les points de vigilance majeurs et éviter les coûts cachés d’un ERP.

Couverture fonctionnelle : une économie apparente peut coûter cher à long terme

L'un des pièges les plus courants lors du choix d'un ERP est de sous-estimer l'importance de la couverture fonctionnelle. À première vue, un ERP peut sembler être une bonne affaire en raison de son coût plus bas, mais une couverture fonctionnelle limitée peut se traduire par des frais cachés importants au fil du temps.

L'importance de bien définir ses besoins

Chaque entreprise a des besoins spécifiques, et un ERP doit être capable de couvrir ces besoins de manière efficace. Cependant, un ERP qui semble moins cher au départ pourrait ne pas inclure nativement certaines fonctionnalités essentielles. Par exemple, si l’ERP ne dispose pas de modules pour la gestion des stocks, la planification des ressources humaines, ou la gestion financière suffisamment poussés, il sera nécessaire de développer des solutions spécifiques pour combler ces lacunes. Ces développements sur-mesure peuvent rapidement faire grimper la facture, sans compter la maintenance et les éventuelles incompatibilités futures.

Le coût des développements spécifiques

Lorsque les besoins de l’entreprise ne sont pas entièrement couverts par l’ERP, il devient souvent nécessaire de faire appel à des développeurs pour ajouter des fonctionnalités spécifiques. Cette personnalisation passe par l’implémentation de configurations spécifiques conçues pour s’adapter aux processus internes et aux spécificités de l’entreprise. Les ajustements peuvent être nombreux, qu’ils concernent les interfaces utilisateurs, la création de nouveaux modules, ou encore l’intégration de règles métier spécifiques. Selon les exigences de l’entreprise, les frais associés à la personnalisation du logiciel peuvent très vite s’accumuler et alourdir le coût total de la solution déployée, au lancement du projet et à chaque mise à jour logicielle, cela d’autant plus dans le cas où les besoins évoluent à mesure de la mise en place du projet.

Dans le calcul du prix d'un ERP, il faut aussi prendre en compte le coût de l'intégration des outils utilisés par l’entreprise, s’ils ne sont pas déjà intégrés à l’ERP, des dépenses souvent sous-estimées. Il s’agit d’assurer la compatibilité et la fluidité des échanges entre ces différents outils, ce qui nécessite parfois selon l’ERP choisi des développements supplémentaires, ainsi que des tests approfondis, augmentant les coûts et les délais de déploiement.

Des coûts facilement évitables en choisissant un ERP métier disposant d’une couverture et profondeur fonctionnelle complète !

Les risques d’une mauvaise évaluation des besoins

L’un des principaux pièges est de mal comparer les ERP disponibles sur le marché. Deux ERP peuvent sembler similaires en matière de couverture fonctionnelle mais peuvent ne pas couvrir de la même manière les besoins. Concrètement, deux ERP peuvent avoir le même nombre de modules (gestion de la production, gestion commerciale, gestion des stocks, etc.) mais être fondamentalement différents en matière de “profondeur” fonctionnelle. Par exemple, un ERP réputé industriel moins cher qu’un autre également dédié aux problématiques de l’industrie pourrait ne pas inclure des fonctionnalités spécifiques à la gestion à l’affaire, nécessitant des ajustements coûteux par la suite. Il est donc crucial de bien évaluer les besoins de votre entreprise et de s’assurer que l’ERP choisi couvre l’ensemble de ces besoins, afin d’éviter des dépenses imprévues à long terme.

Pérennité du fournisseur : un investissement sûr sur le long terme ?

Un autre aspect souvent négligé lors du choix d’un ERP est la pérennité du fournisseur. Opter pour un ERP avec un prix attractif peut sembler une bonne affaire, mais qu’en est-il de la stabilité du fournisseur ? La solidité financière et la capacité d’innovation du fournisseur sont des facteurs clés qui doivent être pris en compte, car ils peuvent avoir un impact direct sur la viabilité de votre système à long terme.

La stabilité financière du fournisseur

Le choix d'un ERP doit également tenir compte de la solidité financière du fournisseur. Un fournisseur en difficulté financière peut offrir des tarifs compétitifs pour attirer des clients, mais cela présente un risque. Si le fournisseur fait faillite ou cesse d'investir dans la solution ERP, cela pourrait mettre votre entreprise dans une position difficile. Vous pourriez vous retrouver avec un logiciel obsolète, sans support technique ni mise à jour, vous forçant à changer d’ERP plus tôt que prévu. Ce changement imprévu pourrait générer des coûts élevés en termes de migration des données, de formation du personnel et de réorganisation des processus.

Mises à jour et innovations

Un ERP performant ne se limite pas à sa version initiale. Les mises à jour régulières sont essentielles pour améliorer les fonctionnalités, corriger les bugs et garantir la sécurité des données. Cependant, tous les fournisseurs ne suivent pas le même rythme en matière d'innovation. Un ERP moins cher peut ne pas bénéficier des mises à jour nécessaires pour rester à la pointe de la technologie. Vous pourriez alors devoir investir dans des systèmes ou services supplémentaires pour combler les lacunes, entraînant ainsi des coûts supplémentaires.

Impact sur la sécurité des données

Un fournisseur stable et fiable est également un gage de sécurité des données. Les petites entreprises, en particulier, ne disposent souvent pas des ressources nécessaires pour maintenir elles-mêmes un haut niveau de sécurité. Un ERP moins cher, développé par un fournisseur fragile, peut être plus vulnérable aux cyberattaques, avec des conséquences financières et réputationnelles potentiellement désastreuses.

Services associés : le support et la maintenance, des éléments essentiels souvent sous-évalués

Enfin, il ne faut pas sous-estimer l’importance des services associés à l’ERP. Derrière chaque prix affiché, il y a souvent des services indispensables qui ne sont pas toujours inclus dans le coût initial. Il s’agit principalement de la formation, du support technique, et de la maintenance continue du logiciel.

La formation et l’accompagnement utilisateur

Pour qu’ils puissent utiliser efficacement l’ERP, les employés doivent être correctement formés. Les sessions de formation entraînent des coûts directs, qu’il s’agisse des frais des formateurs, des matériels pédagogiques réquisitionnés ou encore du temps de travail des employés consacré à l'apprentissage. Un prix d’achat bas n’inclut probablement pas formation, ou alors une formation de faible qualité. Une formation inadéquate entraînera probablement une baisse de productivité, des erreurs et une mauvaise utilisation du logiciel, ce qui finit par coûter cher à l’entreprise. La courbe d'apprentissage sera d’autant plus longue dans ce cas.

Le support technique et la maintenance

Au-delà de la formation, un bon ERP nécessite un support technique réactif. Certains fournisseurs proposent des offres de support limitées ou payantes, ce qui peut entraîner des frais inattendus en cas de problèmes techniques ou de bugs. De plus, la maintenance du logiciel – incluant les mises à jour de sécurité et les améliorations fonctionnelles – doit être incluse dans le calcul global. Un ERP sans contrat de maintenance peut devenir rapidement obsolète, ce qui imposera des coûts additionnels pour le maintien du système en état de fonctionnement.

Personnalisation et évolutivité

Enfin, un ERP doit pouvoir évoluer avec votre entreprise. Un ERP moins cher peut manquer de flexibilité ou ne pas être conçu pour s'adapter aux changements futurs de votre entreprise (croissance, nouveaux marchés, évolutions réglementaires). Si l'ERP n’est pas assez flexible, il faudra à nouveau investir dans des personnalisations coûteuses pour qu'il continue de répondre à vos besoins. Cela peut engendrer des coûts beaucoup plus élevés que ceux prévus initialement.

Comment réduire les coûts cachés d’un ERP ?  

Il existe heureusement différentes pistes pour diminuer ces coûts cachés, dont l’adoption d’une démarche proactive dans le processus de sélection d’un ERP.

Choisir le bon fournisseur

Pour minimiser les coûts cachés, il est crucial de sélectionner un fournisseur d'ERP qui face preuve de transparence sur les coûts réels de la solution, et qui propose des offres de support adaptées aux besoins de l'entreprise. Pour cela, pensez à vérifier la réputation du fournisseur auprès de ses clients.

Planification rigoureuse

Il semble difficile d’anticiper les coûts cachés sans mettre en place une planification détaillée. Cette planification doit inclure une analyse approfondie des besoins de l'entreprise, une estimation réaliste des coûts du projet à long terme, ainsi qu’une projection des ressources nécessaires à chaque étape. Une organisation qui favorise un meilleur contrôle du budget global.

Evaluation des contrats

Ne négligez pas l’importance de l’analyse des contrats qui incluent les coûts cachés dans le budget initial. Il peut s’agir de contrats tout compris, de clauses spécifiques concernant le support, l’hébergement et la maintenance ou de conditions favorables pour l’ajout e renouvellement des licences, qui vous aideront à éviter les frais imprévus.

Une équipe dédiée au projet aussi bien en interne qu’en externe

Enfin, il est recommandé de constituer une équipe dédiée au projet ERP, incluant un chef de projet et des key users répartis par service. Ces personnes seront responsables de la description et de la validation des processus, ainsi que du suivi des différentes phases du projet, facilitant la coordination et l’efficacité de la mise en œuvre de l’ERP.