Dématérialisation des factures et zéro papier : La solution ?

Julien September 2017

La nouvelle réglementation sur la dématérialisation des factures va-t-elle infléchir la courbe de consommation de papier ?

Bien que l’informatique et les logiciels de gestion ou ERP soient devenus omniprésents dans la vie des entreprises, le papier n’a cessé de progresser jusqu’à atteindre des records dans le monde : +13% entre 2004 et 2014.

Alors que la consommation tend à diminuer en France, nous n’en restons pas mois le 22èmeconsommateur mondiale par habitant.

Les chiffres en France

En 2015, les français ont consommé presque 9 millions de tonnes (8883 Kt : source Copacel) dont un peu plus d’un tiers pour des impressions à usage graphique

Quand on sait qu’il faut 17 arbres pour faire une tonne de papier, imaginez ce que peuvent représenter les 150 millions d’arbres nécessaires à notre consommation annuelle de surface de forêt !

Et côté des entreprises, il faut compter 70 à 85 kg de papier consommés par an et par salarié ce qui représente environ 3 ramettes par mois (source ADEME).

Réglementation sur la dématérialisation des factures : ce qui attend les entreprises ?

La nouvelle réglementation prévoit une normalisation progressive des échanges électroniques de factures entre les sociétés fournisseurs et les établissements publics.

Qui est concerné et quand ?

La mise en place de la nouvelle réglementation se fait progressivement selon la taille des entreprises et rend obligatoire la dématérialisation des factures aves les différents services de l’état :

  • En 2017 pour les quelque 200 plus grandes entreprises françaises
  • En 2018 pour les 45.000 entreprises de taille intermédiaire
  • En 2019 pour les 136.000 petites et moyennes entreprises
  • En 2020 pour les microentreprises

En quoi cela consiste t’il ?

Il s’agit d’échanger des fichiers avec la plateforme Chorus Pro. Cela peut se faire de plusieurs façons, et de manière bidirectionnelle, notamment par :

  • Une ressaisie manuelle de la facture sur le portail
  • Une interface automatisée avec le logiciel de facturation de l’entreprise

Chorus Pro permet de transmettre des factures aux entités publiques, et de contrôler que leur intégration se déroule sans encombre, ou de corriger d’éventuelles anomalies.

Quelles conséquences pour mon logiciel de facturation ?

Si l’entreprise opte pour une saisie manuelle de la facture sur portail, il n’y a pas d’impact direct sur le logiciel de gestion utilisé, si ce n’est que l’entreprise devra mettre en place une solution de GED ou du moins un système permettant de stocker les factures quelque part. Cette 1ère approche convient parfaitement pour des échanges de factures peu importants.

Dès lors que les échanges avec l’administration sont importants et réguliers, il semble plus logique de mettre en place une solution automatisée entre le portail de l’administration et le logiciel de l’entreprise : des offres dédiées existent, ou bien les logiciels de comptabilité ou de gestion intégrés du marché peuvent proposer des solutions pour l’échange des données : Web service, Fichiers d’échange.

Mais pourquoi attendre pour mettre en place l’échange électronique des documents (EDI) dans l’entreprise ?

Les entreprises du secteur privé qui ne travaillent pas avec l’administration ne sont pas concernées par la mesure, mais rien ne les empêche de mettre en place des codes de bonne conduite avec leurs fournisseurs et leurs clients et de le faire savoir.

Conclusion

Peut on donc espérer que la dématérialisation devienne l’affaire de toutes les entreprises privées et publiques ?

D’autant que les économies à espérer à la clé ne sont pas négligeables : 10 000 à 25 000 par an pour une entreprise d’une centaine de salariés !

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