ERP ou GMAO : Un outil intégré ou une solution "métier" ?

Dans un contexte économique difficile et fortement concurrentiel, les actifs physiques des entreprises (équipements, machines, flottes, bâtiments.) sont devenus  des enjeux stratégiques. Le moindre dysfonctionnement peut engendrer des pertes financières conséquentes, désorganiser la production ou entraîner des retards de livraison.

L’entreprise doit donc porter une attention toute particulière à la fonction maintenance . Pour cela, il existe deux outils : l’ERP et la GMAO. Les fonctionnalités de GMAO sont disponibles sous deux formes : Un logiciel de GMAO seul (qu’il est possible d’interfacer avec d’autres logiciels) ou un module de GMAO directement intégré à l’ERP. Alors que faut-il choisir ? ERP ou GMAO ?

La Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO)

Apparue dans les années 80, la GMAO était alors considérée comme une simple base d’informations recensant les équipements disponibles et les opérations de maintenance effectuées. La maintenance se résumait alors à de simples tâches d’entretien.

La GMAO a ensuite évolué jusqu’à  couvrir la totalité des activités de maintenance des entreprises (achats, stocks, personnel, interventions préventives).

Une GMAO maintient ainsi  les actifs physiques de l’entreprise en bon état de fonctionnement (installations/équipements/machines, flotte de véhicules, bâtiments) pour optimiser leur disponibilité, tracer les opérations de maintenance, améliorer les performances opérationnelles et apporter une aide à la décision.

Un outil de GMAO permet de :

• Décrire les équipements, installations, flottes, bâtiments à maintenir
• Identifier et planifier les interventions de maintenance pour prévenir les pannes et arrêts des équipements
• Gérer les achats, stocks et inventaires de pièces de rechange
• Planifier les opérations de maintenance, allouer les ressources en fonction des besoins, planning, tâches, rôles,
• Organiser les audits et les mises en conformité
• Gérer les tâches à exécuter via un système de workflow
• Réaliser des inventaires, des comptes-rendus…

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Le module maintenance des équipements de l’ERP

Les logiciels ERP permettent de gérer tous les actifs de l’entreprise, physiques ou non, sur une base de données commune. L’ERP concerne ainsi tous les départements de l’entreprise mais son déploiement est essentiellement le choix des DG, DSI et financiers.

La plupart des ERP du marché possèdent un  module de gestion de la maintenance intégré couvrant les mêmes fonctions qu’un logiciel de GMAO : maintenance préventive, maintenance prédictive et curative.

Le module maintenance va ainsi s’appuyer sur les autres applications de l’ERP pour une meilleure remontée de l’information et d’évaluation des coûts, par exemple sur les stocks et les achats pour la gestion des pièces de rechange, ou encore les ressources humaines pour la gestion des coûts de main d’œuvre.

Il va ainsi permettre d’améliorer :

• La disponibilité des équipements
• La durée de vie des machines
• La répartition des charges de travail de l’équipe de maintenance
• Le partage de l’information
• La sécurité des installations
• La maîtrise des coûts de maintenance

Alors, ERP ou GMAO ?

La décision repose souvent sur des critères financiers mais également sur les besoins métier de l’entreprise. Les éditeurs d’ERP mettront bien évidemment en avant l’intérêt d’un outil intégré à l’ensemble des départements de l’entreprise.

Le choix d’un ERP ou d’une GMAO dépendra également de l’équipe projet, le groupe moteur du projet au sein de l’entreprise.

Si ce sont le DSI, les financiers ou la direction générale qui portent le projet, leur choix s’orientera sur un ERP plutôt qu’une GMAO pour des questions de coûts.  A l’achat l’ERP sera moins coûteux que la mise en place d’une multitude de logiciels. La GMAO intégrée à l’ERP sera alors plus économique et rapide à mettre en œuvre. L’entreprise aura également un seul et unique interlocuteur.

Si l’équipe de maintenance est intégrée au projet, le choix se portera plutôt sur une solution dédiée de type GMAO. Les hommes de maintenance étant des hommes de terrain, ils trouveront la GMAO plus simple à utiliser que l’ERP et plus adaptée à leurs besoins métiers.

Le choix d’un ERP ou d’une GMAO repose également sur l’infrastructure informatique déjà en place dans l’entreprise. Une société full SAP privilégiera la mise en place du module PM de SAP pour des raisons financières mais également d’infrastructure existante, de support existant…

Le secteur d’activité de l’entreprise est également déterminant. S’il est fortement réglementé, l’entreprise aura tendance à privilégier l’ERP. Il lui permettra ainsi d’améliorer ses performances en termes de gestion de la fonction maintenance, inspection, vérification et entretien des équipements compte tenu des procédures mises en place, de la sécurité (gestion des autorisations) et de la qualité des produits ou services proposés.

Le choix peut également reposer sur la  couverture fonctionnelle proposée. L’ERP possède effectivement des fonctions de GMAO intégrées. Ainsi une demande d’achat faite via le module maintenance de l’ERP sera directement intégrée dans le progiciel et accessible à tous les départements de l’entreprise. L’ERP offre également des fonctionnalités avancées telles que la  gestion multilingue qui n’est pas forcément supportée par les éditeurs de logiciels de GMAO.

L’ergonomie, la personnalisation et le paramétrage de la solution sont également des critères à prendre en compte.  Les ERP sont généralement les mieux développés et donc les plus simples à utiliser . Ils possèdent des configurateurs permettant à l’utilisateur de personnaliser la solution. De  nombreux paramétrages peuvent également être effectués en fonction des besoins et des contraintes métier de l’entreprise.

Le profil de l’éditeur est un autre facteur essentiel à prendre en compte. Avant de se lancer dans un projet ERP ou GMAO il est nécessaire de s’informer sur l’éditeur, sa pérennité, son niveau d’accompagnement et de services.

Pour bien choisir un ERP ou une GMAO, il faut prendre en compte :

• L’architecture de la solution
• La base de données
• Les fonctionnalités couvertes
• L’ergonomie de la solution
• La pérennité de l’éditeur et les services offerts
• L’adaptabilité de la solution à vos besoins et contraintes métier
• L’implication de l’équipe de projet et l’intégration du personnel de maintenance

En résumé

Même si les avantages à installer et utiliser une GMAO sont nombreux, il existe quelques freins à sa mise en œuvre, tels que l’absence de passerelles inter-logiciels, une ergonomie mal pensée, des coûts trop élevés, ou encore le refus du changement. Par exemple, sans interfaçage de la GMAO à l’ERP, il y aura bien souvent une double saisie des informations. Des passerelles entre la GMAO et l’ERP devront alors être développées par le fournisseur. Mais ceci a un coût et pas des moindres !

Une ergonomie déficiente, l’absence d’interfaçage avec les autres logiciels, des fonctionnalités trop lourdes et/ou peu adaptées à votre besoin, et vous vous retrouverez vite avec une solution bancale ou une véritable usine à gaz…