Pourquoi choisir un ERP SaaS ?
Les entreprises de toutes tailles sont confrontées à la nécessité de gérer efficacement leur activité, de la production à la gestion des finances.
Les systèmes ERP permettent d'intégrer et de coordonner différents processus, facilitant ainsi la gestion de l'entreprise dans son ensemble. Le modèle traditionnel nécessite un investissement important en temps et en argent pour l'acquisition de licences, l'installation et la maintenance.
Grâce aux technologies Cloud, l'émergence de l'ERP en mode SaaS (Software as a Service) constitue une alternative qui offre de nombreux avantages pour les entreprises.
La réduction substantielle des coûts
L'ERP en mode SaaS présente plusieurs avantages financiers significatifs pour les entreprises. Tout d'abord, le coût initial d'investissement est considérablement réduit. Les frais d'achat de licences et d'installation d'un système ERP traditionnel sont supprimés, ce qui permet de réaliser des économies importantes dès le départ.
De plus, l'absence de coûts cachés tels que les frais de maintenance et de mise à jour, qui sont souvent facturés séparément dans un modèle traditionnel, permet de mieux maîtriser les coûts à long terme.
Enfin, les mises à jour automatiques sont incluses dans l'abonnement mensuel, ce qui permet aux entreprises de bénéficier de toutes les dernières fonctionnalités sans frais supplémentaires.
Un accès facilité, une évolutivité constante
Outre les économies de coûts, l'ERP en mode SaaS offre également une facilité d'accès et une évolutivité inégalées par rapport aux systèmes ERP traditionnels.
La nature cloud-based de l'ERP en mode SaaS signifie que les utilisateurs peuvent y accéder de n'importe où avec une connexion Internet. Cela offre une grande flexibilité et facilite le travail à distance, ce qui est devenu une nécessité pour de nombreuses entreprises depuis la pandémie de Covid-19.
Les mises à jour sont automatiques, ce qui permet de bénéficier des dernières fonctionnalités sans avoir à effectuer de mise à jour manuelle. L'ERP en mode SaaS est également très évolutif, laissant le choix aux organisations d’ajouter ou de supprimer des fonctionnalités selon leurs besoins.
Répondre aux enjeux de sécurité de la donnée
L'utilisation d'un système cloud-based implique de stocker les données de l'entreprise sur des serveurs distants gérés par le fournisseur de l'ERP. Il est donc crucial pour les organisations de s'assurer que leurs données sont sécurisées et protégées contre les cyberattaques.
La base de la sérénité consiste à effectuer des recherches approfondies, et réclamer des preuves pour s’assurer que le fournisseur dispose de mesures de sécurité adéquates. Parmi ces mesures, on peut en citer quelques-unes : chiffrement des données, authentification à deux facteurs, présence pare-feu ou encore processus d’identifications sur des technologies biométriques.
La sécurité n’échappe pas à la règle de mise en place de bonnes pratiques : création de mots de passe forts et mise en place de mesures de sécurité pour éviter les attaques de phishing sont des bases indispensables. Pour davantage de prudence, les organisartions peuvent opter pour un système de sauvegarde régulières de leurs données.
Un dernier point en matière de sécurité : la hiérarchisation des accès et les autorisations qui en émanent. Tout logiciel ERP digne de ce nom doit permettre de contrôler l’accès à la donnée par catégorie d’utilisateur, en fonction des rôles qui leur sont donnés.
Faciliter la mise en place de la migration des données
La migration des données est une étape essentielle dans le passage à un système ERP en mode SaaS. Avec une bonne planification et des stratégies efficaces, la migration se fera de manière douce et totalement sécurisée.
Pour y parvenir, chaque entreprise doit identifier toutes les données qui doivent être migrées, ainsi que leur emplacement et leur format actuel. Il est également important de déterminer comment ces données seront transférées, en utilisant des outils de migration tels que des scripts, des outils d'intégration de données ou des services de migration de données proposés par les fournisseurs.
Les étapes de test de migration sont également essentielles : elles permettent de minimiser les risques d'erreurs ou de perte de données pendant la migration. Les tests doivent inclure la vérification de la qualité des données, l'identification des doublons et la mise en place de contrôles de validation.
Enfin, il est question d’un respect technique et juridique. La migration est une opportunité idéale pour s’assurer de l’aspect conforme de la donnée, aux normes légales et à celles du nouveau système. Compte-tenu de l’importance et de l’ampleur du sujet, il est recommandé de veiller à ce que la migration concentre le plus d’indicateurs possibles pour pérenniser l’usage du nouvel outil mis en place.
Former les utilisateurs : forger leurs compétences et épouser leurs nouvelles manières de travailler
La formation des utilisateurs est un élément clé pour une entreprise qui choisit de passer à un système ERP en mode SaaS. Cette transition nécessite souvent une modification des processus métiers et des habitudes de travail des employés.
En formant les utilisateurs, l'entreprise peut accroître l'autonomie pour chacun dans son organisation. Les employés seront en mesure d'effectuer des tâches qui étaient auparavant réservées aux membres de l'équipe IT et décentraliser la compétence pour répondre aux besoins de divers départements : marketing, ressources humaines...
Le choix d’un ERP sous modèle SaaS est également en phase avec les enjeux du travail dans son environnement général. Les employés peuvent accéder aux données et aux processus de l'entreprise depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet, ce qui leur permet de travailler à leur rythme et selon leur propre horaire. Cela peut aider à améliorer la satisfaction des employés et à augmenter leur productivité.
La facilitation de la communication et de la collaboration entre départements permet donc à toute entreprise, qui a fait le choix de s’émanciper d’infrastructures physiques, de proposer à ses collaborateurs de télétravailler sans la crainte d’un accès fragilisé.
Point final : des avantages non négligeables
On peut lister plusieurs avantages explorés le long de cet article qui sont décisifs dans le choix d’un ERP en mode SaaS :
- une réduction des coûts pour l’entreprise dès le départ,
- une facilité d’accès aux données pour favoriser le télétravail
- une méthodologie plus simple et assistée pour la migration des données
- un surplus de sécurité pour les données avec la certitude d’une infrastructure Cloud sans cesse renouvelée par le fournisseur.
En savoir plus sur les ERP SaaS :
Quelle est la place de l'ERP dans les enjeux du Cloud ?
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