Quand l'ERP simplifie la gestion multi sociétés

Julien September 2017

De nombreux groupes de PME se sont constitués par croissance externe, rachat de sociétés concurrentes ou complémentaires. Les sociétés rachetées possédant pour la plupart leur propre ERP.

Or, très souvent ces sociétés interagissent entre elles, partagent des clients et fournisseurs communs, peuvent être à la fois client/fournisseur pour d’autres entités du groupe, …  De multiples échanges existent les entreprises auraient tout à gagner à homogénéiser et simplifier leur gestion.

Un ERP Groupe, qui intègre la fonction « multi-société », voilà la solution !

 

Partager les données et éviter les doublons

Gérer les différentes sociétés du groupe dans un même ERP, est le postulat de départ.
Mais pour un véritable partage, il faut aussi une base de données commune.

Ainsi toutes les données des sociétés du groupe seront centralisées et partagées : articles fabriqués ou achetés, clients, fournisseurs, prospects, tarifs, …

Tout en ayant la possibilité, si nécessaire, de personnaliser certaines règles de gestion par société. Pour un même article, produit fabriqué ou composant, on pourra par exemple, définir des quantités économiques, des seuils de réapprovisionnement, … propres à chaque société du groupe.

 

Mutualiser les traitements pour une vision Groupe

Le CBN (ou Calcul des Besoins Nets)  intègrera les besoins de l’ensemble des sociétés et proposera des suggestions d’approvisionnements qu’il s’agisse d’achats ou de lancements en fabrication, pour chacune des sociétés.

Selon l’organisation du groupe, on pourra décider que l’une des sociétés est « l’Approvisionneur » des autres, pour certains composants et matières. Les suggestions d’approvisionnements seront alors consolidées. Les commandes fournisseur seront globalisées et l’ERP génèrera automatiquement des suggestions de transfert de stock pour approvisionner les différentes sociétés concernées, à réception des produits.

 

Mutualiser les ressources

Outre les gains en temps liés à la mutualisation des données et de certains traitements, le multi-société permet également de mutualiser des ressources de production.

La planification des Ordres de Fabrication peut être réalisée de façon globale, pour l’ensemble des sociétés.

Si l’outil de production le permet, on peut alors effectuer un lissage des charges entre ressources de sociétés différentes.

Dans le cas fréquent de sous-traitance entre sociétés du même groupe, on peut préciser dans les gammes de fabrication que certaines opérations sont réalisables par des ressources d’une autre société.

Ce principe génèrera évidemment la facturation pour la prestation correspondante, mais il simplifie le traitement administratif puisqu’il n’y aura plus nécessité de générer bons de commande et de livraison entre sociétés du groupe.

 

Simplifier l’accès

Centraliser les données de l’ensemble des sociétés du groupe, et proposer à chaque utilisateur un accès simple et immédiat à l’information, peut pourtant susciter des inquiétudes.

En effet, comment retrouver et accéder facilement aux données qui me concernent parmi celles de l’ensemble des sociétés ?

Pour les utilisateurs occupant des fonctions transverses, pourront-ils passer simplement d’une société à une autre, avoir une vision groupe ?

Même si l’ensemble des données sont regroupées dans une base unique, la gestion des profils utilisateurs et des droits, permet de définir les informations auquel chaque utilisateur aura accès.

Un Commercial par exemple, n’accèdera qu’aux données liées à la société à laquelle il est rattaché et sans doute même seulement, aux informations de ses prospects, clients, …

A contrario, le DAF Groupe pourra lui, visualiser les données financières de l’ensemble des sociétés.

 

Piloter au niveau de la société et du groupe

Lorsque les données ne sont pas centralisées, il est souvent compliqué de consolider les informations provenant de différentes sociétés pour avoir une vision globale de l’activité du groupe.

Or, disposer par exemple, du CA global réalisé avec un client ou un fournisseur, connaitre l’évolution du stock d’un produit ou son taux de rotation, le taux d’occupation de certains moyens de production, toutes sociétés confondues permet d’orienter les décisions de pilotage et d’investissement des différentes sociétés du groupe.

On voit bien que lorsque multi-société rime avec « données partagées », l’entreprise en tire de nombreux bénéfices : éviter les saisies multiples et les risques d’erreurs associés, s’affranchir de synchronisations de données lourdes et fréquentes entre plusieurs bases, de mutualiser différents traitements et ressources, …

Mais attention, Multi-société n’est pas toujours synonyme d’une base de données unique. Et alors, oubliez la simplification et préparez-vous à des complications.

Articles related

Articles qui pourraient vous intéresser