Comment la structuration de la biotech Mablink Bioscience passe par l’ERP Sylob 9 ?

« Mablink est une biotech, mais pas comme on l’entend habituellement. Contrairement aux biotechs classiques, virtuelles, constituées de 2 à 3 personnes seulement et qui sous-traitent l’intégralité de leurs opérations de R&D, mon cursus et l’amour de l’entreprise au sens général font que j’ai décidé de créer une véritable entreprise, c’est-à-dire avec ses propres moyens de production et de R&D » raconte Jean-Guillaume Lafay, fondateur de Mablink.

L’ERP Sylob 9 : le socle de Mablink

En 2010, Jean-Guillaume Lafay intègre une biotech en difficulté. C’est à ce moment-là qu’il découvre les systèmes de gestion et l’ERP Sylob qu’il choisira pour restructurer cette société.

Le choix de l’ERP Sylob s’est donc imposé comme une évidence chez Mablink et Jean-Guillaume Lafay précise : « à mon sens, aujourd’hui, il serait une erreur de créer une entreprise sans système de gestion. L’ERP met clairement l’entreprise sur des rails. L’ERP Sylob répond quasiment intégralement aux problématiques qu’une biotech peut avoir dans sa structuration, et cela avec la version standard, sans développement d’activités spécifiques par Sylob. Nos collaborateurs chez Mablink ont parfaitement compris que le système de gestion était là pour les aider. Il permet de gagner du temps, de libérer de la charge mentale et donc d’être focalisé sur ses priorités, bref c’est un confort au travail. »

Gestion à l’affaire et Finances : les fonctionnalités clés d’une start-up

Chez Mablink, la gestion à l’affaire est une fonctionnalité indispensable qui permet le rattachement de l’intégralité des flux temporels, financiers et de matière à une affaire.

Jean-Guillaume Lafay explique : « Nous sommes dans le capital risque, ce qui signifie que nous devons justifier de l’intégralité de nos dépenses. Selon moi, il y 2 gros avantages de la gestion à l’affaire Sylob.

Tout d’abord, les temps de travail sont transformés en coûts très facilement, nous avons donc une vision des dépenses liées aux ressources humaines pour chaque affaire. Ensuite, grâce à la concaténation des affaires mères et filles, il est très facile d’avoir une vue intégrale de l’entreprise avec une affaire principale qui chapote des affaires secondaires, mais également de gérer des projets indépendamment les uns des autres. Ces aspects sont très importants dans le cadre d’une création d’entreprise. En effet, chaque collaborateur identifie ses missions et le temps passé. En cas d’aléas, ils sont rapidement identifiés afin de pouvoir trouver des solutions. En tant que dirigeant, j’ai ainsi des outils de pilotage formidables qui me permettent de connaître en quasiment temps réel l’activité des laboratoires et de mes collaborateurs. »

Parmi ces indicateurs, deux sont particulièrement difficiles à gérer au quotidien normalement, afin de rendre des comptes très régulièrement auprès de ses investisseurs : le crédit impôt recherche et les stocks afin de pouvoir réaliser des situations comptables.

« Le suivi du crédit impôt recherche dans Sylob consiste à suivre, pour chaque collaborateur, les déclarations temporelles sur chaque affaire et la nature des opérations attachées à ces déclarations. Les managers peuvent ainsi contrôler de la cohérence des heures déclarées sur les différentes tâches par leur équipe avec les temps prévus. Ce suivi chirurgical et donc cette transparence seront très appréciés dans la rédaction du dossier CIR. Concernant les stocks, ce qui est prépondérant dans notre secteur, c’est la traçabilité des composants et des numéros de lot. » commente Jean-Guillaume Lafay.

« Le modèle de la start-up impose une justification de sa situation financière. Le fait d’avoir la Finance, intégrée à l’ERP dès le départ fait gagner du temps, permet de piloter au mieux l’activité et de faire des réajustements par rapport au budget prévisionnel réalisé. A mon sens, passer par un cabinet externe, augmente l’inertie. C’est plus simple avec une Finance intégrée de justifier la façon dont sont utilisés les fonds. La combinaison Gestion à l’affaire et Finance me permet de retracer toute l’histoire de l’entreprise. »

Start-up / ERP : le couple gagnant

« Selon moi, 2 starts up sur 3 augmenteraient considérablement leur chance de succès si elles étaient structurées avec un système de gestion. Au lancement d’une start-up, l’écosystème est très bien fait pour les accompagner, car les aides sont nombreuses. Beaucoup d’entre elles utilisent ces fonds uniquement pour de l’innovation, considérant la mise en place d’un système d’information et de gestion comme projet secondaire. Cependant, après environ 3 ans, cela devient plus compliqué car c’est à ce moment-là que les choses s’accélèrent et cela complique donc la tâche de la start-up de devoir à la fois se structurer et accélérer son développement. Il faut anticiper la structuration de l’entreprise pour garantir son succès !  A mon sens, 100% des entreprises qui installent un ERP se demandent comment elles faisaient sans. » raconte Jean-Guillaume Lafay

Le Cloud, une évidence

Mablink utilise l’ERP Sylob 9 en mode cloud. Un choix qui s’est naturellement imposé pour sa facilité de connexion.

« En 2010, quand j’ai choisi Sylob, le cloud était une évidence tout simplement parce qu’à l’époque je voyageais beaucoup et j’avais besoin de pouvoir travailler en toute sécurité, peu importe l’endroit. » conclut Jean-Guillaume Lafay