ACMAR est une PME spécialisée dans la fabrication de matériels pour la construction et la maintenance des routes. Depuis sa création en 1946, la société a développé une gamme complète de machines (épandeuses, gravilloneuses…), qu’elle commercialise dans plus de 70 pays et dont elle assure également l’entretien et le SAV.
La limite d'une GPAO classique
« Nous avons aujourd’hui 8 000 clients, à qui nous pouvons proposer plus de 65 000 articles, du simple boulon au système complet d’épandage », explique Florent Sciard, Directeur Technique.
Pour répondre aux besoins très spécifiques de ses clients, Acmar s’est dotée d’un bureau d’étude et d’un site de production intégrés.
« Nous travaillons uniquement à la commande avec des tarifications spécifiques à chaque projet. Et c’est cette organisation qui nous a amené à changer de progiciel de gestion ».
Pour gérer ses clients, ses fournisseurs, sa production, la PME s’était dotée d’une GPAO classique. Mais tout le suivi commercial et le SAV s’effectuaient sur de simples fichiers Excel.
« Les données n’étaient pas centralisées. Nous avions beaucoup de doubles saisies, pas d’uniformisation de l’information. Et il nous manquait un configurateur pour établir chaque devis ».
Un ERP en mode cloud
En 2011, la décision est donc prise de changer de système d’information. Une équipe projet, intégrant plusieurs responsables métier, fait le tour du marché. Trois éditeurs sont consultés.
Et c’est finalement Sylob, avec son logiciel de gestion industriel Sylob 5 en mode cloud, qui remporte le contrat.
L’ergonomie et l’utilisation très intuitive du logiciel ont vraiment fait la différence. En fonction de son rôle dans l’entreprise et de ses droits d’utilisation, chaque collaborateur peut personnaliser lui-même son interface. C’est important pour une entreprise comme la nôtre, qui ne dispose pas de DSI en interne, mais qui souhaite être le plus autonome possible dans l’appropriation de son système d’information.
Le déroulement du projet ERP
Le déploiement du logiciel Sylob 5 a été réalisé en octobre 2012. Et en moins de trois mois, le progiciel était déjà opérationnel à plus de 80 %. « Le plus long a été d’intégrer correctement toutes nos données (plus de 300 000 nomenclatures) dans la nouvelle base car nous voulions absolument garder un historique sur tout le parc machines déjà en service ».
L’entreprise a également beaucoup travaillé sur le paramétrage de l’outil afin qu’il colle au plus près aux spécificités de son métier. « Pour gagner en efficacité, il vaut mieux passer par un chef de projet qui dispose d’une vision globale de toutes les actions à mener. Il est important également d’avoir un seul interlocuteur chez l’éditeur pour la partie commerciale et technique. Cela facilite vraiment le dialogue », conseille Florent Sciard.
La société a également été séduite par le mode hébergé locatif de Sylob, qui permet de se décharger de la gestion des serveurs et des réseaux, mais aussi d’étaler dans le temps le coût de l’ERP. « Toutes les données sont parfaitement sécurisées et facilement accessibles de l’extérieur par les commerciaux et les techniciens SAV ».
Construit pour répondre aux problématiques de production sur stock, à la demande et à l’affaire, Sylob 5 offre, en outre, une large couverture fonctionnelle qui permet à la PME de gérer toute son activité avec un seul outil métier adapté et évolutif.
Les principaux résultats
Plus de 30 collaborateurs utilisent aujourd’hui Sylob 5 au quotidien. Notre logiciel de gestion couvre tout le processus de vente avec une représentation graphique en d’entonnoir, qui met en évidence le taux de transformation des devis. La gestion à l’affaire, qui réunit toutes les lignes de commandes d’un projet, permet au responsable de visualiser les bilans d’affaire avec des marges projetées. Et une représentation graphique des flux de trésorerie informe le dirigeant des répercutions de ses décisions sur les finances de l’entreprise.
Le processus de commande est complet et va jusqu’au règlement. Et le configurateur intégré est une aide précieuse pour établir des devis et lancer facilement des ordres de fabrication. Le module de calcul des besoins et la visualisation graphique du plan de charge des ressources de production permettent, en outre, de détecter d’éventuelles anomalies (rupture de stock, dépassement de délais.)
Du bureau d’étude au service client, en passant par l’atelier, la direction ou les achats…tous les métiers disposent d’une vision globale de l’activité. C’est essentiel pour une PME, qui évolue sur un marché très spécifique et très concurrentiel.
En se dotant d’un outil de gestion très structuré, Acmar a aussi gagné en productivité et en performance.
« L’ERP oblige à être très précis dans la saisie des données. Cela modifie la façon de travailler. On est plus réactif, plus à l’écoute des besoins des clients ». Et cette qualité de service devrait encore s’améliorer avec la mise en place du suivi SAV et du module Qualité et traçabilité. « Il ne restera plus alors qu’à optimiser les temps de réponse sur la base articles pour que nous soyons totalement conquis », conclue Florent Sciard.
