Suivi des stocks optimisé : les meilleures pratiques en contrôle de gestion

Dans toute entreprise industrielle, les stocks occupent les équipes comme les esprits. Sujet sensible, leur pilotage exige beaucoup de rigueur et de discipline pour disposer du bon niveau de matières ou de marchandises. Le contrôle de gestion, a notamment la charge du suivi des stocks, en collaboration avec les responsables approvisionnement, supply chain et logistique. Afin d’aider ces financiers dans leur mission, voici les objectifs à viser ainsi que nos conseils opérationnels.

Objectifs d’un bon suivi des stocks par le contrôle de gestion

Les départements financiers des entreprises aident les décideurs au quotidien, en produisant une information exacte, rapide et pertinente. Ils participent à l’analyse des risques et à la fiabilisation du contrôle interne. Le suivi des stocks comporte de multiples facettes qui répondent à tous ces objectifs d’un bon contrôle de gestion.

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Aider les opérationnels à bien piloter la supply chain

Le contrôle de gestion travaille conjointement avec les opérations, la supply chain, les approvisionnements et le service logistique. Il aide à mettre en place une méthode de pilotage des stocks appropriée à chaque besoin de l’entreprise. Il peut s’agir de déployer un outil informatique de gestion, logiciel spécifique ou ERP complet.

Éviter le surstockage

Le premier objectif consiste à éviter les stocks pléthoriques, qui mobilisent de la trésorerie inutilement. Ces sur-stocks conduisent à gonfler le besoin en fonds de roulement, poste qui exige un financement. Le fait de disposer d’un suivi des stocks régulier et à jour contribue à identifier les excédents. Il permet aussi de les prévenir en limitant les commandes de réapprovisionnement ou la production de produits finis.

Se prémunir des ruptures de stock

Inversement, le contrôle de gestion, en contribuant à un suivi des stocks fiable, aide les opérationnels à éviter les ruptures de produits. C’est un moyen de faciliter le réapprovisionnement auprès des fournisseurs. Les produits ou matières qui manquent sont préjudiciables à la bonne marche de l’activité. Ils entraînent des arrêts de lignes de fabrication ou des retards de livraisons clients. Ces situations génèrent des coûts financiers. N’oublions pas les impacts néfastes sur la vente et la relation client.

S’assurer de la réalité physique et de la sécurité des stocks

Le stock constitue un actif de l’entreprise. Il convient de vérifier régulièrement son existence (en quantité comme en qualité) et la précision de sa valorisation. Un suivi des stocks professionnel et bien organisé comprend notamment :

• des processus d’étiquetage et de rangement informatisés et physiques des articles ;
• une sécurisation de l’accès de chaque entrepôt ou magasin ;
• un contrat d’assurance approprié ;
• une procédure d’inventaire détaillée (inventaire annuel et sondages tournants).

Contribuer à l’arrêté des situations comptables

La valorisation et l'évaluation des stocks (voire, le contrôle de conformité) font généralement partie des tâches confiées au contrôle de gestion lors de l’arrêté des comptes. Ce poste du bilan exige le suivi des quantités ainsi que leur valorisation, produit par produit. Inventaire permanent ou vérification physique du stock réel, le contrôleur de gestion se charge au minimum d’organiser le processus et de le superviser. Il répond également aux sollicitations des commissaires aux comptes.

Améliorer le contrôle interne

Le suivi des stocks permet aussi d’optimiser le contrôle interne dans les entreprises. D’une part, le contrôle de gestion, au cœur des flux et des données financières, semble le plus apte à établir une procédure d’inventaire pertinente et opérationnelle. Il l’actualise régulièrement et y liste tous les entrepôts et magasins de stockage internes comme externes. Il s’assure que les inventoristes respectent la méthode et les supports de comptage définis.

Par ailleurs, en analysant les écarts d’inventaire, et en recherchant les dysfonctionnements opérationnels, le contrôleur de gestion participe aussi à l’amélioration du contrôle interne. Il identifie des erreurs dans l’utilisation du logiciel, les produits finis non facturés au client, les flux d’articles mal tracés, etc. Il peut ensuite mettre en place des actions correctives y compris au niveau de l’ERP industriel.

Les 4 bonnes pratiques de gestion pour suivre vos stocks

Face à tous ces objectifs que visent les contrôleurs de gestion, voici les suivis que nous recommandons de déployer pour chaque type de stock dans l’entreprise. 

Suivi des stocks : valorisation brute à l’actif du bilan

Comment disposer de la valeur du stock brut à comptabiliser ? Le contrôle de gestion se base soit sur l’inventaire permanent, soit sur l’inventaire physique réel effectué.  

Suivi des stocks en quantités avec système d’inventaire permanent ou pas

L’inventaire permanent des stocks par un logiciel ne constitue pas une obligation pour l’entreprise. Il pilote alors les données et flux en continu. Même dans une telle société, le contrôle de gestion doit s’assurer de la réalisation d’un inventaire physique annuel au minimum.

En présence d’un inventaire permanent, si les stocks ne constituent pas un point de vigilance fort pour la détermination du résultat, établissez le contrôle physique annuel par exemple le mois avant la clôture. Avec ce système de hard-close, vous réduisez la charge de travail de fin d’exercice. En l’absence d’inventaire permanent, le comptage doit en revanche se réaliser à la date du bilan. 

Valorisation brute des articles en stock

Après la vérification en quantité du stock, intervient la valorisation des données inventoriées. Dans un premier temps, le contrôleur de gestion s’attache à calculer la valeur de chaque article en stock, si l’inventaire permanent ne comporte pas nativement ces données. 

Votre logiciel ne dispose que des quantités ? Votre inventaire est établi manuellement sur Excel ? Vous devez alors retrouver les informations d’achat sur les factures fournisseurs pour les matières ou marchandises à revendre en l’état. Pour la production de l’entreprise, il s’agit de déterminer le prix de revient (PRI). Diverses méthodes de valorisation existent, le PRI réel, CUMP, LIFO, FIFO, etc. Notez qu’en cas de changement de méthode, vous devez en mesurer l’impact et le mentionner dans l’annexe comptable. 

Même si l’ERP fournit le stock en quantité et en valeur, nous recommandons au contrôleur de gestion d’effectuer divers sondages. Il s’assure ainsi du bon fonctionnement du logiciel. Il anticipe les remarques des commissaires aux comptes.

Pilotage des stocks pour leur valorisation nette

Après avoir valorisé les stocks bruts, vient le temps de calculer les provisions de dépréciation. Nous préconisons de travailler sur 4 axes principaux : 

• déterminer la procédure de dépréciation des produits en stocks (cas de provisionnement selon la rotation ou les dates de péremption, modalités d’identification, taux appliqués, etc.) ;
• automatiser, si possible, ce calcul dans le logiciel de gestion des stocks, notamment pour suivre la rotation des articles ;
• profiter de l’inventaire physique pour vérifier ou détecter les articles à déprécier, voire les isoler physiquement pour une future destruction ;
• contrôler les destructions effectives de stocks pour les produits inutilisables et reprendre les provisions le cas échéant. 

Contrôle des stocks pour limiter l’impact sur la trésorerie et favoriser la rotation

Le contrôle de gestion vise aussi à optimiser la trésorerie, notamment à travers la réduction du BFR. Un suivi des stocks qui comprend des informations pertinentes sur la rotation des produits participe à ce processus.

Nous recommandons de piloter deux types de données pour analyser l’antériorité des stocks : 

• le ratio DIO, Days Inventory Oustanding (nombre de jours d’achats que représente le stock de matières premières ou de jours de ventes pour les produits finis ou marchandises) ;
• le calcul de cette même rotation des stocks produit par produit, si possible directement dans votre logiciel ou ERP industriel. 

Le contrôleur de gestion peut ensuite investiguer pour comprendre les raisons des rotations trop faibles. Il peut aussi proposer des actions commerciales pour déstocker des produits finis, quitte à baisser ponctuellement le prix de vente et la marge de certains articles. L’objectif consiste bien à réduire le poids du stock.

Suivi des stocks pour contrôler les coûts du stockage

Enfin, parmi les missions que mène le contrôleur de gestion en matière de suivi des stocks, n’oublions pas le coût réel du stockage. Les entreprises entreposent leurs articles, matières premières, consommables, marchandises, encours de production ou produits finis, soit en interne soit en externe.

Pour des stocks présents dans des entrepôts extérieurs, vous recevez périodiquement des factures de prestation logistique. Elles sont à vérifier. Coût des entrées et sorties, coût du stockage souvent en nombre de jours, etc. ce sont généralement les contrôleurs de gestion qui s’en chargent. Si votre ERP industriel intègre le suivi des stocks déportés, vous disposez d’un outil précieux pour réaliser vos vérifications. 

Dans le cas contraire, le contrôleur de gestion met au minimum en place un tableau Excel avec tous les flux article par article et entrepôt par entrepôt. N’omettez pas de circulariser ces fournisseurs pour la clôture. Participez à l’inventaire physique, notamment là où le stock s’avère significatif. 

Suivre ses stocks, c’est plus aisé avec un ERP industriel

Pour épauler les contrôleurs de gestion d’entreprises industrielles, notamment pour le suivi des stocks, nous recommandons de s’équiper d’un progiciel métier complet. Avec un ERP industriel comme ceux proposés par Forterro France, les directions financières peuvent mettre en place un pilotage des stocks efficient, en toute sérénité.