Comptabilité multi-société : pourquoi et comment l’ERP répond-il à ce besoin ?

Quelle que soit la forme du groupe et ses activités, la comptabilité multi-société présente de nombreux enjeux. Elle exige une bonne organisation et des règles claires, y compris en amont des écritures, afin de piloter correctement les flux. Un logiciel du type ERP apporte à la fois de la structuration et de la flexibilité pour un tel processus comptable. Il répond aux nombreux besoins de gestion, tant pour les opérationnels que pour les financiers, notamment dans un univers industriel.

Des besoins comptables qui diffèrent selon l’organisation du groupe de sociétés

La comptabilité multi-société varie en fonction du type d’entreprises. C’est le réceptacle des écritures qui reflètent tous les flux économiques du groupe ainsi que le support pour établir les comptes annuels, sociaux, voire consolidés. Mais, les données comptables servent aussi aux analyses approfondies des activités, via la comptabilité analytique notamment. Voici les trois organisations multi-sociétés qui peuvent se présenter.

Les groupes multi-activités avec une holding

Les conglomérats correspondent à des groupes pluri-activités organisés sous la forme d’une holding et de plusieurs branches avec des filiales. Ces structures présentent un besoin de consolidation et de pilotage financier au niveau de la holding. Souvent, chaque secteur d’actvité fonctionne en toute autonomie sans flux économiques entre les différentes entités.

Les groupes industriels multi-sociétés et multi-sites qui travaillent ensemble

Parfois, notamment dans le cadre d’une activité industrielle multi-sites, le groupe comporte une société mère (une holding ou une entité juridique pour la commercialisation), et plusieurs filiales. Chaque structure réalise une partie de la production industrielle (par exemple une gamme de produits). Elle cède sa fabrication selon des règles de transfer price à la société qui vend aux clients finaux. De nombreux flux inter-sites se croisent dans les comptabilités des différentes entreprises.

La comptabilité multi-société dans un environnement international

Dans d’autres cas, il s‘agit d’un groupe de dimension internationale dont certaines entités se situent dans des pays étrangers. La comptabilité multi-société d’une telle organisation présente donc la particularité de devoir tenir compte des règles locales en vigueur, en plus des besoins classiques d’un groupe basé en France.

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Zoom sur les enjeux de la comptabilité multi-société et des besoins de gestion globaux d’une activité industrielle

Prenons le cas d’une PME composée de plusieurs sociétés industrielles en France qui présentent des fournisseurs voire des clients communs, sans oublier de la sous-traitance intragroupe. Voici ses besoins en matière de gestion comptable et financière multi-société.

Un plan de compte maître pour toute la comptabilité multi-société

Le premier besoin pour une comptabilité simple à consolider et à comparer consiste à disposer du même plan comptable pour toutes les sociétés. Il s’accompagne aussi de procédures afin de définir quelles dépenses se comptabilisent dans quel compte par exemple. Ce plan comporte généralement des comptes spécifiques pour enregistrer les opérations intra-groupes. L’utilisation des mêmes solutions informatiques, comme un ERP multi-société, facilite ce processus.

Un Master Data Management unique (MDM), cohérent et maîtrisé

Bien en amont de la comptabilisation des factures fournisseurs ou clients, les solutions informatiques comportent des bases de données. Elles gèrent tous les tiers et articles (matières premières et produits finis). C’est ce pilotage des informations de base qui conditionne les bonnes imputations comptables et analytiques, comme pour des wagons dans une gare de triage. Aussi, ces entreprises multi-sites exigent un pilotage strict de leurs référentiels.

C’est tout l’objet du Master Data Management (MDM) ou du Product Data Management (PDM). Avec un ERP multi-société, l’entreprise peut gérer ainsi ses données de base avec rigueur et intelligence. Le client comme le fournisseur est créé une seule fois dans un lieu unique, tout comme la fiche article.

Une simplification de la comptabilité multi-sociétés au niveau des flux inter-sites

Lorsque les PME ou ETI présentent plusieurs sites industriels qui échangent entre eux, la comptabilité multi-société gagne à être simplifiée. Ainsi, le client interne doit vérifier la prestation ou la marchandise reçue ainsi que la facture avant de donner son bon à payer. Pour autant, il perdrait du temps à comptabiliser cette pièce comptable. Le besoin d’intégration de ces factures automatiquement en comptabilité exige donc des outils informatiques organisés en ce sens. Il en va de même pour les commandes, les ordres de fabrication, etc.

Au-delà de la comptabilité, ce type d’entreprises industrielles trouve alors dans un ERP, des solutions de pilotage unifiées. Elles y gèrent la production, la supply chain, la logistique, les ressources humaines, etc. pour toutes les entités.

Un reporting financier avec une agrégation et consolidation rapide des données

Évidemment, la comptabilité multi-société doit permettre d’additionner les données et de les consolider aisément. Avec un plan comptable analytique et général commun, c’est plus simple. Ainsi, ce type d’entreprise répond aux exigences légales tant pour les comptes sociaux que consolidés. Les actionnaires d’une PME comme d’une ETI disposent rapidement d’une vision d’ensemble de la situation financière du groupe. 

La construction et le suivi budgétaire exigent également des solutions IT communes, ERP et outils de Business Intelligence. Ces derniers aident aussi à structurer les reportings avec des indicateurs opérationnels communs à une activité par exemple.

L’ERP multi-société facilite la gestion comptable de plusieurs entités industrielles dans le même groupe

Face à tous ces besoins d’organisation technique des flux financiers et comptables, nous déconseillons l’utilisation de plusieurs logiciels de comptabilité. Dans la mesure où les besoins de gestion dépassent la simple comptabilisation, nous préconisons de choisir un système complet, un ERP industriel.

Une architecture informatique cohérente face aux besoins multi-sites ou multi-sociétés

Ce type de logiciel présente de la flexibilité sur le plan de l’architecture des données. Que vous souhaitiez organiser les entités juridiques autour d’une structure maître ou pas, l’ERP sait répondre sur le plan technique. Vous envisagez de piloter une holding financière et de conserver chaque filiale autonome dans sa gestion avec sa propre base de données ? C’est possible. Vous préférez un mode très centralisé avec une architecture "mono base" ? L’ERP peut gérer également ce besoin.

Une solution cohérente pour la gestion des droits et des accès et qui respecte la confidentialité

Par expérience, chez Sylob, nous savons combien la gestion des accès dans un groupe de sociétés doit être fiable, précise et simple à la fois et non une source d’ennuis. Quelle équipe ou quel responsable de service peut consulter, éditer ou modifier les données ? Quelles informations requièrent une expertise particulière ? Lesquelles doivent rester confidentielles ?

Plus le groupe d’entreprises présente de la complexité, plus l’ERP s’avère pratique. Avec un module de gestion des droits utilisateurs, vous tracez aussi les activités jusqu’à la comptabilité entité par entité. Vous vous assurez de la séparation des tâches au sein d’une équipe. C’est un outil qui participe indéniablement à un bon contrôle interne.

Simplification et automatisation des flux, processus et workflows pour les sites industriels du groupe

L’ERP multi-société contribue aussi à fluidifier et rationaliser les procédures de façon dématérialisée. Ce type de logiciel permet de déployer des workflows sur le cloud pour chaque étape par exemple de la supply chain. Des contrats fournisseurs jusqu’aux factures en comptabilité, en passant par les commandes, livraisons et réceptions, la recherche d’informations reste simple. Le stockage des données s’effectue à un seul endroit, généralement sur le cloud.

Intégration aisée d’une nouvelle entité dans le groupe de sociétés

Opter pour un ERP pour une gestion comptable multi-société vous assure aussi de pouvoir aisément ajouter une entité. Par définition, un tel progiciel accueille de multiples entités de façon structurée. Lors du rachat ou de la création d’une entreprise, il suffit de lui octroyer les paramètres et les droits prévus pour ce type d’activité. Par rapport au maintien d’un système informatique autonome dans cette filiale, vous économisez du temps et rentabilisez rapidement le changement des logiciels en place.

La comptabilité multi-société implique d’utiliser les bons outils. L’ERP industriel multi-site correspond parfaitement à ce besoin et va plus loin. Il répond à toutes les problématiques de gestion et de rationalisation des flux, en amont de la comptabilité. Avec une structuration des processus, l’établissement des comptes et leur consolidation deviennent simples. Vous aimeriez comprendre comment ce type de logiciel peut s'intégrer dans votre organisation multi-entité et avec quelle architecture de données ? Échangez avec l’équipe de Sylob, le spécialiste des solutions ERP pour l’industrie.