Les sociétés qui développent et conçoivent des systèmes ou infrastructures techniques évoluent dans des secteurs très diversifiés. Les services qu’elles proposent peuvent aller de la R&D à l’exploitation de systèmes complexes, impliquant développements techniques et une collaboration de métiers parfois très différents. Alors, comment être sûr d’avoir un ERP adapté aux spécificités de ces entreprises ?
Des secteurs multiples mais un mode de gestion commun
La plupart des logiciels ERP industriels disponibles sur le marché couvrent plutôt bien les besoins des secteurs cités ci-dessus. Il est tout de même important de vérifier l’adéquation entre votre métier et l’expérience du prestataire choisi.
On peut distinguer 2 grandes familles d’activités :
- Les domaines du BTP, du génie civil, des infrastructures, de l’énergie…
- Les domaines de la mécanique, de l’hydraulique, des automatismes, machines spéciales…
Les domaines de compétences sont souvent larges du fait de la complexité des systèmes et des projets. Dans le secteur de la machine spéciale par exemple, les entreprises gèrent des spécificités liées à l’électronique, aux instrumentations et à la mécanique, elles ont donc besoin d’un éditeur et intégrateur expérimenté sur ces métiers pour garantir une bonne compréhension des enjeux et des contraintes à intégrer. Cela permet de parler le même langage et facilite la mise en œuvre du système de gestion intégré.
Pour autant, une composante essentielle est commune à ces entreprises, que ce soient des startups, TPE, PME ou ETI : la gestion de projet, appelée également gestion à l’affaire. Pour les entreprises d’ingénierie technique, toute relation commerciale démarre avec une phase d'étude afin de définir la solution finale du client. Cette phase durera quelques semaines, quelques mois voire plusieurs années. De façon itérative, chaque partie du projet se concrétise, permettant ainsi d’avancer dans le développement et l’industrialisation du système. La gestion de projet est cruciale afin de garantir le planning, les jalons de paiement et le suivi de la marge financière. Le choix d’un ERP devra donc absolument disposer de programmes dédiés à cette typologie de gestion à l’affaire.
Un service end-to-end
Bien souvent, les entreprises d’ingénierie et de conception technique proposent de piloter l’ensemble de la chaîne de valeur pour un service clé en main. Prenons l’exemple d’une infrastructure dans le domaine des énergies biomasses, à partir d’un besoin, l’entreprise proposera à son client l’étude, la réalisation, l’intégration et même l’exploitation du système une fois que celui-ci est opérationnel. Dans ce type de modèle, l’ERP doit être capable de piloter l’ensemble du cycle de vie, avec en particulier la maintenance pour le client (SAV et contrats d’interventions) voire le maintien en condition opérationnelle sur de longues périodes. Cette spécificité est très importante car un projet devient souvent rentable dès l’exploitation. Quand l’affaire entre en service, il devient important de surveiller la marge financière, la fiabilité de l’installation dans le temps et d’assurer la continuité de la traçabilité des interventions.
7 fonctionnalités ERP différenciantes
Pour commencer à sélectionner un ERP adapté à votre métier ou établir un cahier des charges fonctionnel, nous vous proposons une liste de fonctionnalités fréquemment plébiscitées par les entreprises d’ingénierie technique :
1. Interface CAO, PLM, PDM
Les entreprises d’ingénierie ont des processus très avancés en matière de conception et de gestion des données produits. En particulier, les nomenclatures (BOM) sont gérées par ces logiciels et évoluent fréquemment avec une gestion des révisions et des validités. Pour gagner en efficacité et partager les définitions en permanence à jour, l’ERP devra pouvoir être interfacé avec ces logiciels. Dès lors, toutes les définitions qui évoluent seront répercutées automatiquement au niveau du système de gestion. Idéalement, l’ERP pourra même notifier les utilisateurs devant être informés de ces modifications, pourquoi pas en fonction de la typologie de produit. Par exemple, cela pourra correspondre à une nouvelle révision de pièce ou au gel d’une partie de la conception. Les départements achats et méthodes pourront ainsi prendre le relais pour faire avancer le projet. Ces informations relatives au cycle de vie devront être prises en compte dans les processus de l’ERP pour autoriser ou non différentes actions sur les composants (vendre, acheter, fabriquer…).
2. Documentations techniques et gestion des documents électronique (GED)
La documentation technique est régulièrement mise à jour et elle doit pouvoir être consultée à différents stades du projet : sous-traitance, intégration, dépannage… Pour garantir un accès aux documents à la dernière version, une gestion électronique des documents est indispensable. Également, la GED permettra d’offrir un accès à tous les intervenants en gérant des autorisations d’accès précises par rôle et par utilisateur. Ils pourront être paramétrés en mode de consultation uniquement ou consultation-modification selon les cas. Enfin ces documents seront archivés et disponibles durant tout le cycle de vie du projet afin de pouvoir réaliser ultérieurement les dépannages et les plans de maintenance.
3. Lancement itératif en achat et/ou production.
Différents lots (Workpackages) structurent vos projets. Certains lots sont parfois en attente de données d’entrée ou en cours de conception. Par ailleurs, d’autres lots du projet sont prêts et cela vous permet d’anticiper des approvisionnements voire de commencer des phases de production. Un ERP en gestion à l’affaire devra être capable de débloquer de façon itérative des parties de vos affaires, tout en conservant des sécurités pour éviter des excès d’anticipation. En effet, lorsque le département R&D n’est pas bien coordonné de façon numérique avec les achats et la production, des erreurs d’approvisionnement ou de version de plan de fabrication peuvent survenir, engendrant des pertes financières réduisant la marge du projet.
4. Stocks déportés sur installation client
Dans le cas de projets portant sur des infrastructures, des installations industrielles ou encore de machines spéciales, l’intégration se fait directement sur site client. Bien que certaines parties puissent être préfabriquées en usine, la réalisation et la construction ou l'assemblage se feront majoritairement loin du siège de l’entreprise. Pour gérer les disponibilités des composants et des différents moyens efficacement, il sera important de pouvoir gérer des stocks déportés, loin de l’atelier. Ils pourront correspondre à des stocks présents dans chacun des véhicules d’intervention, dans des containers ou dans des lieux de stockage mis à disposition par les clients.
5. Planification projet
Discipline transverse absolument indispensable, la planification de vos projets doit être intégrée à votre ERP afin de synchroniser l’étude-conception, la supply chain, la fabrication et les jalons clients. La validation et le respect des délais de ces jalons engendrent souvent des échéances de facturation qui seront suivies par le contrôleur financier des projets. Lorsque tous ces métiers travaillent de concert sur le même logiciel de gestion, la planification devient plus juste et mieux partagée dans l’entreprise. L’avancement sera directement visible suite aux pointages réalisés sur chacun des projets par les équipes opérationnelles. Pour avoir une planification performante, l’ERP devra disposer d’une vue multi-projet pour pouvoir prendre du recul et éviter les conflits de charge. En définitive, les chargés d’affaires auront une vision globale et ils pourront prioriser tel ou tel projet avec une vision graphique immédiate.
6. Bilan d’affaire périodique
Incontournable, le bilan d’affaire de l’ERP offre une vue financière détaillée de vos projets. Etabli de façon périodique, vous pourrez ainsi suivre l’évolution de votre marge mensuellement, trimestriellement et annuellement. Comparée au budget, chaque ligne sera actualisée avec les montants engagés. Le bilan d’affaire offrira également une vue projetée de la marge finale du projet. Réalisé mensuellement, le bilan permettra d’analyser en détail les différents pointages de temps (bureau d’étude, assemblage, intégration etc…) en comparant avec les heures prévues initialement. À tout moment, il devient possible de piloter le projet en ayant une vue précise de l’avancement. Du côté des achats, la performance des acheteurs est directement visible de la même manière. Souvent, la sous-traitance ou les prestations en intérim sont difficile à suivre en temps réel. Ces factures étant reçues et saisies après la date de la fin de période, un ERP équipé d’un bilan périodique pourra les prendre en compte « à date », en actualisant les chiffres avec ces éléments. Le pilotage gagne en précision et les déclarations de chiffres d’affaires sont grandement facilitées.
7. Phase de mise en service
Dès que le projet est livré, il rentre alors en phase d’exploitation et de maintenance. Il s’agit autrement dit, des contrats de services liés au projet. Quand l’ERP gère ces fonctionnalités de SAV, l’assistance et les dépannages seront associés à l’affaire. Pour les entreprises d’ingénierie et de conception technique, cette phase d’accompagnement est très importante. En effet, la marge d’un projet va être évaluée sur tout le cycle de vie de la machine ou l’installation. Un projet ne devient parfois rentable qu’en exploitation. Il sera important de suivre cette marge globale afin d’améliorer et d’affiner les chiffrages futurs.
Vous l’aurez compris, la richesse fonctionnelle en gestion à l’affaire est très importante pour gérer vos projets en termes de coordination, de planification et de marge financière.
Pour aller plus loin, nous vous proposons de découvrir notre Ebook gratuit :
Gérer mon activité industrielle avec un ERP orienté gestion à l'affaire
