Pourquoi un ERP métier pour la gestion à l'affaire est l'outil indispensable pour piloter votre production sur-mesure ?

Juin 2020 Logiciel ERP

La gestion à l’affaire : un métier exigeant

La gestion à l’affaire est à l’industrie ce que le sur-mesure est au prêt-à-porter. Les commandes spécifiques, unitaires ou fortement personnalisées à partir d’un ou plusieurs éléments standards se suivent mais ne se ressemblent pas. La gestion à l’affaire exige une organisation et une gestion de production sans faille, ainsi qu’une parfaite maîtrise des coûts de production en temps réel. Toutes les informations liées à un projet doivent être facilement accessibles et mises à jour instantanément pour avoir une vision permanente de l’évolution des coûts réels en rapport avec les budgets, mais aussi l’historique des événements et aléas qui peuvent survenir tout au long de la vie du projet.

Pourquoi s’équiper d’un ERP métier gestion à l’affaire ?

Pour suivre et gérer finement « une affaire », l’utilisation d’un outil intégré à l’ensemble du processus de l’entreprise, du devis à la facturation et au S.A.V. en passant par les phases de conception et de production est indispensable.

Un ERP gestion à l’affaire est un ERP nativement conçu pour répondre aux besoins de gestion de production spécifique, unitaire ou encore non-récurrent caractéristiques de certains métiers.

Véritable outil de gestion de projet intégré au flux standard de l’ERP, cette solution permet de suivre l’activité principale en mode affaire, mais aussi possiblement toutes les activités annexes associables au mode projet. Exemple : Phase d’étude, prototypage, la gestion de projets R&D, la gestion de projet commercial, et bien d’autres encore. L’un de ses atouts majeurs réside dans le fait de pouvoir mesurer précisément la performance financière d’un projet de façon continue et consolidée tout au long de la vie du dit projet.

ERP gestion à l’affaire pour quelles entreprises ?

On distingue 3 catégories d’entreprises pour lesquelles le pilotage d’activité dans un ERP métier adapté constitue un véritable gain de temps et de productivité au quotidien et donc un véritable avantage concurrentiel :

  • Les entreprises de services qui travaillent exclusivement en mode projet
  • Les entreprises du bâtiment qui gèrent des chantiers avec des durées variables de quelques jours à plusieurs années
  • Les entreprises d'ingénierie et industrielles qui ont des cycles de développement longs ou qui produisent à la demande des produits ou des ensembles (machines, chaines de production) avec des processus de développement longs

L'ERP Sylob convient parfaitement aux besoins de cette 3ème catégorie puisqu'il permet de gérer toutes les étapes clés d'un projet, jusqu'à son lancement et la mise en production éventuelle du produit.

Comment bien choisir un ERP métier gestion à l’affaire pour l’industrie ? Quels sont les éléments incontournables d’une solution de gestion à l’affaire efficace ?

S’équiper d’un ERP métier nécessite de bien définir son besoin en amont (pour en savoir plus, nous vous invitons à télécharger le guide dédié «  Bien rédiger son cahier des charges »). Nous avons réalisé pour vous la checklist de 4 éléments indispensables (mais non exhaustifs) qui vous permettront, par exemple, de piloter votre activité affaire avec sérénité :

  • Votre process fait référence à la notion d’étiquette ou de compartiment affaire (indépendante des No de commande, d’articles, OF mais associée à la notion d’étiquette ou de compartiment pour pouvoir les regrouper et les filtrer)
  • Votre organisation nécessite une vision financière par affaire avec un bilan détaillé, réel et projeté, et présente la marge de chaque affaire (Dépenses vs recettes)
  • Votre activité requiert méthode et vision de planification en mode projet (durée calendaire variable et estimée, gestion de jalons, gestion d’aléas, décalages par phases …)
  • Votre activité nécessite l’utilisation d’outils de conceptions, plus communément appelés interfaces CAO (Objectif : simplifier les saisies de nomenclature et dossier techniques souvent lourdes et complexes)
Gestion à l'affaire pour l'industrie

Pourquoi l’ERP Sylob est l’un des leaders du marché dans la gestion à l’affaire ?

Notre progiciel offre l’une des couvertures fonctionnelles la plus complète du marché des ERP métiers gestion à l’affaire. Il intègre notamment 3 fonctions essentielles qui permettent à ses utilisateurs de gérer avec une grande agilité toute la chaîne de production industrielle :

  1. Un outil de planification intégré et adapté au mode projet qui permet de :

    • Définir des structures modèles pour les projets (phases, phases sous-affaire, jalons, opérations …)
    • Une décomposition modulaire (notion d’affaire et de sous-affaire)
    • Anticiper l’approvisionnement par pré-réservation (possibilité de lancer l’approvisionnement et la réservation de pièces à long délais sans attendre la décomposition du bureau d’étude)
  2. Un outil de suivi et de mesure du flux d’approvisionnement et de production permettant :

    • L’importation de nomenclatures BOM (Bill Of Materials : liste de pièces ou nomenclatures produits) depuis les outils de conception (Génération d’articles et de données techniques avec modèles types)
    • Le lancement de la production par itération (Génération des ordres de fabrication progressive ou par branches)
    • Le lancement des ordres d’achats de façon regroupée ou par projet selon les BOM
    • Le suivi de la production panoramique et en temps réel selon les déclarations (avancement par opérations, composants manquants, …)
  3. Un outil de suivi financier pointu et intégré à l’ensemble du flux ERP permettant :

    • D’établir un bilan détaillé et en temps réel des dépenses d’achat et de main d’œuvre (Suivi par division d’affaire des montants clés : budgets / lancés / réalisés / projetés)
    • Un ajustement progressif automatique ou manuel des montants restants pour une projection plus fiable
    • D’ajouter au projet la gestion de frais annexes (achat de prestations, frais de déplacements, expertise, mise au point, transports …)
    • Le suivi de la valeur produite (montants livrés, facturés) versus dépenses et calcul de marge réelle ou projetée
    • Le suivi du cash-flow par affaire sur la base d’une saisie de prévisionnel d’encaissement et décaissements
    • Le calcul de chiffre d’affaire mérité (règles comptables applicables aux activités industrielles de type projet) ou de bilan d’affaire à date (revient à calculer un encours à date)

Il est à noter, que cette dernière fonctionnalité peut également être mise en place et utilisée dans les entreprises qui travaillent à la commande ou de façon personnalisée et qui souhaitent suivre financièrement leurs marges et encours par projet client ou de façon consolidée.

Et la techno dans tout ça ?

Sylob a choisi de s’appuyer sur une technologie client léger full web disponible dans le cloud qui ouvre la porte à la récolte d’information en mobilité. Dans les exemples caractéristiques que l’on peut citer, nous retrouvons notamment le suivi de chantier qui permet d’associer à une affaire des informations telles que le temps passé, la saisie d’avancement, l’activité de SAV…). L’accessibilité aux outils utilisés par les chefs de projets, souvent nomades, leur permet de suivre en temps réel la disponibilité d’une pièce, les dérives sur budget prévisionnel, les retards de fournisseurs et/ou ceux qu’il faut relancer, le suivi et la mise à jour du planning projet…

Enfin, dernier atout non négligeable de la solution, le module SAV de l’ERP Sylob qui s’appuie essentiellement sur la gestion d’intervention, est automatiquement associé à la gestion à l’affaire. Une intervention étant considérée comme une affaire : ce point permet tous les avantages induits par le module affaire (étiquetage des données, bilan et marge de l’intervention…).

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